# Papierversion der Betriebsanleitung auf Anfrage – Frist, Kosten, Ablauf > Wer die Betriebsanleitung digital bereitstellt, muss sie auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform liefern (Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230). Für eine Betriebsanleitung in Papierform auf Anfrage brauchen Sie deshalb einen festen Ablauf: Anfrage erfassen, Frist berechnen, drucken, versenden und die Erfüllung nachweisbar dokumentieren. Quelle: https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-papierform-anfrage/ · Stand: 04.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu) Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erlaubt es, die Betriebsanleitung digital bereitzustellen. Sie verlangt aber zugleich, dass Nutzer auf Wunsch eine Papierversion erhalten – kostenlos und innerhalb eines Monats. Diese Pflicht wird in vielen Umstellungsprojekten unterschätzt, weil sie selten auftritt und dann schnell gehen muss. Dieser Ratgeber erklärt, was die Verordnung genau verlangt, welche Punkte noch offen sind und wie Sie einen Ablauf aufsetzen, mit dem Sie jede Anfrage fristgerecht erfüllen und später nachweisen können. Den Gesamtrahmen finden Sie im Leitfaden zur [digitalen Betriebsanleitung](https://manualpass.eu/digitale-betriebsanleitung/). ## Was regelt die Maschinenverordnung zur Papierform? Die digitale Betriebsanleitung ist eine Option, keine Pflicht. Entscheidet sich ein Hersteller dafür, muss er mehrere Bedingungen erfüllen – darunter die Papierversion auf Verlangen. !!! fakt "Rechtsgrundlage" Art. 10 Abs. 7 UAbs. 1 VO (EU) 2023/1230: „Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden.“ UAbs. 3 ergänzt die Papierpflicht auf Verlangen. Die Verordnung gilt ab dem 20. Januar 2027 (Art. 54). > „Auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs stellt der Hersteller die Betriebsanleitung jedoch innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereit.“ > — Art. 10 Abs. 7 UAbs. 3 VO (EU) 2023/1230 Die wichtigsten Eckdaten im Überblick: | Punkt | Regelung | Fundstelle | |---|---|---| | Wer verlangt? | der Nutzer | Art. 10 Abs. 7 UAbs. 3 | | Wann? | zum Zeitpunkt des Kaufs | Art. 10 Abs. 7 UAbs. 3 | | Frist | innerhalb eines Monats | Art. 10 Abs. 7 UAbs. 3 | | Kosten | kostenlos | Art. 10 Abs. 7 UAbs. 3 | | Wer liefert? | der Hersteller | Art. 10 Abs. 7 UAbs. 3 | | Unvollständige Maschinen | Montageanleitung auf Verlangen der einbauenden Person, ebenfalls binnen eines Monats kostenlos | Art. 11 Abs. 7 | Bereits unter der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG akzeptiert der Leitfaden in Ausgabe 2.3 (April 2024) die digitale Anleitung unter vergleichbaren Bedingungen, einschließlich Papier binnen eines Monats auf Verlangen. ## Wer darf die Papierversion verlangen? Anspruchsberechtigt ist der **Nutzer**, also die Person oder das Unternehmen, das die Maschine erwirbt und verwendet. Bei unvollständigen Maschinen ist es die **einbauende Person**, die die Montageanleitung auf Papier verlangen kann (Art. 11 Abs. 7). Eine besondere Begründung muss der Nutzer nicht liefern. Prüfen Sie deshalb nicht, ob der Wunsch „berechtigt“ ist, sondern nur, ob die Anfrage einer Maschine zugeordnet werden kann. ## Was bedeutet „zum Zeitpunkt des Kaufs“? Hier liegt die größte Unklarheit. Die Verordnung definiert nicht, ob nur ein Verlangen bei Vertragsschluss zählt oder auch eines kurz danach, etwa bei Lieferung oder Inbetriebnahme. Offen ist auch, wie Rahmenverträge und mehrstufige Bestellprozesse zu behandeln sind. !!! achtung "Auslegung offen" Was „zum Zeitpunkt des Kaufs“ praktisch bedeutet und wann die Monatsfrist beginnt, ist noch ungeklärt. Die