# Onderdelenaanvraag bij de QR-code: meer onderdelenomzet, minder vragen

> Met de onderdelenaanvraag in ManualPass Service legt u per machinetype een onderdelenlijst vast – handmatig of als CSV uit uw ERP. Ingelogde exploitanten scannen de QR-code van hun machine, zien deze lijst en daarnaast de onderdelen die volgens de servicerapporten bij hun serienummer zijn ingebouwd, vullen aantallen in en versturen de aanvraag. U ontvangt een e-mail met machine, serienummer, locatie, posities en bestelreferentie en antwoordt met offerte en levertijd. Er staan geen prijzen in het systeem en er is geen webshop; de aanvraag is alleen mogelijk met toegang voor exploitanten en zit zonder meerprijs in ManualPass Service.

Bron: https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/onderdelenaanvraag/ · Stand van zaken: 07-10-2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Uw klant heeft een zaagband nodig, maar kent het onderdeelnummer noch het serienummer. Hij belt, stuurt een foto van het typeplaatje, uw binnendienst zoekt in oude orders – en uiteindelijk bestelt hij bij de dealer om de hoek. Met de onderdelenaanvraag bij de QR-code zit het juiste serienummer er altijd bij, en komt de aanvraag bij u terecht in plaats van bij de concurrent.

## Zo verloopt een aanvraag

1. **Scannen en inloggen:** De exploitant scant de QR-code op de machine en logt in met zijn [toegang voor exploitanten](https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/toegang-exploitant/).
2. **Onderdelen kiezen:** Hij ziet de onderdelenlijst van zijn machinetype en de onderdelen die bij zijn serienummer al zijn ingebouwd. Hij vult aantallen in of beschrijft een onderdeel dat niet in de lijst staat.
3. **Versturen:** Met bestelreferentie en opmerking, bijvoorbeeld afleveradres of gewenste datum. Hij krijgt een kopie per e-mail.
4. **Bij u:** Een e-mail met machine, serienummer, locatie, exploitant en alle posities – direct te beantwoorden. De aanvraag staat bovendien in het servicegedeelte.

## Wat uw klant ziet

- **Onderdelenlijst van zijn machinetype:** met onderdeelnummer, omschrijving en opmerking, doorzoekbaar bij lange lijsten.
- **Ingebouwd in zijn machine:** onderdelen uit de [servicerapporten](https://manualpass.eu/nl/manualpass-service/servicerapport/) van zijn serienummer – met datum. Wat één keer is vervangen, is meestal opnieuw nodig.
- **Vrije tekst voor al het andere:** ‘Afdekking links naast het bedieningspaneel’ volstaat, u kent uw machine.
- **Zijn laatste aanvragen:** met de status ‘in behandeling’ of ‘afgehandeld’.

## Wat u instelt

| Stap | Inspanning |
|---|---|
| Onderdelenlijst per machinetype | CSV uit Excel of ERP uploaden of lijst plakken |
| Ontvanger | optioneel een eigen adres, bijv. de verkoop van onderdelen |
| Klanten uitnodigen | via de toegang voor exploitanten, gratis voor uw klanten |

!!! tipp "Tip uit de praktijk"
    Begin met de tien slijtdelen die het vaakst worden besteld. Onderdelen die uw technici in het servicerapport invullen, biedt ManualPass de klant sowieso automatisch aan.

## Bewust geen webshop

ManualPass vervangt uw ERP niet en ook geen webshop. Prijzen, kortingen, beschikbaarheid en facturen blijven waar ze nu zijn. De onderdelenaanvraag zorgt ervoor dat de aanvraag volledig en met het juiste serienummer bij u binnenkomt – en u antwoordt zoals gewoonlijk met een offerte of orderbevestiging.

!!! achtung "Veelgemaakte denkfout"
    ‘Dan bestellen klanten zonder controle de verkeerde onderdelen.’ Het is een aanvraag, geen bestelling. Uw binnendienst controleert zoals voorheen – alleen zonder na te vragen naar type, bouwjaar en serienummer.

## Alleen voor uw klanten, nooit openbaar

De onderdelenaanvraag verschijnt pas na het inloggen en alleen voor machines die aan de exploitant zijn toegewezen. De openbare [scanpagina](https://manualpass.eu/nl/functies/scanpagina/) met gebruiksaanwijzing en conformiteitsverklaring blijft ongewijzigd en zonder inloggen bereikbaar. Elke aanvraag staat in het [logboek](https://manualpass.eu/nl/functies/wijzigingslogboek/).

## Veelgestelde vragen

**Kan iedereen die de QR-code scant onderdelen aanvragen?**
Nee. De onderdelenaanvraag is er alleen voor ingelogde exploitanten die u hebt uitgenodigd – en alleen voor machines die aan hen zijn toegewezen. De openbare scanpagina met de gebruiksaanwijzing blijft ongewijzigd. Zo krijgt u geen anonieme aanvragen of spam.

**Heb ik een webshop of prijzen in het systeem nodig?**
Nee, en dat is bewust. ManualPass legt de aanvraag gestructureerd vast – onderdeelnummer, aantal, serienummer, locatie. Prijzen, beschikbaarheid en levertijd komen zoals gewoonlijk uit uw ERP; u antwoordt per e-mail met een offerte of orderbevestiging.

**Hoe krijg ik onze onderdelenlijst erin?**
Als CSV-bestand met onderdeelnummer, omschrijving en optionele opmerking – puntkomma, komma of tab, met of zonder kopregel. Een export uit Excel of uw ERP werkt direct. U kunt de lijst ook in een tekstveld typen of plakken, één regel per onderdeel.

**Waar gaan de aanvragen naartoe?**
Naar een adres naar keuze, bijvoorbeeld onderdelen@uw-bedrijf.nl. Is er geen adres ingesteld, dan naar de eigenaren, goedkeurders en bewerkers van uw account. Alle aanvragen staan bovendien onder ‘Aanvragen’ in het servicegedeelte, waar u ze als afgehandeld markeert.

**Kost de onderdelenaanvraag extra?**
Nee. Ze zit in elk niveau van ManualPass Service, net als de toegang voor exploitanten voor uw klanten.

---
Let op: algemene informatie, geen juridisch advies.