# Tietosuoja ja käsittelysopimus: saataville GDPR:n mukaisesti

> Joka asettaa digitaaliset käyttöohjeet saataville ManualPassilla, tekee tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan mukaisen henkilötietojen käsittelysopimuksen suoraan sovelluksessa kohdassa ”Tietosuoja & käsittelysopimus”. Ainoa alihankkijana toimiva käsittelijä on palveluntarjoaja lima-city, jonka palvelimet ovat Saksassa; skannaussivu toimii ilman evästeitä ja ilman seurantaa, ja paperiversiopyyntöjen henkilötiedot anonymisoidaan automaattisesti valittavan ajan kuluttua.

Lähde: https://manualpass.eu/fi/ominaisuudet/tietosuoja-kasittelysopimus/ · Päivitetty: 07.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Digitaaliset käyttöohjeet eivät ensi silmäyksellä juuri käsittele henkilötietoja. Kun käyttäjät kuitenkin pyytävät paperiversiota tai tiimisi työskentelee sovelluksessa, syntyy nimiä, osoitteita, sähköpostiosoitteita ja kirjautumistietoja. Tällä sivulla kerrotaan, miten ManualPass käsittelee niitä. Teknisiä suojatoimia, kuten salausta ja asiakkaiden tietojen erottelua, kuvataan sivulla [Tietoturva](https://manualpass.eu/fi/tietoturva/).

## Mitä henkilötietoja syntyy?

| Alue | Tyypilliset tiedot | Käsittely ManualPassissa |
|---|---|---|
| Tiimisi | nimi, sähköpostiosoite, kirjautumiset | loki ajankohtineen, henkilöineen ja IP-osoitteineen |
| Paperiversiopyynnöt | pyytäjän nimi, osoite, sähköpostiosoite | automaattinen anonymisointi valittavan ajan kuluttua |
| Skannaussivun kävijät | asiakirjojen avaaminen | ei evästeitä, ei seurantaa |
| Turvallisuustiedot | epäonnistuneet kirjautumiset, vanhentuneet salasanalinkit | poisto 24 tunnin kuluttua |

## Kuka on rekisterinpitäjä, kuka käsittelijä?

Rekisterinpitäjä tietosuoja-asetuksen tarkoittamassa merkityksessä on se, joka määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Käsittelijä on se, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän ohjeiden mukaisesti.

| Rooli | Kuka | Tehtävä |
|---|---|---|
| Rekisterinpitäjä | sinä asiakkaana | päättää, mitä tietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen |
| Käsittelijä | ManualPass | käsittelee tietoja ohjeidesi mukaisesti |
| Alihankkijana toimiva käsittelijä | lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen) | tarjoaa palvelinympäristön Saksassa |

## Käsittelysopimus verkossa sovelluksessa

Henkilötietojen käsittelysopimuksessa sovitaan GDPR:n 28 artiklan mukaisesti, miten palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja toimeksiantajan lukuun. ManualPassissa teet sen suoraan sovelluksessa:

1. Avaa sovelluksessa kohta **”Tietosuoja & käsittelysopimus”**.
2. Tarkista sopimusteksti ja sen liitteessä 2 kuvatut tekniset ja organisatoriset toimenpiteet.
3. Tee sopimus sähköisesti.
4. Tallenna tehty sopimus PDF-muodossa omiin asiakirjoihisi.

Sähköinen muoto riittää: GDPR:n 28 artiklan 9 kohta sallii kirjallisen muodon lisäksi nimenomaisesti myös sähköisen muodon. Käsittelysopimuksen tekeminen kirjataan ajankohtineen ja henkilöineen [muutoslokiin](https://manualpass.eu/fi/ominaisuudet/muutosloki/).

!!! tipp "Käytännön vinkki"
    Haluaako tietosuojavastaavasi lukea sopimuksen etukäteen? Koko teksti on julkisesti saatavilla sivulla [Käsittelysopimus](https://manualpass.eu/en/dpa/) ilman kirjautumista.

## Missä tietoja käsitellään?

Kaikki tiedot ovat Saksassa sijaitsevilla palvelimilla: asiakirjat, loki, tiimi- ja tilitiedot sekä paperiversiopyyntöjen tiedot. Ainoa alihankkijana toimiva käsittelijä on palveluntarjoaja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

## Skannaussivu ilman evästeitä ja ilman seurantaa

Skannaussivu on julkinen verkkosivu, jonka käyttäjät näkevät QR-koodin skannattuaan. Se ei käytä evästeitä eikä seurantaa. Asiakkaitasi ei siis seurata heidän lukiessaan ohjeita.

