# 10 Jahre Verfügbarkeit: Betriebsanleitung und EU-KE langfristig sichern > Für die Betriebsanleitung gelten nach der Maschinenverordnung zwei verschiedene 10-Jahre-Regeln: Technische Unterlagen und EU-Konformitätserklärung müssen mindestens zehn Jahre für die Behörden aufbewahrt werden (Art. 10 Abs. 3). Eine digital bereitgestellte Betriebsanleitung muss für die voraussichtliche Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich sein (Art. 10 Abs. 7). Für die digitale EU-Konformitätserklärung gilt eine entsprechende Regel nach Art. 10 Abs. 8. Quelle: https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-10-jahre/ · Stand: 04.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu) „Zehn Jahre“ taucht in der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 an mehreren Stellen auf. Gemeint sind aber zwei verschiedene Pflichten mit unterschiedlichen Adressaten. Wer sie verwechselt, archiviert sauber für die Behörde – und lässt gleichzeitig den QR-Code auf der Maschine ins Leere laufen. Dieser Ratgeber trennt beide Pflichten und zeigt, wie Sie die [digitale Betriebsanleitung](https://manualpass.eu/digitale-betriebsanleitung/) langfristig absichern. ## Aufbewahrung oder Online-Verfügbarkeit – was ist der Unterschied? Die **Aufbewahrungspflicht** betrifft Unterlagen, die Sie für die Marktüberwachungsbehörden bereithalten. Die **Online-Verfügbarkeit** betrifft Dokumente, die Ihre Kunden jederzeit abrufen können müssen. | | Aufbewahrung | Online-Verfügbarkeit Anleitung | Online-Verfügbarkeit EU-KE | |---|---|---|---| | Fundstelle | Art. 10 Abs. 3 | Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. c | Art. 10 Abs. 8 UAbs. 2 | | Für wen | Marktüberwachungsbehörden | Nutzer der Maschine | Nutzer der Maschine | | Was | Technische Unterlagen, EU-Konformitätserklärung | Digital bereitgestellte Betriebsanleitung | Digital bereitgestellte EU-Konformitätserklärung | | Dauer | Mindestens 10 Jahre | Voraussichtliche Lebensdauer, mindestens 10 Jahre nach Inverkehrbringen | Erwartete Lebensdauer, mindestens 10 Jahre nach Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme | | Wo | Intern, auf Anfrage vorzulegen | Öffentlich zugänglich | Öffentlich zugänglich | !!! fakt "Rechtsgrundlage" Die digitale Betriebsanleitung muss online zugänglich sein „während der voraussichtlichen Lebensdauer […] und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen“. — Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. c VO (EU) 2023/1230 Die **technischen Unterlagen** sind die interne Dokumentation, mit der der Hersteller die Konformität seiner Maschine belegt, etwa Risikobeurteilung, Zeichnungen und Prüfberichte. Sie bewahren Sie nach Art. 10 Abs. 3 mindestens zehn Jahre lang für die Behörden auf. Neu ist, dass Behörden auf begründeten Antrag auch Quellcode oder Programmierlogik anfordern können, soweit das für die Konformitätsprüfung erforderlich ist. Auch Importeure sind betroffen: Sie halten die EU-Konformitätserklärung nach Art. 13 Abs. 8 zehn Jahre lang bereit. Für unvollständige Maschinen gilt nach Art. 11 eine Online-Pflicht von mindestens zehn Jahren für die Montageanleitung, dort ohne Lebensdauer-Zusatz. !!! achtung "Häufiger Irrtum" „Unsere Unterlagen liegen zehn Jahre im Archiv, damit ist alles erfüllt.“ Ein internes Archiv erfüllt nur die Aufbewahrungspflicht. Die Online-Verfügbarkeit für Nutzer ist eine eigene Pflicht. ## Ab wann laufen die 10 Jahre? Die Online-Frist beginnt mit dem **Inverkehrbringen**. Inverkehrbringen ist die erstmalige Bereitstellung eines Produkts auf dem Unionsmarkt – und zwar jedes einzelnen Exemplars, nicht des Modells. Daraus folgt nach verbreiteter Auslegung: Maßgeblich ist das **zuletzt ausgelieferte Exemplar** eines Maschinentyps. - Sie verkaufen einen Maschinentyp von 2027 bis 2035. - Das letzte Exemplar wird im Dezember 2035 in Verkehr gebracht. - Die Anleitung muss dann mindestens bis Dezember 2045 online zugänglich sein – länger, wenn die voraussichtliche Lebensdauer darüber hinausgeht. Für die digitale EU-Konformitätserklärung nennt Art. 10 Abs. 8 neben dem Inverkehrbringen auch die Inbetriebnahme als Anknüpfungspunkt. Planen Sie hier vorsichtshalber mit dem späteren der beiden Zeitpunkte. ## Was bedeutet „voraussichtliche Lebensdauer“? Die Verordnung definiert den Begriff nicht. Es handelt sich um einen **offenen, auslegungsbedürftigen Punkt**, zu dem der Leitfaden der EU-Kommission noch aussteht. Praktisch heißt das: Viele Maschinen laufen 20 Jahre und länger. Für sie reichen zehn Jahre Online-Verfügbarkeit nicht aus. Legen Sie die voraussichtliche Lebensdauer pro Maschinentyp fest, zum Beispiel anhand von Auslegungsdaten, Erfahrungswerten oder Ersatzteilverfügbarkeit, und dokumentieren Sie die Begründung. !!! tipp "Praxis-Tipp" Wer keine belastbare Lebensdauer festlegen kann, sollte die Anleitung nicht nach zehn Jahren abschalten. Eine archivierte PDF-Datei online zu lassen kostet wenig – eine unerreichbare Anleitung bei einem Unfall kann deutlich teurer werden. ## Müssen alte Versionen abrufbar bleiben? Die Verordnung sagt dazu nichts ausdrücklich. Sie verlangt aber, dass der Nutzer jederzeit, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine, auf die Anleitung zugreifen kann (Art. 10 Abs. 7 lit. b). Gemeint ist die Anleitung, die zu seiner Maschine gehört. Ändert sich die Anleitung, etwa nach einer Konstruktionsänderung, passt die neue Fassung nicht unbedingt zu älteren Exemplaren. Es spricht deshalb viel dafür, jede ausgelieferte Version für die gesamte Frist abrufbar zu halten. Kennzeichnen Sie dabei klar, für welche Baujahre oder Ausführungen eine Version gilt. ## Welche Risiken gefährden die Verfügbarkeit über 10 Jahre? Zehn bis zwanzig Jahre sind in der IT eine lange Zeit. Websites, Anbieter und Firmenstrukturen ändern sich in diesem Zeitraum fast sicher. Der QR-Code auf dem Typenschild ändert sich dagegen nie. ### Website-Relaunch Bei einem Relaunch ändern sich oft Pfade und Dateinamen. Ein QR-Code, der auf „/downloads/anleitung_v3.pdf“ zeigt, führt danach auf eine Fehlerseite. Betroffen sind alle Maschinen, die bereits ausgeliefert wurden. ### Domainwechsel Umfirmierung, Fusion oder eine neue Marke führen häufig zu einer neuen Domain. Wird die alte Domain nicht dauerhaft weitergeleitet oder läuft sie aus, sind alle gedruckten Links wertlos. ### Anbieterwechsel Dynamische QR-Code-Generatoren leiten über die Server des Anbieters weiter. Kündigen Sie den Vertrag oder stellt der Anbieter den Dienst ein, funktionieren die Codes nicht mehr. Das gilt ebenso für Dokumentenportale, deren Links an den Anbieter gebunden sind. ### Insolvenz oder Betriebsaufgabe Was mit der Online-Verfügbarkeit bei Insolvenz des Herstellers geschieht, regelt die Verordnung nicht ausdrücklich. Für Importeure und Händler ist das ein Grund, eigene Kopien der Anleitungen vorzuhalten. Für Hersteller lohnt es sich, die Bereitstellung so zu organisieren, dass sie nicht von einer einzelnen Person oder einem einzelnen Server abhängt. ## Wie sichern Sie die 10 Jahre technisch ab? Die folgenden Maßnahmen ergänzen sich. Keine allein deckt alle Risiken ab. ### Stabile URL Der Zugangshinweis auf der Maschine sollte auf eine Adresse zeigen, die sich nie ändert – unabhängig von der Struktur Ihrer Website. Üblich ist ein Kurzlink pro Maschinentyp, der intern auf die jeweils aktuelle Fassung zeigt. Mehr dazu im Ratgeber [Betriebsanleitung per QR-Code](https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-qr-code/). ### Versionsarchiv Jede Version, die mit einer Maschine ausgeliefert wurde, sollte unverändert erhalten bleiben. Kunden mit älteren Maschinen brauchen die Fassung, die zu ihrem Exemplar passt. Gleichzeitig können Sie so im Streitfall belegen, welche Anleitung zu welchem Zeitpunkt galt. ### Prüfsummen Eine **Prüfsumme** (zum Beispiel SHA-256) ist ein digitaler Fingerabdruck einer Datei. Schon eine winzige Änderung am Dokument ergibt eine völlig andere Prüfsumme. Wer die Prüfsumme bei der Veröffentlichung festhält, kann Jahre später belegen, dass die Datei unverändert ist. ### Exporte und Backups Halten Sie alle veröffentlichten PDF-Dateien zusätzlich in einem eigenen Archiv vor, unabhängig vom Bereitstellungsdienst. Legen Sie dazu eine Übersicht an: Maschinentyp, Version, Gültigkeitszeitraum, Prüfsumme, Link. Damit können Sie bei einem Anbieterwechsel alles neu bereitstellen, ohne Dokumente suchen zu müssen. ### Checkliste: 10-Jahres-Verfügbarkeit - ☐ Voraussichtliche Lebensdauer pro Maschinentyp festgelegt und begründet - ☐ Datum des letzten Inverkehrbringens je Typ erfasst, Enddatum der Online-Pflicht berechnet - ☐ Zugangshinweis zeigt auf eine stabile Adresse, nicht