# Zaštita podataka i ugovor o obradi: stavljanje na raspolaganje u skladu s GDPR-om

> Tko s ManualPassom stavlja na raspolaganje digitalne upute za uporabu, ugovor o obradi podataka prema članku 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) sklapa online izravno u aplikaciji pod „Zaštita podataka i DPA“. Jedini podizvršitelj obrade je pružatelj hostinga lima-city s poslužiteljima u Njemačkoj; stranica za skeniranje radi bez kolačića i bez praćenja, a osobni podaci iz zahtjeva za papirnatu verziju automatski se anonimiziraju nakon roka koji odaberete.

Izvor: https://manualpass.eu/hr/funkcije/zastita-podataka-gdpr/ · Stanje: 07.10.2026. · ManualPass (https://manualpass.eu)

Digitalne upute za uporabu na prvi pogled jedva da obrađuju osobne podatke. No čim korisnici zatraže papirnatu verziju ili Vaš tim radi u aplikaciji, nastaju imena, adrese, adrese e-pošte i podaci o prijavi. Ova stranica objašnjava kako ManualPass s njima postupa. Tehničke zaštitne mjere poput šifriranja i razdvajanja korisničkih računa opisuje stranica [Sigurnost](https://manualpass.eu/hr/sigurnost/).

## Koji osobni podaci nastaju?

| Područje | Tipični podaci | Postupanje u ManualPassu |
|---|---|---|
| Vaš tim | ime, adresa e-pošte, prijave | zapisnik s vremenom, osobom i IP adresom |
| Zahtjevi za papirnatu verziju | ime, adresa, adresa e-pošte podnositelja zahtjeva | automatska anonimizacija nakon roka po izboru |
| Posjetitelji stranice za skeniranje | pristup dokumentima | bez kolačića, bez praćenja |
| Sigurnosni podaci | neuspjele prijave, istekle poveznice za lozinku | brisanje nakon 24 sata |

## Tko je voditelj obrade, a tko izvršitelj obrade?

Voditelj obrade u smislu GDPR-a je onaj tko odlučuje o svrsi i sredstvima obrade. Izvršitelj obrade je onaj tko obrađuje osobne podatke u ime i prema uputama voditelja obrade.

| Uloga | Tko | Zadaća |
|---|---|---|
| Voditelj obrade | Vi kao kupac | odlučujete koji se podaci obrađuju i u koju svrhu |
| Izvršitelj obrade | ManualPass | obrađuje podatke prema Vašim uputama |
| Podizvršitelj obrade | lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen) | osigurava hosting u Njemačkoj |

## Sklapanje ugovora o obradi podataka online u aplikaciji

Ugovor o obradi podataka (DPA) prema članku 28. GDPR-a uređuje kako pružatelj usluga obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade. Kod ManualPassa ga sklapate izravno u aplikaciji:

1. U aplikaciji otvorite područje **„Zaštita podataka i DPA“**.
2. Provjerite tekst ugovora s tehničkim i organizacijskim mjerama u Prilogu 2.
3. Sklopite ugovor elektronički.
4. Spremite sklopljeni ugovor kao PDF za svoju dokumentaciju.

Elektronički oblik je dovoljan: članak 28. stavak 9. GDPR-a uz pisani oblik izričito dopušta i elektronički format. Sklapanje ugovora o obradi podataka bilježi [zapisnik promjena](https://manualpass.eu/hr/funkcije/zapisnik-promjena/) s vremenom i osobom.

!!! tipp "Savjet iz prakse"
    Vaš službenik za zaštitu podataka želi unaprijed pročitati ugovor? Cjeloviti tekst javno je dostupan pod [DPA](https://manualpass.eu/en/dpa/), bez prijave.

## Gdje se podaci obrađuju?

Svi se podaci nalaze na poslužiteljima u Njemačkoj: dokumenti, zapisnik, podaci o timu i računu kao i podaci iz zahtjeva za papirnatu verziju. Jedini podizvršitelj obrade je pružatelj hostinga lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

## Stranica za skeniranje bez kolačića i bez praćenja

Stranica za skeniranje je javna web-stranica koju korisnici vide nakon skeniranja QR koda. Ne postavlja kolačiće i ne upotrebljava praćenje. Vaši kupci dakle nisu praćeni dok čitaju upute.

