# Protokol změn a doklady: každá verze doložitelná

> Protokol změn v ManualPass zaznamenává každou akci týkající se vašich návodů k použití: nahrání, zveřejnění, schválení, žádost o tištěnou verzi, změny strojů a týmu, s časem, osobou a IP adresou. Záznamy jsou propojeny zřetězenými kontrolními součty SHA-256, takže dodatečné změny jsou odhalitelné; každá verze dokumentu má navíc vlastní kontrolní součet.

Zdroj: https://manualpass.eu/cs/funkce/protokol-zmen/ · Stav k: 07. 10. 2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Digitální návod k použití se dá rychle aktualizovat. Právě proto později často vyvstane otázka: Které znění bylo v určitý den online, kdo je zveřejnil a byla žádost o tištěnou verzi vyřízena včas? Protokol změn v ManualPass na tyto otázky odpoví, aniž byste museli vést vlastní seznamy.

## Co je protokol změn?

Protokol změn je průběžný, časově seřazený záznam všech akcí v systému. V ManualPass vzniká automaticky: každý krok týkající se strojů, dokumentů a týmu se uloží jako záznam.

## Které akce se zaznamenávají?

| Oblast | Zaznamenávané akce |
|---|---|
| Dokumenty | nahrání, zveřejnění, schválení, zamítnutí |
| Žádosti o tištěnou verzi | přijetí, odeslání |
| Stroje | změny typů strojů |
| Tým | změny v týmu |
| Branding | změny brandingu |
| Účet | uzavření zpracovatelské smlouvy, přihlášení |

Ke každému záznamu ManualPass ukládá tři údaje: **čas**, **osobu** a **IP adresu**. Každé zveřejnění lze tak přiřadit konkrétní osobě. Protože se všechny akce sbíhají na jednom místě, odpadají vlastní excelové seznamy nebo e-mailové složky, v nichž byla schválení a data odeslání dosud roztroušeně dokumentována. Dohledatelné zůstávají i změny archivovaných typů strojů.

## Jak řetězec kontrolních součtů odhalí změny?

Kontrolní součet SHA-256 je digitální otisk: změní-li se byť jen jediný znak, vznikne zcela jiná hodnota. ManualPass vypočítá takový kontrolní součet pro každý záznam protokolu a zahrne do něj kontrolní součet předchozího záznamu. Tak vzniká řetězec.

Je-li dřívější záznam dodatečně změněn, následující kontrolní součty už nesedí. Dodatečné změny jsou tím odhalitelné. Aplikace řetězec zkontroluje a zobrazí výsledek, například:

- „Protokol nezměněn (zkontrolováno n záznamů)“

## Kontrolní součet pro každou verzi dokumentu

Nezávisle na protokolu dostane každý nahraný soubor vlastní kontrolní součet SHA-256. Je uveden v aplikaci a veřejně na skenovací stránce vedle údaje o verzi. Kdo si návod stáhl, může později ověřit, zda jeho soubor odpovídá zveřejněné verzi.

Dřívější verze zůstávají beze změny archivovány a dostupné. Jak archiv verzí funguje, popisuje stránka [Archivace](https://manualpass.eu/cs/funkce/archiv-verzi/).

## Žádosti o tištěnou verzi doložitelné bez mezer

Když si uživatel přes skenovací stránku vyžádá papírovou verzi, ManualPass případ zaznamená:

- **datum přijetí** žádosti,
- **lhůtu**, vypočítanou automaticky,
- **datum odeslání**, jakmile žádost označíte jako odeslanou,
- **editora**, který odeslání potvrdil.

Tím můžete doložit, že žádost byla vyřízena ve lhůtě. Průběh podrobně ukazuje stránka [Žádost o tištěnou verzi](https://manualpass.eu/cs/funkce/tistena-verze-na-vyzadani/).

## K čemu doklad potřebujete?

- **Dozor nad trhem:** Pokud se úřad ptá, který návod byl v určitém okamžiku k dispozici nebo jak byla vyřízena žádost o tištěnou verzi, máte k dispozici datum, verzi a kontrolní součet.
- **Zákazníci:** Při reklamacích nebo vyšetřování úrazů lze ukázat, které znění si zákazník mohl otevřít.
- **Interně:** Řízení kvality a dokumentace vidí, kdo co kdy zveřejnil nebo schválil.

!!! tipp "Tip z praxe"
    Od tarifu Business lze každé zveřejnění podmínit schválením druhou osobou. Schválení i zamítnutí se rovněž objeví v protokolu. Více v části [Tým a schvalování](https://manualpass.eu/cs/funkce/tym-a-schvalovani/).

## Příklad: dotaz orgánu dozoru nad trhem

Úřad chce vědět, který návod k použití byl k určitému typu stroje k dispozici v březnu. S ManualPass na dotaz odpovíte takto:

1. **Zjistit verzi:** V archivu verzí typu stroje vidíte, které znění bylo v té době zveřejněno.
2. **Doložit zveřejnění:** Protokol ukazuje čas a osobu zveřejnění a případně i schválení.
3. **Přiřadit soubor:** Kontrolní součet SHA-256 dokládá, že předložený soubor přesně odpovídá této verzi.
4. **Předat podklady:** Poskytnete archivovaný soubor a od tarifu Professional také výpis protokolu ve formátu CSV.

## Co protokol neumí

Protokol dokumentuje průběh, nekontroluje obsah. Zda je návod úplný a správný, zůstává vaší odpovědností jako výrobce. Tisk a odeslání papírových verzí ManualPass rovněž nezajišťuje; protokol pouze zaznamená, kdy jste odeslání potvrdili.

## Export do CSV od tarifu Professional

Od tarifu Professional exportujete protokol jako soubor CSV včetně kontrolních součtů. Soubor lze otevřít v jakémkoli tabulkovém procesoru, uložit do vlastního archivu nebo přiložit k odpovědi na dotaz.

Samotný protokol obsahuje každý tarif. ManualPass nenahrazuje právní posouzení v konkrétním případě, poskytuje vám však data, o která se takové posouzení může opřít.

## Časté dotazy

**Co se do protokolu změn zaznamenává?**
Každá akce: nahrání, zveřejnění, schválení a zamítnutí, přijaté a odeslané žádosti o tištěnou verzi, změny strojů, týmu a brandingu, uzavření zpracovatelské smlouvy a přihlášení. Ke každému záznamu ManualPass ukládá čas, jednající osobu a IP adresu.

**Co znamená řetězec kontrolních součtů?**
Každý záznam protokolu dostane kontrolní součet SHA-256, do kterého se započítá i kontrolní součet předchozího záznamu. Je-li starší záznam dodatečně změněn, následující kontrolní součty už nesedí. Aplikace zobrazí výsledek kontroly, například „Protokol nezměněn (zkontrolováno n záznamů)“.

**Mohu protokol exportovat?**
Ano, od tarifu Professional jako soubor CSV včetně kontrolních součtů. Export můžete uložit do vlastního archivu nebo jej předložit při dotazu orgánu dozoru nad trhem.

**Je protokol součástí každého tarifu?**
Ano. Protokol změn a archiv verzí patří k funkcím, které obsahuje každý tarif. Pouze export do CSV vyžaduje tarif Professional nebo vyšší.

---
Upozornění: Obecné informace, nikoli právní poradenství.