EU-Kommission arbeitet an einem Leitfaden zur Maschinenverordnung, der für Ende 2026, spätestens zum 20.01.2027, angekündigt ist (Stand Oktober 2026). Für die Praxis empfiehlt sich eine großzügige Linie: Bieten Sie die Papierversion im Bestellprozess aktiv an und bearbeiten Sie auch spätere Anfragen. Eine abgelehnte Anfrage spart wenig Geld, kann aber Streit mit Kunden oder Rückfragen der Marktüberwachung auslösen. ## Wie lang ist die Frist – und wann beginnt sie? Die Frist beträgt **einen Monat**. Weil der Fristbeginn nicht ausdrücklich geregelt ist, sollten Sie konservativ ab dem **Eingang der Anfrage** rechnen. Planen Sie Druck und Versand so, dass das Dokument innerhalb dieses Monats beim Nutzer ankommt – nicht nur, dass es das Haus verlässt. Bei Auslandsversand, umfangreichen Anleitungen oder mehreren Sprachen kann ein Monat knapp werden. Ein interner Puffer von sieben bis zehn Tagen vor Fristende ist sinnvoll. ## Wer trägt Druck- und Versandkosten? Der Hersteller. Die Verordnung verlangt die Bereitstellung **kostenlos**, ohne Einschränkung. Berechnen Sie daher weder Druck- noch Porto- noch Bearbeitungskosten. Auch eine Mindestbestellmenge oder Bindung an einen Servicevertrag ist mit dem Wortlaut nicht vereinbar. Kalkulieren Sie die Kosten pauschal in den Produktpreis ein. Wie oft Anfragen kommen, hängt stark von Kundengruppe und Branche ab; ein fester Ablauf hält den Aufwand pro Anfrage in jedem Fall gering. ## Ablauf: Papier-Anfrage in sieben Schritten bearbeiten Ein fester Prozess verhindert, dass Anfragen im Postfach eines Mitarbeiters liegen bleiben. Die folgenden Schritte funktionieren mit Formular, E-Mail-Postfach oder Ticketsystem. ### 1. Anfragekanal festlegen und sichtbar machen Legen Sie einen eindeutigen Kanal fest, zum Beispiel ein Formular auf der Seite, auf die der QR-Code der Maschine verweist, oder eine eigene E-Mail-Adresse. Nennen Sie diesen Kanal dort, wo Nutzer die digitale Anleitung finden, und im Bestellprozess. Wie Sie den Zugangshinweis gestalten, zeigt der Ratgeber [Betriebsanleitung per QR-Code](https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-qr-code/). ### 2. Anfrage vollständig erfassen Erfassen Sie pro Anfrage mindestens: - Name, Firma und Postanschrift des Anfragenden - Maschinentyp bzw. Modell (idealerweise mit Seriennummer der Maschine) - gewünschte Sprache - Datum und Uhrzeit des Eingangs - Bezug zum Kauf (z. B. Auftrags- oder Rechnungsnummer) ### 3. Frist berechnen und Eingang bestätigen Tragen Sie das Fristende (Eingang plus ein Monat) ein und setzen Sie eine Erinnerung vor Ablauf. Bestätigen Sie dem Anfragenden den Eingang schriftlich. Die Bestätigung ist zugleich Ihr erster Nachweis. ### 4. Richtige Version und Sprache bestimmen Liefern Sie die Version, die zur Maschine des Nutzers gehört, in der gewünschten bzw. vorgeschriebenen Sprache. In Deutschland muss die Betriebsanleitung nach § 2 MaschinenDG in deutscher Sprache abgefasst sein. Notieren Sie die Versionsnummer, damit später klar ist, welcher Stand verschickt wurde. ### 5. Drucken und versenden Drucken Sie die Anleitung vollständig und gut lesbar. Wählen Sie eine Versandart mit Sendungsverfolgung, wenn der Zugang nachweisbar sein soll. ### 6. Versand dokumentieren und Empfänger informieren Halten Sie Versanddatum, Versandart und Sendungsnummer fest und informieren Sie den Anfragenden über den Versand. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. ### 7. Vorgänge auswerten Werten Sie die Anfragen regelmäßig aus: Welche Maschinentypen, welche Sprachen, welche Kundengruppen? Häufen sich Anfragen bei einem Typ, kann es wirtschaftlicher sein, dort eine gedruckte Anleitung standardmäßig beizulegen. ## Wie weisen Sie die Erfüllung nach? Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form der Dokumentation vor. Im Streitfall oder bei einer Anfrage der Marktüberwachung müssen Sie aber belegen können, dass Sie fristgerecht geliefert haben. Diese Checkliste deckt die typischen Nachweise ab: - ☐ Eingangsdatum der Anfrage, unveränderbar protokolliert - ☐ Eingangsbestätigung an den Anfragenden - ☐ Maschinentyp, Sprache und versandte Dokumentversion - ☐ Versanddatum und Sendungsnummer bzw. Versandbeleg - ☐ Versandbenachrichtigung an den Anfragenden - ☐ Zuständige Person im Unternehmen - ☐ Aufbewahrung der Vorgänge an einem zentralen Ort !!! tipp "Praxis-Tipp" Protokollieren Sie Papier-Anfragen nicht nur im persönlichen Postfach. Ein zentrales Protokoll mit Zeitstempel bleibt auch dann verfügbar, wenn Mitarbeiter wechseln oder Postfächer gelöscht werden. ## Gilt die Pflicht auch für Importeure und Händler? Art. 10 Abs. 7 richtet sich an den **Hersteller**. Importeure (in der Verordnung „Einführer“) müssen nach Art. 13 Abs. 4 gewährleisten, dass Betriebsanleitung und Informationen nach Art. 10 Abs. 7 beigefügt sind. Händler prüfen vor der Bereitstellung, ob diese Unterlagen in einer für Nutzer leicht verständlichen Sprache beiliegen (Art. 15 Abs. 2). Wichtig ist Art. 17: Wer eine Maschine unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt, gilt als Hersteller. Dann liegt auch die Papierpflicht auf Anfrage bei Ihnen. Inverkehrbringen ist die erstmalige Bereitstellung eines Produkts auf dem Unionsmarkt (siehe [Glossar](https://manualpass.eu/glossar/)). Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, ist es in der Praxis kaum umsetzbar, Papier-Anfragen von dort aus binnen eines Monats zu erfüllen. Regeln Sie vertraglich, wer Anfragen entgegennimmt und druckt. Mehr dazu im Ratgeber [Pflichten für Importeure](https://manualpass.eu/ratgeber/maschinenverordnung-importeur-pflichten/). ## Wann ist Papier ohnehin Pflicht? Unabhängig von einer Anfrage verlangt Art. 10 Abs. 7 UAbs. 4 Papier, wenn eine Maschine für **nichtprofessionelle Nutzer** bestimmt ist oder von ihnen vernünftigerweise vorhersehbar verwendet werden kann. Dann müssen die Sicherheitsinformationen, die für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung wesentlich sind, auf Papier beiliegen – nicht zwingend die ganze Anleitung. Welche Informationen genau dazugehören, ist noch auslegungsbedürftig. Details finden Sie im Ratgeber zu [Sicherheitsinformationen auf Papier](https://manualpass.eu/ratgeber/verbraucher-sicherheitsinformationen-papier/). ## Häufige Fehler bei Papier-Anfragen !!! achtung "Häufiger Irrtum" „Wir stellen digital bereit, also müssen wir kein Papier mehr vorhalten.“ Falsch: Sie müssen in der Lage sein, eine Anleitung binnen eines Monats zu drucken und zu versenden – für jeden Maschinentyp, den Sie digital bereitgestellt verkaufen. Weitere typische Fehler: - Kein definierter Anfragekanal, Anfragen gehen im Vertrieb unter. - Versandkostenpauschale oder Bearbeitungsgebühr wird berechnet. - Verschickt wird die aktuelle Version statt der Version, die zur Maschine gehört. - Es gibt keinen Nachweis über Eingang und Versand. - Die Frist wird ab Bearbeitungsbeginn statt ab Eingang gerechnet. ## Was ändert sich möglicherweise künftig? Der Kommissionsvorschlag Omnibus IV (Digitalisierung) sieht Änderungen an der Maschinenverordnung vor, unter anderem neue Fristen für Papier auf Anfrage. Rat und Parlament haben am 09.06.2026 eine vorläufige Einigung erzielt. Stand Oktober 2026 ist die Änderung jedoch nicht im Amtsblatt veröffentlicht; die endgültigen Regeln für Maschinen