auf einen Dateipfad - ☐ Alle ausgelieferten Versionen archiviert und abrufbar - ☐ Prüfsumme je Datei dokumentiert - ☐ Eigenes Backup aller PDF-Dateien vorhanden - ☐ Relaunch- und Domainwechsel-Prozess enthält Linkprüfung aller QR-Codes - ☐ Technische Unterlagen und EU-Konformitätserklärung für die Behörde mindestens zehn Jahre archiviert ## Welche Folgen haben Verstöße? In Deutschland regelt das Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz (MaschinenDG) die Sanktionen. Werden Unterlagen nicht oder nicht zehn Jahre aufbewahrt, ist nach § 9 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 MaschinenDG eine Geldbuße bis zu 10.000 Euro möglich. Daneben können Behörden Maßnahmen bis zum Rückruf anordnen. ## Mögliche Änderungen durch Omnibus IV Mit dem Omnibus IV (Digitalisierung) steht eine mögliche künftige Änderung von Art. 10 Abs. 7 und 8 im Raum. Rat und Parlament haben sich am 9. Juni 2026 vorläufig geeinigt. Stand Oktober 2026 ist die Änderung nicht im Amtsblatt veröffentlicht, die Details für Maschinen sind offen. Planen Sie daher nach geltendem Recht. ## So setzen Sie das mit ManualPass um Mit ManualPass laden Sie Betriebsanleitungen und EU-Konformitätserklärungen als PDF hoch und stellen sie pro Maschinentyp unter einem festen QR-Code und Kurzlink bereit, der sich nie ändert. Jede Version bleibt unverändert archiviert und abrufbar, mit SHA-256-Prüfsumme pro Datei, die auf der Scan-Seite sichtbar ist. Ein Änderungsprotokoll mit Prüfsummen-Kette macht nachträgliche Manipulationen erkennbar. Ausgelaufene Maschinentypen können Sie archivieren; sie bleiben öffentlich erreichbar. Die Server stehen in Deutschland. Details finden Sie unter [Archivierung und Versionierung](https://manualpass.eu/funktionen/archivierung/) und [Preise](https://manualpass.eu/preise/). ## Häufige Fragen **Ab wann laufen die 10 Jahre für die digitale Betriebsanleitung?** Die Frist beginnt nach Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. c VO (EU) 2023/1230 mit dem Inverkehrbringen. Da jedes Exemplar einzeln in Verkehr gebracht wird, richtet sich die Frist nach verbreiteter Auslegung nach dem zuletzt ausgelieferten Exemplar eines Maschinentyps. Wird ein Typ bis 2035 verkauft, muss die Anleitung also mindestens bis 2045 online sein. **Was gilt, wenn die Lebensdauer der Maschine länger als 10 Jahre ist?** Dann gilt die längere Frist. Die Anleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer und mindestens zehn Jahre lang online zugänglich sein. Der Begriff „voraussichtliche Lebensdauer“ ist in der Verordnung nicht definiert; legen Sie ihn je Maschinentyp nachvollziehbar fest und dokumentieren Sie die Begründung. **Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrung und Online-Verfügbarkeit?** Die Aufbewahrung nach Art. 10 Abs. 3 richtet sich an die Marktüberwachungsbehörden und betrifft technische Unterlagen und EU-Konformitätserklärung, die intern archiviert werden dürfen. Die Online-Verfügbarkeit nach Art. 10 Abs. 7 und 8 richtet sich an die Nutzer und verlangt, dass Anleitung und EU-Konformitätserklärung öffentlich abrufbar bleiben. **Müssen alte Versionen der Betriebsanleitung abrufbar bleiben?** Die Verordnung regelt das nicht ausdrücklich. Da der Nutzer jederzeit auf die Anleitung seiner Maschine zugreifen können soll, empfiehlt es sich, jede ausgelieferte Version archiviert und abrufbar zu halten. So lässt sich auch später belegen, welche Fassung zu welchem Zeitpunkt galt. **Was passiert mit der digitalen Anleitung bei einem Website-Relaunch?** Ein Relaunch ändert oft die Adressen von Dateien, sodass QR-Codes auf bereits ausgelieferten Maschinen ins Leere führen. Planen Sie deshalb eine stabile Adresse, die unabhängig von der Website-Struktur ist, und prüfen Sie vor jedem Relaunch, dass alle gedruckten Links weiter funktionieren. ## Quellen - [Verordnung (EU) 2023/1230 (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32023R1230) - [Art. 10 VO (EU) 2023/1230 – Pflichten der Hersteller (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/10) - [Art. 11 VO (EU) 2023/1230 – unvollständige Maschinen (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/11) - [Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz (MaschinenDG)](https://www.gesetze-im-internet.de/maschinendg/) --- Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.