# Für Importeure und Händler: Dokumentation nach Maschinenverordnung im Griff

> Importeure (Einführer) und Händler müssen nach Art. 13 und 15 VO (EU) 2023/1230 prüfen und gewährleisten, dass Maschinen mit Betriebsanleitung und EU-Konformitätserklärung in einer für Nutzer verständlichen Sprache bereitgestellt werden; in Deutschland ist das Deutsch. ManualPass stellt diese Dokumente pro Modell über einen festen QR-Code bereit, mit Versionsarchiv und Papier-Anfrage-Workflow.

Quelle: https://manualpass.eu/importeure/ · Stand: 07.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Ein Einführer – im Alltag Importeur genannt – ist, wer eine Maschine aus einem Drittland erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt. Ein Händler ist, wer eine Maschine in der Lieferkette weiterverkauft, ohne Hersteller oder Einführer zu sein. Für beide verschärft die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ab dem 20. Januar 2027 den Blick auf die Dokumentation.

## Ihre Pflichten in Kürze

- **Einführer (Art. 13):** Sie prüfen technische Unterlagen, CE-Kennzeichnung und beigefügte Unterlagen. Sie gewährleisten, dass Betriebsanleitung und Informationen nach Art. 10 Abs. 7 beigefügt sind, geben Ihre eigenen Kontaktdaten an und halten die EU-Konformitätserklärung zehn Jahre bereit.
- **Händler (Art. 15):** Sie prüfen vor dem Verkauf CE-Kennzeichnung, EU-Konformitätserklärung und ob die Betriebsanleitung in einer für Nutzer leicht verständlichen Sprache beiliegt.
- **Eigenmarke (Art. 17):** Bringen Sie eine Maschine unter Ihrem Namen oder Ihrer Marke in Verkehr, gelten Sie als Hersteller – mit allen Pflichten aus Art. 10.

In Deutschland müssen Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und EU-Konformitätserklärung nach § 2 MaschinenDG in deutscher Sprache vorliegen. Ausführlich erklärt das der Ratgeber [Pflichten für Importeure und Händler](https://manualpass.eu/ratgeber/maschinenverordnung-importeur-pflichten/).

!!! fakt "Bußgeldrahmen nach MaschinenDG"
    Nach § 9 Abs. 2 MaschinenDG gilt für die meisten Verstöße ein Rahmen von bis zu 10.000 €, etwa wenn die Betriebsanleitung oder die EU-Konformitätserklärung nicht auf Deutsch beiliegt. Bis zu 100.000 € sind möglich bei unterlassenen Korrekturmaßnahmen sowie wenn Einführer oder Händler nicht konforme Produkte in Verkehr bringen bzw. bereitstellen. Die Bußgeldvorschriften gelten ab dem 20. Januar 2027 (§ 12 MaschinenDG).

## Die typische Situation bei Importware

Die Maschine kommt aus einem Drittland, die Anleitung auf Englisch oder in der Sprache des Herstellers. Eine deutsche Fassung wird nachgeliefert, überarbeitet, erneut korrigiert. Die EU-Konformitätserklärung liegt als Scan in einer E-Mail. Bei mehreren Lieferanten und vielen Modellen verliert man schnell den Überblick, welche Fassung zu welcher Lieferung gehört.

## So stellen Sie die Dokumente mit ManualPass bereit

1. **Modell anlegen:** Für jedes Modell erhalten Sie einen festen QR-Code und Kurzlink.
2. **Geprüfte Dokumente hochladen:** Deutsche Betriebsanleitung, EU-Konformitätserklärung und – wenn vorhanden – weitere Sprachfassungen als PDF.
3. **Etikett anbringen:** Etikett beim Wareneingang auf die Maschine kleben – nur wenn das nicht möglich ist, auf Verpackung oder Begleitdokument – oder den QR-Code als SVG an den Hersteller für das Typenschild schicken.
4. **Aktualisieren statt neu etikettieren:** Kommt eine korrigierte Fassung, laden Sie sie hoch. Der QR-Code bleibt gleich, die alte Version bleibt archiviert.

Papieranfragen nehmen Sie über die [Papier-Anfrage](https://manualpass.eu/funktionen/papier-anfrage/) mit Fristberechnung und Erinnerung entgegen.

!!! tipp "Praxis-Tipp"
    Vereinbaren Sie mit Ihrem Lieferanten, dass er den ManualPass-QR-Code als SVG direkt auf das Typenschild druckt. Dann ist der Zugangshinweis fest mit der Maschine verbunden und Sie sparen das Etikettieren im Lager.

