# Wijzigingslogboek en bewijs: elke versie aantoonbaar

> Het wijzigingslogboek van ManualPass legt elke actie rond uw gebruiksaanwijzingen vast: upload, publicatie, goedkeuring, papieraanvraag, wijzigingen aan machines en team, met tijdstip, persoon en IP-adres. De vermeldingen zijn via gekoppelde SHA-256-controlesommen met elkaar verbonden, zodat wijzigingen achteraf zichtbaar worden; elke documentversie heeft daarnaast een eigen controlesom.

Bron: https://manualpass.eu/nl/functies/wijzigingslogboek/ · Stand van zaken: 07-10-2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Een digitale gebruiksaanwijzing is snel bijgewerkt. Juist daarom rijst later vaak de vraag: welke versie stond op een bepaalde dag online, wie heeft haar gepubliceerd en is een papieraanvraag binnen de termijn afgehandeld? Het wijzigingslogboek van ManualPass beantwoordt deze vragen zonder dat u zelf lijsten hoeft bij te houden.

## Wat is een wijzigingslogboek?

Een wijzigingslogboek is een doorlopende, chronologisch geordende registratie van alle acties in een systeem. In ManualPass ontstaat het automatisch: elke stap rond machines, documenten en team wordt als vermelding opgeslagen.

## Welke acties worden vastgelegd?

| Onderdeel | Vastgelegde acties |
|---|---|
| Documenten | Upload, publicatie, goedkeuring, afwijzing |
| Papieraanvragen | Ontvangst, verzending |
| Machines | Wijzigingen aan machinetypen |
| Team | Wijzigingen in het team |
| Branding | Wijzigingen in de branding |
| Account | Afsluiten van de verwerkersovereenkomst, aanmeldingen |

Bij elke vermelding slaat ManualPass drie gegevens op: **tijdstip**, **persoon** en **IP-adres**. Zo is elke publicatie aan een concrete persoon toe te wijzen. Omdat alle acties op één plek samenkomen, zijn eigen Excel-lijsten of e-mailmappen, waarin goedkeuringen en verzendgegevens tot nu toe verspreid werden gedocumenteerd, niet meer nodig. Ook wijzigingen aan gearchiveerde machinetypen blijven traceerbaar.

## Hoe maakt de keten van controlesommen wijzigingen zichtbaar?

Een SHA-256-controlesom is een digitale vingerafdruk: verandert er ook maar één teken, dan ontstaat een totaal andere waarde. ManualPass berekent voor elke logboekvermelding zo'n controlesom en neemt daarbij de controlesom van de vorige vermelding mee. Zo ontstaat een keten.

Wordt een eerdere vermelding achteraf gewijzigd, dan kloppen de daaropvolgende controlesommen niet meer. Wijzigingen achteraf worden daardoor zichtbaar. De app controleert de keten en toont het resultaat, bijvoorbeeld:

- “Logboek ongewijzigd (n vermeldingen gecontroleerd)”

## Controlesom voor elke documentversie

Los van het logboek krijgt elk geüpload bestand een eigen SHA-256-controlesom. Die staat in de app en openbaar op de scanpagina naast de versieaanduiding. Wie een gebruiksaanwijzing heeft gedownload, kan later controleren of zijn bestand overeenkomt met de gepubliceerde versie.

Eerdere versies blijven ongewijzigd gearchiveerd en opvraagbaar. Hoe het versiearchief werkt, beschrijft de pagina [Archivering](https://manualpass.eu/nl/functies/versiearchief/).

## Papieraanvragen sluitend aantonen

Vraagt een gebruiker via de scanpagina een papieren versie aan, dan legt ManualPass het proces vast:

- **ontvangstdatum** van de aanvraag,
- **termijn**, automatisch berekend,
- **verzenddatum**, zodra u de aanvraag als verzonden markeert,
- **behandelaar** die de verzending heeft bevestigd.

