# Dla importerów i dystrybutorów: dokumentacja zgodna z rozporządzeniem w sprawie maszyn

> Importerzy i dystrybutorzy muszą zgodnie z art. 13 i 15 rozporządzenia (UE) 2023/1230 sprawdzać i zapewniać, aby maszyny były udostępniane z instrukcją obsługi i deklaracją zgodności UE w języku łatwo zrozumiałym dla użytkowników; w Niemczech jest to język niemiecki. ManualPass udostępnia te dokumenty dla każdego modelu przez stały kod QR, z archiwum wersji i obsługą zamówień wersji papierowej.

Źródło: https://manualpass.eu/pl/importerzy/ · Stan na: 07.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Importer to podmiot, który po raz pierwszy wprowadza do obrotu na rynku UE maszynę z państwa trzeciego. Dystrybutor to podmiot w łańcuchu dostaw, który odsprzedaje maszynę, nie będąc producentem ani importerem. Dla obu tych podmiotów rozporządzenie w sprawie maszyn (UE) 2023/1230 od 20 stycznia 2027 r. zwiększa wymagania dotyczące dokumentacji.

## Państwa obowiązki w skrócie

- **Importer (art. 13):** Sprawdza dokumentację techniczną, oznakowanie CE i dołączone dokumenty. Zapewnia, aby dołączona była instrukcja obsługi i informacje, o których mowa w art. 10 ust. 7, podaje własne dane kontaktowe i przechowuje deklarację zgodności UE przez dziesięć lat.
- **Dystrybutor (art. 15):** Przed sprzedażą sprawdza oznakowanie CE, deklarację zgodności UE oraz to, czy instrukcja obsługi jest dołączona w języku łatwo zrozumiałym dla użytkowników.
- **Marka własna (art. 17):** Jeśli wprowadzają Państwo maszynę do obrotu pod własną nazwą lub marką, są Państwo uważani za producenta – ze wszystkimi obowiązkami wynikającymi z art. 10.

W Niemczech instrukcja obsługi, informacje dotyczące bezpieczeństwa i deklaracja zgodności UE muszą zgodnie z § 2 niemieckiej ustawy MaschinenDG być dostępne w języku niemieckim. Szczegółowo wyjaśnia to poradnik [Obowiązki importerów i dystrybutorów](https://manualpass.eu/en/guides/machinery-regulation-importer-obligations/).

!!! fakt "Wysokość kar w Niemczech według MaschinenDG"
    W Niemczech zgodnie z § 9 ust. 2 MaschinenDG dla większości naruszeń obowiązuje górna granica 10 000 €, np. gdy instrukcja obsługi lub deklaracja zgodności UE nie jest dołączona w języku niemieckim. Do 100 000 € możliwe jest w przypadku niepodjęcia działań naprawczych oraz gdy importerzy lub dystrybutorzy wprowadzają do obrotu lub udostępniają na rynku produkty niezgodne z wymaganiami. Przepisy o karach stosuje się od 20 stycznia 2027 r. (§ 12 MaschinenDG).

## Typowa sytuacja przy towarach z importu

Maszyna pochodzi z państwa trzeciego, a instrukcja jest po angielsku lub w języku producenta. Wersja w języku rynku jest dostarczana później, poprawiana i ponownie korygowana. Deklaracja zgodności UE istnieje jako skan w e-mailu. Przy kilku dostawcach i wielu modelach łatwo stracić orientację, która wersja należy do której dostawy.

## Jak udostępnić dokumenty za pomocą ManualPass

1. **Dodanie modelu:** Dla każdego modelu otrzymują Państwo stały kod QR i krótki link.
2. **Przesłanie sprawdzonych dokumentów:** Instrukcja obsługi w języku rynku, deklaracja zgodności UE oraz – jeśli są dostępne – inne wersje językowe w formacie PDF.
3. **Umieszczenie etykiety:** Naklejenie etykiety na maszynę przy przyjęciu towaru – tylko jeśli nie jest to możliwe, na opakowanie lub dokument towarzyszący – albo przesłanie kodu QR w formacie SVG producentowi do umieszczenia na tabliczce znamionowej.
4. **Aktualizacja zamiast ponownego etykietowania:** Gdy pojawi się poprawiona wersja, wystarczy ją przesłać. Kod QR pozostaje ten sam, a stara wersja pozostaje w archiwum.

Zamówienia wersji papierowej przyjmują Państwo przez funkcję [Zamówienie wersji papierowej](https://manualpass.eu/pl/funkcje/wersja-papierowa/) z obliczaniem terminu i przypomnieniem.

!!! tipp "Wskazówka praktyczna"
    Proszę uzgodnić z dostawcą, że wydrukuje kod QR ManualPass w formacie SVG bezpośrednio na tabliczce znamionowej. Wtedy informacja o dostępie jest trwale połączona z maszyną, a Państwo oszczędzają etykietowanie w magazynie.

