# Equipo y aprobación: ¿quién puede hacer qué – y quién aprueba?

> ManualPass dispone de los roles propietario, editor y solo lectura; a partir del plan Business se añade el aprobador. Con el flujo de aprobación según el principio de los cuatro ojos, un nuevo documento solo se publica cuando una segunda persona autorizada lo ha aprobado. El registro de cambios puede exportarse en CSV a partir del plan Professional.

Fuente: https://manualpass.eu/es/funciones/equipo-y-aprobacion/ · Actualizado: 07/10/2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

En muchas empresas, la documentación no la mantiene una sola persona. Diseño, redacción técnica, servicio técnico y compras suben o revisan instrucciones. Por eso ManualPass regula dos cosas: quién tiene qué permisos en la cuenta y cuándo se publica realmente un nuevo documento.

## ¿Qué roles hay?

Un rol es un conjunto fijo de permisos que se asigna a un usuario. ManualPass dispone de cuatro roles:

| Rol | Permisos | Disponible |
|---|---|---|
| Propietario | Todo: cuenta, plan, usuarios, máquinas, documentos, solicitudes de copia en papel | en todos los planes |
| Aprobador | Revisa nuevos documentos y los aprueba o rechaza | a partir de Business |
| Editor | Gestionar máquinas, documentos y solicitudes de copia en papel | en todos los planes |
| Solo lectura | Ver los contenidos sin modificar nada | en todos los planes |

La interfaz y los correos electrónicos están disponibles en 26 idiomas para todos los usuarios. Esto ayuda cuando colaboran compañeros de sedes en el extranjero.

## ¿Cuántos usuarios están incluidos?

| Plan | Usuarios incluidos |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | ilimitados |

No se pueden añadir usuarios sueltos; para tener más usuarios, cambie a un plan superior. La información completa está en [Precios](https://manualpass.eu/es/precios/).

## Así funciona la aprobación por cuatro ojos

El principio de los cuatro ojos significa que una decisión solo surte efecto cuando una segunda persona la ha revisado y confirmado. A partir del plan Business, ManualPass lo aplica así a los nuevos documentos:

1. **Subida:** un editor sube una nueva versión de las instrucciones de uso o un nuevo documento.
2. **Pendiente de aprobación:** el documento está guardado, pero aún no es público y, por tanto, no puede consultarse a través del código QR.
3. **Notificación:** los aprobadores reciben un correo electrónico avisando de que hay un documento pendiente de revisión.
4. **Revisar y decidir:** el aprobador abre el PDF y lo aprueba o lo rechaza indicando el motivo. Nadie puede aprobar sus propias subidas.
5. **Se asigna la versión:** tras la aprobación, el documento recibe su versión y aparece detrás del código QR fijo. La versión anterior queda archivada sin cambios.
6. **Registro:** la subida, la aprobación o el rechazo quedan registrados en el registro de cambios con cadena de sumas de verificación.

!!! tipp "Consejo práctico"
    Designe al menos dos aprobadores. Si uno está de vacaciones, el otro puede revisar, y las correcciones de la información de seguridad no se quedan paradas.

## ¿Por qué ayuda esto en la gestión de la calidad?

Como fabricante, usted es responsable del contenido de sus instrucciones. Ante una consulta de la vigilancia del mercado o en un caso de responsabilidad, lo importante es poder mostrar qué versión estaba disponible y cuándo, y quién la revisó.

La aprobación evita que un borrador o un archivo erróneo acabe por descuido detrás del código QR. Al mismo tiempo, se genera una prueba completa de quién subió y quién aprobó. Muchas empresas exigen de todos modos este principio de los cuatro ojos en sus procesos internos.

!!! achtung "Error frecuente"
    «Con el flujo de aprobación, el contenido de las instrucciones está revisado.» ManualPass reproduce el proceso, pero no revisa contenidos. Si unas instrucciones están completas y son correctas lo valora su aprobador.

## Exportación del registro en CSV

A partir del plan Professional, el registro de cambios puede exportarse como archivo CSV, incluidas las sumas de verificación. Puede guardar la exportación en su propio archivo, analizarla en una hoja de cálculo o presentarla en una auditoría. Cómo funcionan las versiones y las sumas de verificación lo explica la página [Archivo y control de versiones](https://manualpass.eu/es/funciones/archivo-de-versiones/); encontrará información sobre protección de acceso y alojamiento en [Seguridad](https://manualpass.eu/es/seguridad/).

## Preguntas frecuentes

**¿Puedo aprobar yo mismo mis propias subidas?**
No. En el flujo de aprobación, nadie puede aprobar un documento que haya subido él mismo. Así se garantiza que siempre una segunda persona autorizada haya revisado el documento antes de que se publique.

**¿A partir de qué plan está disponible el flujo de aprobación?**
El flujo de aprobación y el rol de aprobador están incluidos a partir del plan Business. En los planes Starter y Professional, los documentos subidos se publican sin paso de aprobación; los roles propietario, editor y solo lectura existen en todos los planes.

**¿Qué ocurre si se rechaza un documento?**
Al rechazarlo, el aprobador indica un motivo y las personas implicadas reciben un aviso por correo electrónico. El documento rechazado no se publica.

**¿Cuántos usuarios incluye cada plan?**
Starter incluye 2 usuarios, Professional 5, Business 15 y Enterprise un número ilimitado. Si necesita más usuarios, cambie a un plan superior.

**¿Cumple la aprobación una norma determinada?**
ManualPass no promete la conformidad con ninguna norma ni sistema de gestión. El flujo de aprobación implementa técnicamente un control de cuatro ojos y lo documenta en el registro. Si eso satisface sus requisitos internos, lo valora usted.

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Nota: información general, no constituye asesoramiento jurídico.