# Ochrona danych i umowa powierzenia: udostępnianie zgodne z RODO

> Kto udostępnia cyfrową instrukcję obsługi za pomocą ManualPass, zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO bezpośrednio w aplikacji, w sekcji „Ochrona danych i umowa powierzenia”, online. Jedynym podmiotem podprzetwarzającym jest dostawca hostingu lima-city z serwerami w Niemczech; strona skanowania działa bez plików cookie i bez śledzenia, a dane osobowe z żądań wersji papierowej są automatycznie anonimizowane po wybranym okresie.

Źródło: https://manualpass.eu/pl/funkcje/rodo-umowa-powierzenia/ · Stan na: 07.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Na pierwszy rzut oka cyfrowa instrukcja obsługi prawie nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Gdy jednak użytkownicy zamawiają wersję papierową lub Państwa zespół pracuje w aplikacji, pojawiają się imiona i nazwiska, adresy, adresy e-mail i dane logowania. Ta strona wyjaśnia, jak ManualPass z nimi postępuje. Techniczne środki ochrony, takie jak szyfrowanie i separacja danych klientów, opisuje strona [Bezpieczeństwo](https://manualpass.eu/pl/bezpieczenstwo/).

## Jakie dane osobowe są przetwarzane?

| Obszar | Typowe dane | Postępowanie w ManualPass |
|---|---|---|
| Państwa zespół | imię i nazwisko, adres e-mail, logowania | rejestr z czasem, osobą i adresem IP |
| Żądania wersji papierowej | imię i nazwisko, adres, adres e-mail osoby składającej żądanie | automatyczna anonimizacja po wybranym okresie |
| Odwiedzający stronę skanowania | pobieranie dokumentów | brak plików cookie, brak śledzenia |
| Dane bezpieczeństwa | nieudane logowania, wygasłe linki do resetu hasła | usunięcie po 24 godzinach |

## Kto jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym?

Administratorem w rozumieniu RODO jest ten, kto decyduje o celach i sposobach przetwarzania. Podmiotem przetwarzającym jest ten, kto przetwarza dane osobowe w imieniu i na polecenie administratora.

| Rola | Kto | Zadanie |
|---|---|---|
| Administrator | Państwo jako klient | decydują, jakie dane i w jakim celu są przetwarzane |
| Podmiot przetwarzający | ManualPass | przetwarza dane zgodnie z Państwa poleceniami |
| Podmiot podprzetwarzający | lima-city (TrafficPlex GmbH, Brema) | zapewnia hosting w Niemczech |

## Zawarcie umowy powierzenia online w aplikacji

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych reguluje zgodnie z art. 28 RODO, w jaki sposób usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. W ManualPass zawierają ją Państwo bezpośrednio w aplikacji:

1. Proszę otworzyć w aplikacji sekcję **„Ochrona danych i umowa powierzenia”**.
2. Proszę sprawdzić treść umowy wraz z technicznymi i organizacyjnymi środkami ochrony w załączniku 2.
3. Proszę zawrzeć umowę elektronicznie.
4. Proszę zapisać zawartą umowę jako PDF do swojej dokumentacji.

Forma elektroniczna jest wystarczająca: art. 28 ust. 9 RODO obok formy pisemnej wyraźnie dopuszcza także formę elektroniczną. Zawarcie umowy powierzenia odnotowuje [rejestr zmian](https://manualpass.eu/pl/funkcje/rejestr-zmian/) wraz z czasem i osobą.

!!! tipp "Wskazówka praktyczna"
    Państwa inspektor ochrony danych chce wcześniej przeczytać umowę? Pełna treść jest dostępna publicznie na stronie [Umowa powierzenia](https://manualpass.eu/en/dpa/), bez logowania.

## Gdzie przetwarzane są dane?

Wszystkie dane znajdują się na serwerach w Niemczech: dokumenty, rejestr, dane zespołu i konta, a także dane z żądań wersji papierowej. Jedynym podmiotem podprzetwarzającym jest dostawca hostingu lima-city (TrafficPlex GmbH, Brema).

