# ManualPass Service: het machinedossier bij de QR-code

> ManualPass Service is een extra module bij elk ManualPass-pakket. Het maakt van de QR-code die al voor de digitale gebruiksaanwijzing op de machine zit een digitaal machinedossier: inzetten, gebreken, onderdelen en het volgende verschuldigde onderhoud per serienummer. Servicetechnici maken het rapport op de telefoon, de klant tekent met de vinger en de pdf gaat automatisch per e-mail naar fabrikant en exploitant. De exploitant ziet rapporten en termijnen van zijn machines, vraagt met één klik de volgende inzet aan en stuurt onderdelenaanvragen met serienummer direct naar de fabrikant. Er wordt gefactureerd per beheerde machine – technici en toegang voor exploitanten zijn onbeperkt.

Bron: https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/ · Stand van zaken: 07-10-2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Service bij de klant is voor veel machinebouwers een belangrijke omzetbron – toch wordt hij vaak nog op papier, in Word of in e-mails vastgelegd. De technicus weet ter plaatse niet wat er bij de vorige inzet is vervangen, rapporten worden overgetypt, onderhoudstermijnen vergeten. ManualPass Service bundelt dat alles op de plek waar de machine staat: bij de QR-code.

## Zo verloopt een inzet

1. **Scannen:** De technicus scant de QR-code op het typeplaatje en tikt op ‘Service-login’. Hij blijft op de telefoon ingelogd.
2. **Dossier lezen:** Hij ziet alle eerdere inzetten, open gebreken, ingebouwde onderdelen en het volgende verschuldigde onderhoud van dit serienummer.
3. **Rapport schrijven:** Checklist afvinken, meetwaarden en onderdelen invoeren, gebreken vastleggen of als verholpen markeren, foto’s maken.
4. **Laten ondertekenen:** De klant tekent met de vinger. De pdf wordt gearchiveerd en gaat automatisch naar u, de exploitant en op verzoek naar een adres ter plaatse.

Geen app, geen installatie, geen implementatietraject: u nodigt technici uit, maakt een checklist aan – en het eerste rapport kan dezelfde dag worden gemaakt.

## Machinedossier per serienummer {#akte}

Elk serienummer met een [eigen QR-code](https://manualpass.eu/nl/functies/digitaal-typeplaatje/) krijgt een sluitende historie:

- **Inzetten:** onderhoud, reparatie, inbedrijfstelling of keuring – met datum, technicus en rapport als pdf.
- **Gebreken:** open of verholpen, met het rapport waarin ze zijn vastgesteld en verholpen.
- **Onderdelen:** wat wanneer met welk onderdeelnummer is ingebouwd.
- **Stamgegevens:** exploitant, locatie in de hal, onderhoudsinterval.

Wisselt een technicus, dan blijft de kennis bij de machine – niet in zijn hoofd of mailbox. [Meer over het machinedossier](https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/machinedossier/)

## Servicerapport op de telefoon {#bericht}

Het rapport is gemaakt voor grote vingers en slecht licht: grote knoppen, een checklist per machinetype met ‘OK’, ‘niet OK’ of ‘n.v.t.’, regels voor meetwaarden en onderdelen, tot acht foto’s die al in de browser worden verkleind – zodat uploaden ook via het mobiele netwerk lukt. [Meer over het servicerapport](https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/servicerapport/)

| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Kop | Fabrikant, machine, serienummer, exploitant, locatie, soort, datum, technicus |
| Checklist | Controlepunten per machinetype, resultaat per punt |
| Werkzaamheden | Vrije tekst, meetwaarden met eenheid, onderdelen met onderdeelnummer en aantal |
| Gebreken | nieuw vastgesteld en verholpen |
| Foto’s | tot 8, ingebed in de pdf |
| Acceptatie | Naam en handtekening van de klant, controlelink voor de echtheid |

!!! tipp "Tip uit de praktijk"
    Maak eerst een standaardchecklist voor alle machines en verfijn die later per machinetype. Het interval in de checklist stelt na elk onderhoudsrapport automatisch de volgende vervaldatum in.

## Onderhoudstermijnen met herinnering {#fristen}

Na elk onderhoudsrapport berekent ManualPass de volgende vervaldatum aan de hand van het interval. 30 dagen van tevoren herinneren we u en de exploitant per e-mail. In het overzicht ziet u in één oogopslag welke machines aan de beurt of over tijd zijn en waar gebreken open staan – de basis voor de volgende serviceopdracht. [Meer over onderhoudstermijnen](https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/onderhoudstermijnen/)

## Toegang voor exploitanten: gratis voor uw klanten {#betreiber}

U nodigt contactpersonen van uw klanten uit. Bij het scannen zien zij het dossier van hun eigen machines: laatste en volgende onderhoud, rapporten als pdf. Met ‘Service aanvragen’ sturen zij u een aanvraag per e-mail – met machine, serienummer en locatie. Elke exploitant ziet alleen zijn eigen machines, nooit gegevens van andere klanten. [Meer over toegang voor exploitanten](https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/toegang-exploitant/)

!!! achtung "Veelgemaakte denkfout"
    ‘De exploitant moet hiervoor betalen.’ De toegang voor exploitanten is bewust gratis: elke klant die termijnen en rapporten ziet en inzetten aanvraagt, bezorgt u vervolgopdrachten.

