# Registro de cambios y trazabilidad: cada versión demostrable

> El registro de cambios de ManualPass deja constancia de cada acción relacionada con sus instrucciones de uso: subida, publicación, aprobación, solicitud de copia en papel, cambios en máquinas y en el equipo, con fecha y hora, persona y dirección IP. Las entradas están unidas mediante sumas de verificación SHA-256 encadenadas, de modo que las modificaciones posteriores se hacen detectables; además, cada versión de documento lleva su propia suma de verificación.

Fuente: https://manualpass.eu/es/funciones/registro-de-cambios/ · Actualizado: 07/10/2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Unas instrucciones de uso digitales se actualizan rápidamente. Precisamente por eso, más adelante surge a menudo la pregunta: ¿qué versión estaba en línea un día determinado, quién la publicó y se atendió a tiempo una solicitud de copia en papel? El registro de cambios de ManualPass responde a estas preguntas sin que tenga que llevar sus propias listas.

## ¿Qué es un registro de cambios?

Un registro de cambios es un registro continuo y ordenado cronológicamente de todas las acciones realizadas en un sistema. En ManualPass se genera automáticamente: cada paso relacionado con máquinas, documentos y equipo se guarda como una entrada.

## ¿Qué acciones se registran?

| Ámbito | Acciones registradas |
|---|---|
| Documentos | Subida, publicación, aprobación, rechazo |
| Solicitudes de copia en papel | Recepción, envío |
| Máquinas | Cambios en los tipos de máquina |
| Equipo | Cambios en el equipo |
| Branding | Cambios en el branding |
| Cuenta | Celebración del contrato de encargo del tratamiento, inicios de sesión |

Para cada entrada, ManualPass guarda tres datos: **fecha y hora**, **persona** y **dirección IP**. Así, cada publicación puede atribuirse a una persona concreta. Como todas las acciones confluyen en un mismo lugar, ya no hacen falta listas de Excel propias ni carpetas de correo en las que hasta ahora se documentaban de forma dispersa las aprobaciones y los datos de envío. También los cambios en tipos de máquina archivados siguen siendo trazables.

## ¿Cómo hace detectables los cambios la cadena de sumas de verificación?

Una suma de verificación SHA-256 es una huella digital: si cambia un solo carácter, se obtiene un valor completamente distinto. ManualPass calcula una suma de verificación así para cada entrada del registro e incluye en ella la suma de verificación de la entrada anterior. Así se forma una cadena.

Si una entrada anterior se modifica posteriormente, las sumas de verificación siguientes dejan de coincidir. De este modo, las modificaciones posteriores se hacen detectables. La aplicación comprueba la cadena y muestra el resultado, por ejemplo:

- «Registro sin cambios (n entradas comprobadas)»

## Suma de verificación para cada versión de documento

Con independencia del registro, cada archivo subido recibe su propia suma de verificación SHA-256. Figura en la aplicación y, públicamente, en la página de escaneo junto a la indicación de versión. Quien haya descargado unas instrucciones puede comprobar más adelante si su archivo coincide con la versión publicada.

Las versiones anteriores quedan archivadas sin cambios y siguen disponibles. Cómo funciona el archivo de versiones se describe en la página [Archivo](https://manualpass.eu/es/funciones/archivo-de-versiones/).

## Demostrar sin lagunas las solicitudes de copia en papel

Si un usuario solicita una copia en papel a través de la página de escaneo, ManualPass deja constancia del proceso:

- **fecha de recepción** de la solicitud,
- **plazo**, calculado automáticamente,
- **fecha de envío**, en cuanto marca la solicitud como enviada,
- **editor** que confirmó el envío.

Así puede demostrar que una solicitud se tramitó dentro del plazo. El procedimiento en detalle se muestra en la página [Solicitud de copia en papel](https://manualpass.eu/es/funciones/solicitud-copia-papel/).

## ¿Para qué necesita la trazabilidad?

- **Vigilancia del mercado:** si una autoridad pregunta qué instrucciones estaban disponibles en un momento determinado o cómo se tramitó una solicitud de copia en papel, dispone de la fecha, la versión y la suma de verificación.
- **Clientes:** en caso de reclamaciones o de investigación de accidentes, puede mostrarse qué versión podía consultar el cliente.
- **Internamente:** la gestión de calidad y la documentación ven quién publicó o aprobó qué y cuándo.

!!! tipp "Consejo práctico"
    A partir del plan Business, cada publicación puede vincularse a la aprobación de una segunda persona. La aprobación y el rechazo también aparecen en el registro. Más información en [Equipo y aprobación](https://manualpass.eu/es/funciones/equipo-y-aprobacion/).

## Ejemplo: consulta de la vigilancia del mercado

Una autoridad quiere saber qué instrucciones de uso estaban disponibles en marzo para un tipo de máquina. Así responde a la consulta con ManualPass:

1. **Determinar la versión:** en el archivo de versiones del tipo de máquina ve qué versión estaba publicada en ese momento.
2. **Acreditar la publicación:** el registro muestra la fecha y hora y la persona de la publicación y, en su caso, la aprobación.
3. **Asignar el archivo:** la suma de verificación SHA-256 demuestra que el archivo presentado corresponde exactamente a esa versión.
4. **Entregar la documentación:** facilita el archivo archivado y, a partir de Professional, un extracto CSV del registro.

## Lo que el registro no hace

El registro documenta procesos, no revisa contenidos. Que unas instrucciones estén completas y sean correctas sigue siendo responsabilidad suya como fabricante. ManualPass tampoco se encarga de la impresión ni del envío de las copias en papel; el registro solo deja constancia de cuándo confirmó usted el envío.

## Exportación CSV a partir de Professional

A partir del plan Professional, exporta el registro como archivo CSV que incluye las sumas de verificación. El archivo puede abrirse en cualquier hoja de cálculo, guardarse en su propio archivo o adjuntarse a una consulta.

El registro en sí está incluido en todos los planes. ManualPass no sustituye una valoración jurídica en cada caso concreto, pero le proporciona los datos en los que puede apoyarse dicha valoración.

## Preguntas frecuentes

**¿Qué se recoge en el registro de cambios?**
Cada acción: subida, publicación, aprobación y rechazo, solicitudes de copia en papel recibidas y enviadas, cambios en máquinas, equipo y branding, la celebración del contrato de encargo del tratamiento e inicios de sesión. Para cada entrada, ManualPass guarda la fecha y hora, la persona que actúa y la dirección IP.

**¿Qué significa la cadena de sumas de verificación?**
Cada entrada del registro recibe una suma de verificación SHA-256 en la que también se incluye la suma de verificación de la entrada anterior. Si una entrada antigua se modifica posteriormente, las sumas de verificación siguientes dejan de cuadrar. La aplicación muestra el resultado de la comprobación, por ejemplo, «Registro sin cambios (n entradas comprobadas)».

**¿Puedo exportar el registro?**
Sí, a partir del plan Professional, como archivo CSV que incluye las sumas de verificación. Puede guardar la exportación en su propio archivo o presentarla ante una consulta de la vigilancia del mercado.

**¿Está incluido el registro en todos los planes?**
Sí. El registro de cambios y el archivo de versiones forman parte de las funciones incluidas en todos los planes. Solo la exportación CSV requiere el plan Professional o superior.

---
Nota: información general, no constituye asesoramiento jurídico.