## Strona skanowania bez plików cookie i bez śledzenia

Strona skanowania to publiczna strona internetowa, którą użytkownicy widzą po zeskanowaniu kodu QR. Nie używa plików cookie ani śledzenia. Państwa klienci nie są więc śledzeni podczas czytania instrukcji.

## Żądania wersji papierowej: minimalizacja danych dzięki anonimizacji

Gdy użytkownik zamawia wersję papierową, producent potrzebuje imienia i nazwiska oraz adresu do wysyłki. Później te dane nie są już potrzebne. Dlatego ManualPass po wysyłce automatycznie anonimizuje żądania wersji papierowej:

- **Okres do wyboru:** 6, 12, 24 lub 36 miesięcy po wysyłce.
- **Pozostaje zachowane:** data, maszyna i status żądania.
- **Zostaje usunięte:** dane osobowe osoby składającej żądanie.

Dzięki temu nadal mogą Państwo wykazać, że żądania zostały zrealizowane w terminie, bez przechowywania danych adresowych dłużej, niż to konieczne. Przebieg żądania opisuje strona [Wersja papierowa na żądanie](https://manualpass.eu/pl/funkcje/wersja-papierowa/).

## Dane bezpieczeństwa usuwane po 24 godzinach

Nieudane próby logowania i wygasłe linki do resetu hasła ManualPass przechowuje tylko krótko, w celu ochrony przed nadużyciami. Dane te są usuwane po 24 godzinach. Dłużej przechowywane są jedynie wpisy w rejestrze zmian, np. udane logowania, ponieważ służą jako dowód, kto i kiedy wykonał daną czynność.

## Gotowy fragment tekstu do Państwa polityki prywatności

Ponieważ jako administrator muszą Państwo informować użytkowników o przetwarzaniu, ManualPass udostępnia w aplikacji gotowy fragment tekstu. Przenoszą go Państwo do własnej polityki prywatności i dostosowują do swojej firmy. Fragment opisuje, że do udostępniania dokumentów i obsługi żądań wersji papierowej korzystają Państwo z usługodawcy. Dostosowany tekst warto sprawdzić z inspektorem ochrony danych.

## Lista kontrolna ochrony danych

- ☐ Zawrzeć umowę powierzenia w aplikacji w sekcji „Ochrona danych i umowa powierzenia” i zapisać ją jako PDF
- ☐ Ustalić okres anonimizacji żądań wersji papierowej
- ☐ Przenieść fragment tekstu do własnej polityki prywatności
- ☐ Wpisać ManualPass wraz z podmiotem podprzetwarzającym do rejestru czynności przetwarzania

!!! achtung "Częsty błąd"
    „Umowa powierzenia całkowicie załatwia kwestię ochrony danych.” Umowa powierzenia reguluje jedynie stosunek między Państwem a ManualPass. Obowiązki informacyjne wobec użytkowników i własny rejestr czynności przetwarzania pozostają Państwa zadaniem jako administratora.

## Najczęstsze pytania

**Jak zawrzeć umowę powierzenia z ManualPass?**
W aplikacji w sekcji „Ochrona danych i umowa powierzenia”. Umowa zgodnie z art. 28 RODO jest zawierana elektronicznie, co art. 28 ust. 9 RODO wyraźnie dopuszcza, a następnie można ją zapisać jako PDF. Treść umowy można wcześniej przeczytać publicznie.

**Kto jest podmiotem podprzetwarzającym?**
Wyłącznie dostawca hostingu lima-city (TrafficPlex GmbH, Brema). Serwery znajdują się w Niemczech. Innych podmiotów podprzetwarzających ManualPass do przetwarzania Państwa danych nie wykorzystuje.

**Czy strona skanowania używa plików cookie lub śledzenia?**
Nie. Publiczna strona skanowania działa bez plików cookie i bez śledzenia. Osoba pobierająca instrukcję obsługi nie jest śledzona.

**Jak długo przechowywane są dane z żądań wersji papierowej?**
Po wysyłce żądania wersji papierowej są automatycznie anonimizowane, po wybranym przez Państwa okresie 6, 12, 24 lub 36 miesięcy. Data, maszyna i status pozostają zachowane jako dowód, a dane osobowe zostają usunięte.

---
Uwaga: informacja ogólna, nie stanowi porady prawnej.