# Ersatzteilanfrage am QR-Code: mehr Teileumsatz, weniger Rückfragen

> Mit der Ersatzteilanfrage in ManualPass Service hinterlegen Sie je Maschinentyp eine Teileliste – von Hand oder als CSV aus Ihrem ERP. Angemeldete Betreiber scannen den QR-Code ihrer Maschine, sehen diese Liste und zusätzlich die Teile, die laut Serviceberichten bei ihrer Seriennummer verbaut wurden, geben Mengen ein und schicken die Anfrage ab. Sie erhalten eine E-Mail mit Maschine, Seriennummer, Standort, Positionen und Bestellzeichen und antworten mit Angebot und Lieferzeit. Es gibt keine Preise und keinen Shop im System; die Anfrage ist nur mit Betreiber-Zugang möglich und in ManualPass Service ohne Aufpreis enthalten.

Quelle: https://manualpass.eu/manualpass-service/ersatzteilanfrage/ · Stand: 07.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Ihr Kunde braucht ein Sägeband, kennt aber weder Teilenummer noch Seriennummer. Er ruft an, schickt ein Foto vom Typenschild, Ihr Innendienst sucht in alten Aufträgen – und am Ende bestellt er beim Händler um die Ecke. Mit der Ersatzteilanfrage am QR-Code ist die richtige Seriennummer immer dabei, und die Anfrage landet bei Ihnen statt beim Wettbewerb.

## So läuft eine Anfrage ab

1. **Scannen und anmelden:** Der Betreiber scannt den QR-Code an der Maschine und meldet sich mit seinem [Betreiber-Zugang](https://manualpass.eu/manualpass-service/betreiber-zugang/) an.
2. **Teile wählen:** Er sieht die Teileliste seines Maschinentyps und die Teile, die bei seiner Seriennummer bereits verbaut wurden. Er gibt Mengen ein oder beschreibt ein Teil, das nicht in der Liste steht.
3. **Absenden:** Mit Bestellzeichen und Hinweis, zum Beispiel Lieferadresse oder Wunschtermin. Er bekommt eine Kopie per E-Mail.
4. **Bei Ihnen:** Eine E-Mail mit Maschine, Seriennummer, Standort, Betreiber und allen Positionen – direkt beantwortbar. Die Anfrage steht außerdem im Service-Bereich.

## Was Ihr Kunde sieht

- **Teileliste seines Maschinentyps:** mit Teilenummer, Bezeichnung und Hinweis, durchsuchbar bei langen Listen.
- **Bei seiner Maschine verbaut:** Teile aus den [Serviceberichten](https://manualpass.eu/manualpass-service/servicebericht/) seiner Seriennummer – mit Datum. Was einmal getauscht wurde, wird meist wieder gebraucht.
- **Freitext für alles andere:** „Abdeckung links neben dem Bedienpult“ reicht, Sie kennen Ihre Maschine.
- **Seine letzten Anfragen:** mit Status „in Bearbeitung“ oder „erledigt“.

## Was Sie einrichten

| Schritt | Aufwand |
|---|---|
| Teileliste je Maschinentyp | CSV aus Excel oder ERP hochladen oder Liste einfügen |
| Empfänger | optional eine eigene Adresse, z. B. Ersatzteilvertrieb |
| Kunden einladen | über den Betreiber-Zugang, kostenlos für Ihre Kunden |

!!! tipp "Praxis-Tipp"
    Fangen Sie mit den zehn Verschleißteilen an, die am häufigsten bestellt werden. Teile, die Ihre Techniker im Servicebericht eintragen, bietet ManualPass dem Kunden ohnehin automatisch an.

## Bewusst kein Shop

ManualPass ersetzt nicht Ihr ERP und keinen Webshop. Preise, Rabatte, Verfügbarkeit und Rechnungen bleiben dort, wo sie heute sind. Die Ersatzteilanfrage sorgt dafür, dass die Anfrage vollständig und mit der richtigen Seriennummer bei Ihnen ankommt – und Sie antworten mit Angebot oder Auftragsbestätigung wie gewohnt.

!!! achtung "Häufiger Irrtum"
    „Dann bestellen Kunden ohne Prüfung falsche Teile.“ Es ist eine Anfrage, keine Bestellung. Ihr Innendienst prüft wie bisher – nur ohne Rückfrage nach Typ, Baujahr und Seriennummer.

## Nur für Ihre Kunden, nie öffentlich

Die Ersatzteilanfrage erscheint erst nach der Anmeldung und nur für Maschinen, die dem Betreiber zugeordnet sind. Die öffentliche [Scan-Seite](https://manualpass.eu/funktionen/scan-seite/) mit Betriebsanleitung und Konformitätserklärung bleibt unverändert und ohne Anmeldung erreichbar. Jede Anfrage steht im [Protokoll](https://manualpass.eu/funktionen/protokoll-und-nachweis/).

## Häufige Fragen

**Kann jeder, der den QR-Code scannt, Ersatzteile anfragen?**
Nein. Die Ersatzteilanfrage gibt es nur für angemeldete Betreiber, die Sie eingeladen haben – und nur für Maschinen, die ihnen zugeordnet sind. Die öffentliche Scan-Seite mit Betriebsanleitung bleibt unverändert. So kommen keine anonymen oder Spam-Anfragen bei Ihnen an.

**Brauche ich einen Webshop oder Preise im System?**
Nein, und das ist Absicht. ManualPass nimmt die Anfrage strukturiert auf – Teilenummer, Menge, Seriennummer, Standort. Preise, Verfügbarkeit und Lieferzeit kommen wie gewohnt aus Ihrem ERP; Sie antworten per E-Mail mit Angebot oder Auftragsbestätigung.

**Wie bekomme ich unsere Teileliste hinein?**
Als CSV-Datei mit Teilenummer, Bezeichnung und optionalem Hinweis – Semikolon, Komma oder Tabulator, mit oder ohne Kopfzeile. Ein Export aus Excel oder Ihrem ERP funktioniert direkt. Alternativ tippen oder kopieren Sie die Liste in ein Textfeld, eine Zeile pro Teil.

**Wohin gehen die Anfragen?**
An eine Adresse Ihrer Wahl, zum Beispiel ersatzteile@ihre-firma.de. Ist keine hinterlegt, an Inhaber, Freigeber und Bearbeiter Ihres Kontos. Alle Anfragen stehen zusätzlich unter „Anfragen“ im Service-Bereich, wo Sie sie als erledigt markieren.

**Kostet die Ersatzteilanfrage extra?**
Nein. Sie ist in jeder Stufe von ManualPass Service enthalten, ebenso der Betreiber-Zugang für Ihre Kunden.

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Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.