# Team e approvazione: chi può fare cosa – e chi approva?

> ManualPass prevede i ruoli Titolare, Redattore e Sola lettura; dal piano Business si aggiunge l’Approvatore. Con il workflow di approvazione secondo il principio dei quattro occhi un nuovo documento diventa pubblico solo dopo che una seconda persona autorizzata lo ha approvato. Il registro delle modifiche si può esportare in CSV dal piano Professional.

Fonte: https://manualpass.eu/it/funzionalita/team-e-approvazione/ · Aggiornato al: 07/10/2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

In molte aziende la documentazione non è gestita da una sola persona. Progettazione, documentazione tecnica, assistenza e acquisti caricano o verificano le istruzioni. Per questo ManualPass regola due aspetti: chi ha quali poteri nell’account e quando un nuovo documento diventa davvero pubblico.

## Quali ruoli esistono?

Un ruolo è un insieme fisso di autorizzazioni che assegna a un utente. ManualPass prevede quattro ruoli:

| Ruolo | Poteri | Disponibile |
|---|---|---|
| Titolare | Tutto: account, piano, utenti, macchine, documenti, richieste di copia cartacea | in ogni piano |
| Approvatore | Verifica i nuovi documenti e li approva o li rifiuta | da Business |
| Redattore | Gestire macchine, documenti e richieste di copia cartacea | in ogni piano |
| Sola lettura | Vedere i contenuti senza modificare nulla | in ogni piano |

Interfaccia ed e-mail sono disponibili per tutti gli utenti in 26 lingue. Ciò è utile quando collaborano colleghi di sedi estere.

## Quanti utenti sono inclusi?

| Piano | Utenti inclusi |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | illimitati |

Non è possibile aggiungere singoli utenti; per avere più utenti passi a un piano superiore. La panoramica completa si trova alla pagina [Prezzi](https://manualpass.eu/it/prezzi/).

## Come si svolge l’approvazione a quattro occhi

Il principio dei quattro occhi significa che una decisione diventa efficace solo dopo che una seconda persona l’ha verificata e confermata. Dal piano Business ManualPass lo applica ai nuovi documenti in questo modo:

1. **Caricamento:** un Redattore carica una nuova versione delle istruzioni per l’uso o un nuovo documento.
2. **In attesa di approvazione:** il documento è salvato, ma non ancora pubblico e quindi non consultabile tramite il codice QR.
3. **Notifica:** gli Approvatori ricevono un’e-mail che li informa che un documento è in attesa di verifica.
4. **Verificare e decidere:** l’Approvatore apre il PDF e lo approva oppure lo rifiuta con motivazione. Nessuno può approvare i propri caricamenti.
5. **Assegnazione della versione:** dopo l’approvazione il documento riceve la sua versione e compare dietro il codice QR fisso. La versione precedente resta archiviata senza modifiche.
6. **Registro:** caricamento, approvazione o rifiuto vengono registrati nel registro delle modifiche con catena di checksum.

!!! tipp "Consiglio pratico"
    Nomini almeno due Approvatori. Se uno è in ferie, l’altro può verificare e le correzioni alle informazioni di sicurezza non restano in sospeso.

## Perché è utile nella gestione della qualità?

In qualità di fabbricante è responsabile del contenuto delle Sue istruzioni. In caso di richiesta della vigilanza del mercato o di responsabilità per danni è decisivo poter dimostrare quale versione era disponibile e quando, e chi l’ha verificata.

L’approvazione impedisce che una bozza o un file sbagliato finisca per errore dietro il codice QR. Al tempo stesso si crea una prova completa di chi ha caricato e chi ha approvato. Molte aziende richiedono comunque un principio dei quattro occhi di questo tipo nei propri processi interni.

!!! achtung "Errore frequente"
    «Con il workflow di approvazione il contenuto delle istruzioni è verificato.» ManualPass riproduce la procedura, ma non verifica i contenuti. Se delle istruzioni sono complete e corrette lo valuta il Suo Approvatore.

## Esportazione CSV del registro

Dal piano Professional il registro delle modifiche si può esportare come file CSV, checksum inclusi. Può archiviare l’esportazione nel Suo archivio, analizzarla con un foglio di calcolo o presentarla in occasione di un audit. Come funzionano versioni e checksum lo spiega la pagina [Archiviazione e gestione delle versioni](https://manualpass.eu/it/funzionalita/archivio-versioni/); indicazioni su protezione degli accessi e hosting si trovano alla pagina [Sicurezza](https://manualpass.eu/it/sicurezza/).

## Domande frequenti

**Posso approvare da solo i miei caricamenti?**
No. Con il workflow di approvazione nessuno può approvare un documento che ha caricato personalmente. Così è garantito che una seconda persona autorizzata abbia sempre verificato il documento prima che diventi pubblico.

**Da quale piano è disponibile il workflow di approvazione?**
Il workflow di approvazione e il ruolo Approvatore sono inclusi dal piano Business. Nei piani Starter e Professional i documenti caricati vengono pubblicati senza passaggio di approvazione; i ruoli Titolare, Redattore e Sola lettura sono disponibili in ogni piano.

**Che cosa succede se un documento viene rifiutato?**
In caso di rifiuto l’Approvatore indica una motivazione e le persone coinvolte vengono informate via e-mail. Il documento rifiutato non diventa pubblico.

**Quanti utenti sono inclusi nel piano?**
Starter include 2 utenti, Professional 5, Business 15 ed Enterprise un numero illimitato. Se servono più utenti, passi a un piano superiore.

**L’approvazione soddisfa una determinata norma?**
ManualPass non promette la conformità a una norma o a un sistema di gestione. Il workflow di approvazione riproduce tecnicamente un controllo a quattro occhi e lo documenta nel registro. Se ciò sia sufficiente per le Sue regole interne lo valuta Lei.

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Nota: informazioni di carattere generale, non consulenza legale.