## Wielu dostawców, wiele modeli, własna marka

| Wymaganie | Realizacja w ManualPass |
|---|---|
| Wiele modeli od różnych dostawców | Jeden typ maszyny na model, do 50 w planie Professional, do 250 w planie Business |
| Wersja w języku rynku obok języka oryginalnego | Przesyłanie w maksymalnie 26 językach, strona skanowania z automatycznym rozpoznawaniem języka |
| Marka własna z własnymi danymi kontaktowymi | Państwa dane na stronie skanowania, Państwa dokumenty za Państwa kodem QR; własne logo i kolor marki od planu Professional |
| Kilka marek własnych lub lokalizacji | Marki i lokalizacje od planu Business: każdą maszynę przypisuje się do marki, a strona skanowania pokazuje nazwę, adres, dane kontaktowe, logo i kolor tej marki |
| Dowód, która wersja została dostarczona | Niezmienne wersje z sumą kontrolną SHA-256, dziennik zmian |
| Modele wycofane z oferty, maszyny nadal na rynku | Zarchiwizowane typy maszyn pozostają publicznie dostępne |
| Kilku pracowników w zakupach i serwisie | Role Właściciel, Edytor i Tylko odczyt; od planu Business dodatkowo Zatwierdzający do zatwierdzania nowych dokumentów według zasady czterech oczu |

ManualPass nie sprawdza treści i nie tłumaczy. To, czy dokumenty dostawcy są kompletne i prawidłowe, pozostaje Państwa zadaniem jako importera.

Więcej o logo, markach i lokalizacjach przeczytają Państwo w sekcji [Branding i marki](https://manualpass.eu/pl/funkcje/branding-i-marki/), a o rolach i zatwierdzaniu w sekcji [Zespół i zatwierdzanie](https://manualpass.eu/pl/funkcje/zespol-i-zatwierdzanie/).

## Który plan jest odpowiedni?

Do 10 modeli i 2 użytkowników: Starter za 129 € miesięcznie. Do 50 modeli i 5 użytkowników, z własnym logo: Professional za 279 € miesięcznie. Do 250 modeli i 15 użytkowników, z kilkoma markami i procesem zatwierdzania: Business za 549 € miesięcznie. Dla nieograniczonego asortymentu i liczby użytkowników, ze stałym opiekunem i indywidualną umową, dostępny jest Enterprise – cena na zapytanie.

Wszystkie ceny są cenami netto (+ VAT); okres obowiązywania wynosi 12 miesięcy, a rozliczenie następuje rocznie z góry. Funkcje obowiązkowe są zawarte w każdym planie. Szczegóły w sekcji [Cennik](https://manualpass.eu/pl/cennik/). Konto zakładają Państwo samodzielnie, bez spotkania demonstracyjnego, i testują ManualPass bezpłatnie przez 14 dni, bez danych płatniczych.

## Najczęstsze pytania

**Kiedy importer jest uważany za producenta?**
Zgodnie z art. 17 rozporządzenia (UE) 2023/1230 za producenta uważa się podmiot, który wprowadza produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo modyfikuje produkt już wprowadzony do obrotu w taki sposób, że może to wpłynąć na jego zgodność. Przejmuje on wtedy obowiązki producenta wynikające z art. 10 i 11.

**Czy jako importer mogę udostępniać instrukcję obsługi w formie cyfrowej?**
Tak. Importer musi zapewnić, aby do maszyny dołączona była instrukcja obsługi i informacje, o których mowa w art. 10 ust. 7 (art. 13 ust. 4). Jeśli producent z państwa trzeciego dostarcza tylko wersję w innym języku, zapewniają Państwo dołączenie sprawdzonej wersji w wymaganym języku – w formie cyfrowej np. przez ManualPass. Jeśli instrukcja jest niekompletna, importer nie może wprowadzić maszyny do obrotu, dopóki nie zostanie zapewniona jej zgodność (art. 13 ust. 2).

**Jakie kary grożą w Niemczech za brak instrukcji w języku niemieckim?**
W Niemczech naruszenia, takie jak dołączenie instrukcji obsługi nie w języku niemieckim, mogą zgodnie z § 9 ust. 2 niemieckiej ustawy MaschinenDG podlegać grzywnie do 10 000 €. Wyższy pułap do 100 000 € dotyczy m.in. sytuacji, gdy importerzy wprowadzają do obrotu produkty niezgodne z wymaganiami.

**Czy ManualPass tłumaczy instrukcje moich dostawców?**
Nie. ManualPass udostępnia gotowe pliki PDF. Tłumaczenie zlecają Państwo producentowi lub biuru tłumaczeń, a następnie przesyłają sprawdzoną wersję.

**Czy mogę zarządzać kilkoma markami własnymi w jednym koncie?**
Tak, od planu Business. Tworzą Państwo marki lub lokalizacje i przypisują każdą maszynę do marki. Strona skanowania pokazuje wtedy nazwę, adres, dane kontaktowe, logo i kolor danej marki.

---
Uwaga: informacja ogólna, nie stanowi porady prawnej.