sind noch offen. Bis dahin gilt Art. 10 Abs. 7 in der oben zitierten Fassung. ## So setzen Sie das mit ManualPass um ManualPass bietet auf der öffentlichen Scan-Seite jedes Maschinentyps ein Formular „Papierversion anfordern“. Eine Frist von 30 Tagen ab Eingang wird automatisch berechnet (bei kürzeren Kalendermonaten wie im Februar kann die gesetzliche Monatsfrist früher enden), Hersteller und Anfragender erhalten eine E-Mail, und sieben Tage vor Fristablauf folgt eine Erinnerung. Druck und Versand übernehmen Sie selbst; mit „als versendet markieren“ wird der Empfänger informiert und der Vorgang im Änderungsprotokoll nachweisbar festgehalten. Details zur [Papier-Anfrage-Funktion](https://manualpass.eu/funktionen/papier-anfrage/) und zu den [Preisen](https://manualpass.eu/preise/). ## Häufige Fragen **Muss ich die Betriebsanleitung in Papierform liefern, wenn ich sie digital bereitstelle?** Ja, wenn der Nutzer dies zum Zeitpunkt des Kaufs verlangt. Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230 verpflichtet den Hersteller, die Betriebsanleitung dann innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereitzustellen. Ohne Verlangen genügt die digitale Form, sofern deren Bedingungen erfüllt sind. **Innerhalb welcher Frist muss die Papierversion beim Nutzer sein?** Die Verordnung nennt eine Frist von einem Monat. Wann diese Frist genau beginnt, ist noch nicht abschließend geklärt; ein Leitfaden der EU-Kommission wird erwartet. In der Praxis sollten Sie ab Eingang der Anfrage rechnen und so planen, dass das Dokument innerhalb eines Monats beim Nutzer ankommt. **Darf ich für die Papierversion Druck- oder Versandkosten berechnen?** Nein. Die Verordnung verlangt die Bereitstellung ausdrücklich kostenlos. Da der Wortlaut keine Einschränkung enthält, sollten Sie weder Druck- noch Versand- oder Bearbeitungskosten in Rechnung stellen. **Gilt die Papierpflicht auf Anfrage auch für Importeure?** Die Pflicht aus Art. 10 Abs. 7 richtet sich an den Hersteller. Wer eine Maschine jedoch unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt, gilt nach Art. 17 als Hersteller und trägt die Pflicht selbst. Importeure ohne Herstellerrolle sollten mit dem Hersteller vertraglich regeln, wer Anfragen bearbeitet. **Wie weise ich nach, dass ich eine Papier-Anfrage fristgerecht erfüllt habe?** Dokumentieren Sie für jede Anfrage Eingangsdatum, Anfragenden, Maschinentyp, Sprache, versandte Dokumentversion und Versanddatum. Ergänzend helfen Versandbelege und eine Bestätigung an den Anfragenden. So können Sie gegenüber Marktüberwachung oder Kunden belegen, dass Sie die Monatsfrist eingehalten haben. ## Quellen - [Verordnung (EU) 2023/1230 (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32023R1230) - [Art. 10 VO (EU) 2023/1230 – Pflichten der Hersteller (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/10) - [Art. 11 VO (EU) 2023/1230 – unvollständige Maschinen (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/11) - [Art. 17 VO (EU) 2023/1230 – Einführer und Händler als Hersteller (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/17) - [Swissmem: Betriebsanleitung und Konformitätserklärung in digitaler Form](https://www.swissmem.ch/de/wissen/wirtschaftsrecht/maschinenrichtlinie-2006/42/eg-betriebsanleitung-und-konformitaetserklaerung-per-sofort-in-digitaler-form-moeglich.html) - [Rat der EU: Einigung zu Omnibus-Vereinfachungen (09.06.2026)](https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2026/06/09/simplification-council-and-parliament-strike-deal-to-help-growing-businesses-thrive-and-accelerate-digitalisation/) --- Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.