Daarmee kunt u aantonen dat een aanvraag binnen de termijn is afgehandeld. Het verloop in detail toont de pagina [Papieraanvraag](https://manualpass.eu/nl/functies/papieren-versie-aanvragen/).

## Waarvoor hebt u het bewijs nodig?

- **Markttoezicht:** vraagt een autoriteit welke gebruiksaanwijzing op een bepaald moment beschikbaar was of hoe een papieraanvraag is afgehandeld, dan zijn datum, versie en controlesom beschikbaar.
- **Klanten:** bij klachten of het ophelderen van ongevallen valt te laten zien welke versie de klant kon raadplegen.
- **Intern:** kwaliteitsmanagement en documentatie zien wie wanneer wat heeft gepubliceerd of goedgekeurd.

!!! tipp "Tip uit de praktijk"
    Vanaf het pakket Business kunt u elke publicatie koppelen aan goedkeuring door een tweede persoon. Goedkeuring en afwijzing verschijnen eveneens in het logboek. Meer daarover onder [Team en goedkeuring](https://manualpass.eu/nl/functies/team-en-goedkeuring/).

## Voorbeeld: verzoek van de markttoezichtautoriteit

Een autoriteit wil weten welke gebruiksaanwijzing voor een machinetype in maart beschikbaar was. Zo beantwoordt u het verzoek met ManualPass:

1. **Versie bepalen:** in het versiearchief van het machinetype ziet u welke versie op dat moment gepubliceerd was.
2. **Publicatie aantonen:** het logboek toont tijdstip en persoon van de publicatie en, indien van toepassing, de goedkeuring.
3. **Bestand toewijzen:** de SHA-256-controlesom toont aan dat het overgelegde bestand precies met deze versie overeenkomt.
4. **Documenten overhandigen:** u stelt het gearchiveerde bestand beschikbaar en, vanaf Professional, een CSV-uittreksel van het logboek.

## Wat het logboek niet doet

Het logboek documenteert processen, het controleert geen inhoud. Of een gebruiksaanwijzing volledig en juist is, blijft uw verantwoordelijkheid als fabrikant. Ook het printen en verzenden van papieren versies neemt ManualPass niet over; het logboek legt alleen vast wanneer u de verzending hebt bevestigd.

## CSV-export vanaf Professional

Vanaf het pakket Professional exporteert u het logboek als CSV-bestand inclusief de controlesommen. Het bestand kunt u in elk spreadsheetprogramma openen, in uw eigen archief opslaan of bij een verzoek voegen.

Het logboek zelf zit in elk pakket. ManualPass vervangt geen juridische beoordeling in een concreet geval, maar levert u wel de gegevens waarop zo'n beoordeling kan steunen.

## Veelgestelde vragen

**Wat wordt in het wijzigingslogboek vastgelegd?**
Elke actie: upload, publicatie, goedkeuring en afwijzing, ontvangen en verzonden papieraanvragen, wijzigingen aan machines, team en branding, het afsluiten van de verwerkersovereenkomst en aanmeldingen. Bij elke vermelding slaat ManualPass tijdstip, handelende persoon en IP-adres op.

**Wat betekent de keten van controlesommen?**
Elke logboekvermelding krijgt een SHA-256-controlesom waarin ook de controlesom van de vorige vermelding is verwerkt. Wordt een oudere vermelding achteraf gewijzigd, dan kloppen de volgende controlesommen niet meer. De app toont het resultaat van de controle, bijvoorbeeld “Logboek ongewijzigd (n vermeldingen gecontroleerd)”.

**Kan ik het logboek exporteren?**
Ja, vanaf het pakket Professional als CSV-bestand inclusief de controlesommen. De export kunt u in uw eigen archief opslaan of bij een verzoek van de markttoezichtautoriteit overleggen.

**Zit het logboek in elk pakket?**
Ja. Wijzigingslogboek en versiearchief horen bij de functies die in elk pakket zitten. Alleen de CSV-export vereist het pakket Professional of hoger.

---
Let op: algemene informatie, geen juridisch advies.