## Paperiversiopyynnöt: tietojen minimointi anonymisoimalla

Kun käyttäjä pyytää paperiversiota, valmistaja tarvitsee nimen ja osoitteen lähetystä varten. Sen jälkeen näitä tietoja ei enää tarvita. Siksi ManualPass anonymisoi paperiversiopyynnöt automaattisesti lähetyksen jälkeen:

- **Valittava aika:** 6, 12, 24 tai 36 kuukautta lähetyksestä.
- **Säilyy:** pyynnön päivämäärä, kone ja tila.
- **Poistetaan:** pyytäjän henkilötiedot.

Näin voit edelleen osoittaa, että pyynnöt käsiteltiin määräajassa, säilyttämättä osoitetietoja tarpeettoman kauan. Pyynnön käsittelyä kuvaa sivu [Paperiversiopyyntö](https://manualpass.eu/fi/ominaisuudet/paperiversiopyynto/).

## Turvallisuustiedot poistetaan 24 tunnin kuluttua

Epäonnistuneet kirjautumisyritykset ja vanhentuneet salasanan palautuslinkit ManualPass tallentaa vain lyhyeksi aikaa väärinkäytösten torjumiseksi. Nämä tiedot poistetaan 24 tunnin kuluttua. Pidempään säilytetään vain muutoslokin merkinnät, kuten onnistuneet kirjautumiset, koska ne osoittavat, kuka teki minkä toiminnon ja milloin.

## Tekstipohja tietosuojaselosteeseesi

Koska rekisterinpitäjänä sinun on informoitava käyttäjiä käsittelystä, ManualPass tarjoaa sovelluksessa tekstipohjan. Lisäät sen omaan tietosuojaselosteeseesi ja muokkaat sen yrityksellesi sopivaksi. Tekstipohjassa kerrotaan, että käytät asiakirjojen saataville asettamiseen ja paperiversiopyyntöjen käsittelyyn palveluntarjoajaa. Tarkista muokattu teksti tietosuojavastaavasi kanssa.

## Tietosuojan tarkistuslista

- ☐ Tee käsittelysopimus sovelluksessa kohdassa ”Tietosuoja & käsittelysopimus” ja tallenna se PDF-muodossa
- ☐ Määritä paperiversiopyyntöjen anonymisointiaika
- ☐ Lisää tekstipohja omaan tietosuojaselosteeseesi
- ☐ Kirjaa ManualPass ja sen alihankkijana toimiva käsittelijä selosteeseen käsittelytoimista

!!! achtung "Yleinen väärinkäsitys"
    ”Käsittelysopimuksella tietosuoja on kokonaan hoidettu.” Käsittelysopimus koskee vain sinun ja ManualPassin välistä suhdetta. Velvollisuutesi informoida käyttäjiä ja oma selosteesi käsittelytoimista pysyvät rekisterinpitäjänä sinun tehtävinäsi.

## Usein kysytyt kysymykset

**Miten teen käsittelysopimuksen ManualPassin kanssa?**
Sovelluksessa kohdassa ”Tietosuoja & käsittelysopimus”. GDPR:n 28 artiklan mukainen sopimus tehdään sähköisesti, minkä GDPR:n 28 artiklan 9 kohta nimenomaisesti sallii, ja sen voi sen jälkeen tallentaa PDF-muodossa. Sopimustekstin voit lukea etukäteen julkisesti.

**Kuka on alihankkijana toimiva käsittelijä?**
Ainoastaan palveluntarjoaja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen). Palvelimet sijaitsevat Saksassa. Muita alihankkijoita ManualPass ei käytä tietojesi käsittelyyn.

**Käyttääkö skannaussivu evästeitä tai seurantaa?**
Ei. Julkinen skannaussivu toimii ilman evästeitä ja ilman seurantaa. Käyttöohjeita avaavaa käyttäjää ei seurata.

**Kuinka kauan paperiversiopyyntöjen tiedot säilytetään?**
Lähetyksen jälkeen paperiversiopyynnöt anonymisoidaan automaattisesti valitsemasi ajan kuluttua: 6, 12, 24 tai 36 kuukautta. Päivämäärä, kone ja tila säilyvät todentamista varten, henkilötiedot poistetaan.

---
Huomautus: yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.