## Onderdelenaanvraag bij de QR-code {#ersatzteile}

De exploitant kiest onderdelen uit de lijst van zijn machine – of uit de onderdelen die volgens de servicerapporten bij zijn serienummer zijn ingebouwd – en verstuurt de aanvraag met aantallen en bestelreferentie. Bij u komt een e-mail binnen met machine, serienummer en locatie, en u antwoordt met offerte en levertijd. Geen webshop, geen prijzen in het systeem, alleen voor ingelogde klanten. Uw onderdelenlijst uploadt u als CSV uit het ERP. [Meer over de onderdelenaanvraag](https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/onderdelenaanvraag/)

## Rollen en rechten

| Rol | Wie | Mag |
|---|---|---|
| Eigenaar / bewerker | Servicemanagement bij de fabrikant | Technici en exploitanten uitnodigen, checklists en intervallen beheren, alle dossiers en rapporten zien |
| Servicetechnicus | eigen technici | Dossiers lezen, rapporten maken, gebreken en onderdelen vastleggen – ziet alleen het servicegedeelte |
| Exploitant | uw klant | eigen machines, rapporten en termijnen zien, service en onderdelen aanvragen |

Technici en exploitanten tellen niet mee voor de gebruikerslimiet van uw pakket.

## Gescheiden van de verplichte documenten

De openbare [scanpagina](https://manualpass.eu/nl/functies/scanpagina/) met gebruiksaanwijzing en conformiteitsverklaring blijft ongewijzigd en zonder inloggen bereikbaar. Het machinedossier zit erachter, in het servicegedeelte. Rapporten worden nooit verwijderd, alleen geannuleerd – met naam, tijdstip en reden in het [logboek](https://manualpass.eu/nl/functies/wijzigingslogboek/). De handtekening is een gewone elektronische handtekening als bewijs van acceptatie.

## Prijzen

ManualPass Service wordt gefactureerd per beheerde machine, niet per technicus. Zo kunt u onbeperkt eigen technici inschakelen en elke klant een toegang geven.

| Niveau | Beheerde machines | Prijs |
|---|---|---|
| Service S | tot 100 | € 149 / maand |
| Service M | tot 500 | € 299 / maand |
| Service L | tot 2.000 | € 549 / maand |
| Service Enterprise | meer, koppelingen | op aanvraag |

Alle prijzen netto, excl. btw, jaarlijkse facturering samen met uw [pakket](https://manualpass.eu/nl/prijzen/). Machinetypen die u alleen onderhoudt (zonder gepubliceerde documenten) tellen niet mee voor de machinetypen van uw pakket.

## Veelgestelde vragen

**Heb ik een ManualPass-pakket nodig om ManualPass Service te gebruiken?**
Ja. ManualPass Service is een extra module bij Starter, Professional, Business of Enterprise. U boekt de module in het klantenportaal onder ‘Account & abonnementen’; de looptijd is gelijk aan het contractjaar van uw pakket en de module wordt jaarlijks mee gefactureerd. Tijdens de proefperiode van 14 dagen is de module gratis.

**Hebben mijn technici een app nodig?**
Nee. ManualPass Service werkt in de browser van de telefoon. De technicus scant de QR-code op de machine, logt één keer in en blijft ingelogd. Foto’s maakt hij met de camera van de telefoon, de klant zet zijn handtekening met de vinger op het scherm.

**Wat ziet de exploitant van de machine?**
Alleen zijn eigen machines: het laatste en het volgende onderhoud, de servicerapporten als pdf en een knop om een inzet aan te vragen. Interne notities en open gebreken vanuit uw perspectief blijven in het fabrikantengedeelte. De toegang is voor de exploitant gratis.

**Verandert de service iets aan de gebruiksaanwijzing?**
Nee. De verplichte documenten volgens artikel 10, lid 7, van Verordening (EU) 2023/1230 en de servicegegevens zijn technisch gescheiden. De openbare scanpagina blijft zonder inloggen bereikbaar, het machinedossier zit achter de service-login.

**Kunnen rapporten achteraf worden gewijzigd?**
Nee. Elk rapport wordt bij het afronden als pdf met SHA-256-controlesom gearchiveerd. Een onjuist rapport kan alleen worden geannuleerd – met reden, naam en tijdstip in het logboek. Het blijft met aantekening zichtbaar in het dossier.

**Kunnen klanten via ManualPass Service onderdelen aanvragen?**
Ja. U legt per machinetype een onderdelenlijst vast, ingelogde exploitanten kiezen daaruit onderdelen en aantallen en sturen de aanvraag met serienummer en locatie naar u. Prijzen en orderafhandeling blijven in uw ERP. De onderdelenaanvraag zit er zonder meerprijs bij.

**Is dit een digitaal productpaspoort?**
Nee. Voor machines bestaat nog geen verplicht digitaal productpaspoort. ManualPass Service documenteert de levensloop van elk serienummer en vormt daarmee een goede basis voor het geval een productpaspoort later wordt verlangd.

**Vervangt ManualPass Service ons field-servicesysteem?**
Nee, en dat is bewust. Inzetplanning, magazijn, tijdregistratie en facturering horen in uw ERP of een field-servicesysteem. ManualPass Service vervangt papier en Word-sjablonen op de plek waar nu wordt gedocumenteerd – slank, zonder implementatietraject.

---
Let op: algemene informatie, geen juridisch advies.