## Viele Lieferanten, viele Modelle, eigene Marke

| Anforderung | Umsetzung in ManualPass |
|---|---|
| Viele Modelle von verschiedenen Lieferanten | Ein Maschinentyp pro Modell, bis zu 50 im Tarif Professional, bis zu 250 im Tarif Business |
| Deutsche Fassung neben der Originalsprache | Upload in bis zu 26 Sprachen, Scan-Seite mit automatischer Spracherkennung |
| Eigenmarke mit eigenen Kontaktdaten | Ihre Angaben auf der Scan-Seite, Ihre Dokumente hinter Ihrem QR-Code; eigenes Logo und Markenfarbe ab Professional |
| Mehrere Eigenmarken oder Standorte | Marken & Standorte ab Business: jede Maschine einer Marke zuordnen, die Scan-Seite zeigt Name, Anschrift, Kontakt, Logo und Farbe dieser Marke |
| Nachweis, welche Fassung ausgeliefert wurde | Unveränderliche Versionen mit SHA-256-Prüfsumme, Änderungsprotokoll |
| Modelle laufen aus, Maschinen bleiben im Markt | Archivierte Maschinentypen bleiben öffentlich erreichbar |
| Mehrere Mitarbeiter in Einkauf und Service | Rollen Inhaber, Bearbeiter und Nur lesen; ab Business zusätzlich Freigeber für die Vier-Augen-Freigabe neuer Dokumente |

ManualPass prüft keine Inhalte und übersetzt nicht. Ob die Dokumente des Lieferanten vollständig und korrekt sind, bleibt Ihre Prüfaufgabe als Einführer.

Mehr zu Logo, Marken und Standorten lesen Sie unter [Branding und Marken](https://manualpass.eu/funktionen/branding-und-marken/), zu Rollen und Freigabe unter [Team und Freigabe](https://manualpass.eu/funktionen/team-und-freigabe/).

## Welcher Tarif passt?

Bis zu 10 Modelle und 2 Nutzer: Starter für 129 € pro Monat. Bis zu 50 Modelle und 5 Nutzer, mit eigenem Logo: Professional für 279 € pro Monat. Bis zu 250 Modelle und 15 Nutzer, mit mehreren Marken und Freigabe-Workflow: Business für 549 € pro Monat. Für unbegrenzte Sortimente und Nutzer, mit festem Ansprechpartner und individuellem Vertrag, gibt es Enterprise – der Preis auf Anfrage.

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.; die Laufzeit beträgt 12 Monate, abgerechnet wird jährlich im Voraus. Die Pflichtfunktionen sind in jedem Tarif enthalten. Details unter [Preise](https://manualpass.eu/preise/). Ein Konto legen Sie selbst an, ohne Demo-Termin, und testen ManualPass 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.

## Häufige Fragen

**Wann gilt ein Importeur als Hersteller?**
Nach Art. 17 VO (EU) 2023/1230 gilt als Hersteller, wer ein Produkt unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke in Verkehr bringt oder ein bereits in Verkehr gebrachtes Produkt so verändert, dass dies die Konformität beeinflussen kann. Er übernimmt dann die Herstellerpflichten aus Art. 10 und 11.

**Kann ich als Importeur die digitale Betriebsanleitung bereitstellen?**
Ja. Der Importeur muss gewährleisten, dass die Betriebsanleitung und die Informationen nach Art. 10 Abs. 7 beigefügt sind (Art. 13 Abs. 4). Liefert der Hersteller aus dem Drittland nur eine fremdsprachige Fassung, sorgen Sie dafür, dass eine geprüfte deutsche Fassung beiliegt, digital etwa über ManualPass. Ist die Anleitung unvollständig, darf der Einführer die Maschine nicht in Verkehr bringen, bevor die Konformität hergestellt ist (Art. 13 Abs. 2).

**Welche Bußgelder drohen bei fehlender deutscher Anleitung?**
Nach § 9 Abs. 2 MaschinenDG können Verstöße wie eine nicht in deutscher Sprache beigefügte Betriebsanleitung mit bis zu 10.000 € geahndet werden. Der höhere Rahmen von bis zu 100.000 € gilt unter anderem, wenn Einführer nicht konforme Produkte in Verkehr bringen.

**Übersetzt ManualPass die Anleitungen meiner Lieferanten?**
Nein. ManualPass stellt fertige PDFs bereit. Die Übersetzung beauftragen Sie beim Hersteller oder bei einem Übersetzungsdienstleister und laden die geprüfte Fassung anschließend hoch.

**Kann ich mehrere Eigenmarken in einem Konto verwalten?**
Ja, ab dem Tarif Business. Sie legen Marken oder Standorte an und ordnen jede Maschine einer Marke zu. Die Scan-Seite zeigt dann Name, Anschrift, Kontakt, Logo und Farbe der jeweiligen Marke.

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Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.