## Zahtjevi za papirnatu verziju: štedljivost s podacima zahvaljujući anonimizaciji

Kad korisnik zatraži papirnatu verziju, proizvođaču za slanje trebaju ime i adresa. Nakon toga ti podaci više nisu potrebni. ManualPass zato zahtjeve za papirnatu verziju nakon slanja automatski anonimizira:

- **Rok po izboru:** 6, 12, 24 ili 36 mjeseci nakon slanja.
- **Ostaje sačuvano:** datum, stroj i status zahtjeva.
- **Uklanja se:** osobni podaci podnositelja zahtjeva.

Tako i dalje možete dokazati da su zahtjevi obrađeni u roku, a da adresne podatke ne čuvate dulje nego što je potrebno. Tijek zahtjeva opisuje stranica [Zahtjev za papirnatu verziju](https://manualpass.eu/hr/funkcije/papirnata-verzija/).

## Sigurnosni podaci brišu se nakon 24 sata

Neuspjele pokušaje prijave i istekle poveznice za ponovno postavljanje lozinke ManualPass pohranjuje samo kratko, radi sprječavanja zlouporabe. Ti se podaci brišu nakon 24 sata. Dulje se čuvaju samo zapisi u zapisniku promjena, primjerice uspješne prijave, jer služe kao dokaz o tome tko je kada izvršio koju radnju.

## Predložak teksta za Vašu izjavu o privatnosti

Budući da kao voditelj obrade morate obavijestiti korisnike o obradi, ManualPass u aplikaciji daje predložak teksta. Preuzimate ga u vlastitu izjavu o privatnosti i prilagođavate svojoj tvrtki. Predložak opisuje da za stavljanje dokumenata na raspolaganje i obradu zahtjeva za papirnatu verziju angažirate pružatelja usluga. Prilagođeni tekst provjerite sa svojim službenikom za zaštitu podataka.

## Kontrolni popis za zaštitu podataka

- ☐ Ugovor o obradi podataka sklopiti u aplikaciji pod „Zaštita podataka i DPA“ i pohraniti kao PDF
- ☐ Odrediti rok anonimizacije za zahtjeve za papirnatu verziju
- ☐ Preuzeti predložak teksta u vlastitu izjavu o privatnosti
- ☐ Upisati ManualPass s podizvršiteljem obrade u evidenciju aktivnosti obrade

!!! achtung "Česta zabluda"
    „Ugovorom o obradi podataka zaštita podataka je u potpunosti riješena.“ Ugovor o obradi podataka uređuje samo odnos između Vas i ManualPassa. Vaše obveze informiranja korisnika i Vaša vlastita evidencija aktivnosti obrade ostaju Vaša zadaća kao voditelja obrade.

## Česta pitanja

**Kako sklapam ugovor o obradi podataka s ManualPassom?**
U aplikaciji pod „Zaštita podataka i DPA“. Ugovor prema članku 28. GDPR-a sklapa se elektronički, što članak 28. stavak 9. GDPR-a izričito dopušta, a zatim se može spremiti kao PDF. Tekst ugovora možete unaprijed javno pročitati.

**Tko je podizvršitelj obrade?**
Isključivo pružatelj hostinga lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen). Poslužitelji se nalaze u Njemačkoj. Druge podizvršitelje obrade ManualPass za obradu Vaših podataka ne angažira.

**Upotrebljava li stranica za skeniranje kolačiće ili praćenje?**
Ne. Javna stranica za skeniranje radi bez kolačića i bez praćenja. Tko otvara upute za uporabu, nije praćen.

**Koliko dugo ostaju pohranjeni podaci iz zahtjeva za papirnatu verziju?**
Nakon slanja zahtjevi za papirnatu verziju automatski se anonimiziraju, nakon roka od 6, 12, 24 ili 36 mjeseci koji sami odaberete. Datum, stroj i status ostaju sačuvani radi dokaza, a osobni podaci se uklanjaju.

---
Napomena: opće informacije, ne pravni savjet.