# Team en goedkeuring: wie mag wat – en wie keurt goed?

> ManualPass kent de rollen Eigenaar, Bewerker en Alleen lezen; vanaf het pakket Business komt de Goedkeurder erbij. Met de goedkeuringsworkflow volgens het vier-ogenprincipe wordt een nieuw document pas openbaar als een tweede bevoegde persoon het heeft goedgekeurd. Het wijzigingslogboek kan vanaf het pakket Professional als CSV worden geëxporteerd.

Bron: https://manualpass.eu/nl/functies/team-en-goedkeuring/ · Stand van zaken: 07-10-2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

In veel bedrijven beheert niet één persoon alleen de documentatie. Engineering, technische documentatie, service en inkoop uploaden gebruiksaanwijzingen of controleren ze. ManualPass regelt daarom twee dingen: wie in het account welke bevoegdheden heeft, en wanneer een nieuw document echt openbaar wordt.

## Welke rollen zijn er?

Een rol is een vaste bundel bevoegdheden die u aan een gebruiker toekent. ManualPass kent vier rollen:

| Rol | Bevoegdheden | Beschikbaar |
|---|---|---|
| Eigenaar | Alles: account, pakket, gebruikers, machines, documenten, papieraanvragen | in elk pakket |
| Goedkeurder | Controleert nieuwe documenten en keurt ze goed of wijst ze af | vanaf Business |
| Bewerker | Machines, documenten en papieraanvragen beheren | in elk pakket |
| Alleen lezen | Inhoud bekijken zonder iets te wijzigen | in elk pakket |

Interface en e-mails zijn voor alle gebruikers beschikbaar in 26 talen. Dat helpt als collega's op buitenlandse vestigingen meewerken.

## Hoeveel gebruikers zijn inbegrepen?

| Pakket | Inbegrepen gebruikers |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | onbeperkt |

Extra gebruikers kunnen niet afzonderlijk worden bijgeboekt; voor meer gebruikers stapt u over naar een groter pakket. Het volledige overzicht staat onder [Prijzen](https://manualpass.eu/nl/prijzen/).

## Zo verloopt de goedkeuring volgens het vier-ogenprincipe

Het vier-ogenprincipe betekent dat een beslissing pas van kracht wordt als een tweede persoon haar heeft gecontroleerd en bevestigd. Vanaf het pakket Business past ManualPass dat zo toe op nieuwe documenten:

1. **Upload:** een bewerker uploadt een nieuwe versie van de gebruiksaanwijzing of een nieuw document.
2. **Wacht op goedkeuring:** het document is opgeslagen, maar nog niet openbaar en dus niet via de QR-code op te vragen.
3. **Melding:** de goedkeurders ontvangen een e-mail dat een document op controle wacht.
4. **Controleren en beslissen:** de goedkeurder opent de pdf en keurt hem goed of wijst hem met opgaaf van reden af. Eigen uploads kan niemand zelf goedkeuren.
5. **Versie wordt toegekend:** na de goedkeuring krijgt het document zijn versie en verschijnt het achter de vaste QR-code. De vorige versie blijft ongewijzigd gearchiveerd.
6. **Logboek:** upload, goedkeuring of afwijzing worden vastgelegd in het wijzigingslogboek met keten van controlesommen.

!!! tipp "Tip uit de praktijk"
    Wijs ten minste twee goedkeurders aan. Is de een met vakantie, dan kan de ander controleren, en blijven correcties aan veiligheidsinstructies niet liggen.

## Waarom helpt dit bij kwaliteitsmanagement?

Als fabrikant bent u verantwoordelijk voor de inhoud van uw gebruiksaanwijzingen. Bij een verzoek van de markttoezichtautoriteit of in een aansprakelijkheidszaak komt het erop aan te kunnen laten zien welke versie wanneer beschikbaar was en wie haar heeft gecontroleerd.

De goedkeuring voorkomt dat een concept of een verkeerd bestand per ongeluk achter de QR-code terechtkomt. Tegelijk ontstaat een sluitend bewijs van wie heeft geüpload en wie heeft goedgekeurd. Veel bedrijven eisen zo'n vier-ogenprincipe sowieso al in hun interne processen.

!!! achtung "Veelvoorkomend misverstand"
    “Met de goedkeuringsworkflow is de gebruiksaanwijzing inhoudelijk gecontroleerd.” ManualPass brengt het proces in kaart, maar controleert geen inhoud. Of een gebruiksaanwijzing volledig en juist is, beoordeelt uw goedkeurder.

## Logboekexport als CSV

Vanaf het pakket Professional kunt u het wijzigingslogboek als CSV-bestand exporteren, inclusief de controlesommen. De export kunt u in uw eigen archief opslaan, in een spreadsheet analyseren of bij een audit overleggen. Hoe versies en controlesommen werken, legt de pagina [Archivering en versiebeheer](https://manualpass.eu/nl/functies/versiearchief/) uit; informatie over toegangsbeveiliging en hosting vindt u onder [Beveiliging](https://manualpass.eu/nl/beveiliging/).

## Veelgestelde vragen

**Kan ik mijn eigen uploads zelf goedkeuren?**
Nee. In de goedkeuringsworkflow kan niemand een document goedkeuren dat hij zelf heeft geüpload. Zo is gewaarborgd dat altijd een tweede bevoegde persoon het document heeft gecontroleerd voordat het openbaar wordt.

**Vanaf welk pakket is de goedkeuringsworkflow beschikbaar?**
De goedkeuringsworkflow en de rol Goedkeurder zitten in het pakket Business en hoger. In de pakketten Starter en Professional worden geüploade documenten zonder goedkeuringsstap gepubliceerd; de rollen Eigenaar, Bewerker en Alleen lezen zijn er in elk pakket.

**Wat gebeurt er als een document wordt afgewezen?**
De goedkeurder geeft bij de afwijzing een reden op, en de betrokkenen worden per e-mail geïnformeerd. Het afgewezen document wordt niet openbaar.

**Hoeveel gebruikers zitten in het pakket?**
Starter bevat 2 gebruikers, Professional 5, Business 15 en Enterprise een onbeperkt aantal. Hebt u meer gebruikers nodig, dan stapt u over naar een groter pakket.

**Voldoet de goedkeuring aan een bepaalde norm?**
ManualPass belooft geen conformiteit met een norm of managementsysteem. De goedkeuringsworkflow brengt een vier-ogencontrole technisch in kaart en documenteert die in het logboek. Of dat aan uw interne eisen voldoet, beoordeelt u zelf.

---
Let op: algemene informatie, geen juridisch advies.