# EU-Konformitätserklärung digital bereitstellen – Pflichten und Praxis

> Die EU-Konformitätserklärung digital bereitzustellen ist nach Art. 10 Abs. 8 VO (EU) 2023/1230 zulässig: Statt sie der Maschine beizulegen, geben Sie in der Betriebsanleitung eine Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code an. Die Erklärung muss dann für die erwartete Lebensdauer, mindestens aber zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme online verfügbar bleiben.

Quelle: https://manualpass.eu/ratgeber/eu-konformitaetserklaerung-digital/ · Stand: 04.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Die EU-Konformitätserklärung (EU-KE) ist die Erklärung, mit der der Hersteller in alleiniger Verantwortung bestätigt, dass seine Maschine die einschlägigen Anforderungen des EU-Rechts erfüllt. Bisher lag sie meist als unterschriebenes Blatt in der Dokumentationsmappe. Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erlaubt ab dem 20. Januar 2027 ausdrücklich, sie stattdessen über eine Internetadresse oder einen QR-Code bereitzustellen.

Dieser Ratgeber erklärt die Bedingungen, zeigt die Pflichtangaben als Checkliste und beantwortet praktische Fragen zu Unterschrift, Versionen und Import. Den rechtlichen Gesamtrahmen finden Sie auf der Seite zur [Maschinenverordnung](https://manualpass.eu/maschinenverordnung/).

## Ist die digitale EU-Konformitätserklärung erlaubt?

Ja. Art. 10 Abs. 8 stellt die digitale Bereitstellung gleichberechtigt neben das Beifügen.

> „… oder die Hersteller geben alternativ in der Betriebsanleitung und den Hinweisen nach Anhang III Abschnitt 1.7 die Internetadresse oder den maschinenlesbaren Code an, unter der bzw. dem auf diese EU-Konformitätserklärung zugegriffen werden kann.“
> — Art. 10 Abs. 8 VO (EU) 2023/1230

Wichtig: Die Adresse bzw. der Code muss **in der Betriebsanleitung** stehen. Ein QR-Code nur auf der Maschine erfüllt diese Vorgabe allein nicht. In der Praxis führt ein gemeinsamer Code oft zu einer Seite mit Betriebsanleitung und EU-KE; zusätzlich gehört die Adresse in die Anleitung selbst. Wie Sie einen solchen Code gestalten, zeigt der Ratgeber [Betriebsanleitung per QR-Code](https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-qr-code/).

Schon unter der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG akzeptiert der Leitfaden in Ausgabe 2.3 (April 2024) die digitale EG-Konformitätserklärung unter vergleichbaren Bedingungen.

## Wie lange muss die EU-KE online sein?

!!! fakt "Rechtsgrundlage"
    Digitale EU-Konformitätserklärungen müssen für die erwartete Lebensdauer, „in jedem Fall für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme“ online verfügbar sein (Art. 10 Abs. 8 UAbs. 2 VO (EU) 2023/1230).

Inverkehrbringen ist die erstmalige Bereitstellung eines Produkts auf dem Unionsmarkt (siehe [Glossar](https://manualpass.eu/glossar/)). Maßgeblich ist das einzelne Exemplar: Wird ein Maschinentyp acht Jahre lang gebaut, muss die Erklärung für das zuletzt ausgelieferte Exemplar noch zehn Jahre danach abrufbar sein.

Zwei Pflichten werden häufig verwechselt:

| Pflicht | Inhalt | Adressat | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Online-Verfügbarkeit | EU-KE öffentlich abrufbar, Lebensdauer, mind. 10 Jahre | Nutzer | Art. 10 Abs. 8 UAbs. 2 |
| Aufbewahrung | Technische Unterlagen und EU-KE mind. 10 Jahre bereithalten | Marktüberwachungsbehörden | Art. 10 Abs. 3 |

Wie Sie beide Fristen technisch absichern, auch bei Relaunch oder Anbieterwechsel, beschreibt der Ratgeber [10 Jahre Verfügbarkeit](https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-10-jahre/).

## Welche Pflichtangaben verlangt Anhang V Teil A?

Inhalt und Form der EU-KE regeln Art. 21 und das Muster in **Anhang V Teil A**. Die folgende Checkliste fasst die Angaben allgemein zusammen. Den genauen Wortlaut und die Nummerierung entnehmen Sie bitte dem Verordnungstext auf [EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32023R1230).

- ☐ Eindeutige Identifizierung der Maschine bzw. des dazugehörigen Produkts (z. B. Produkt-, Typ- oder Seriennummer)
- ☐ Name und Anschrift des Herstellers und gegebenenfalls seines Bevollmächtigten
- ☐ Erklärung, dass der Hersteller die alleinige Verantwortung für die Ausstellung trägt
- ☐ Beschreibung des Gegenstands der Erklärung, die eine Rückverfolgung ermöglicht
- ☐ Erklärung, dass der Gegenstand der Maschinenverordnung und gegebenenfalls weiteren einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften entspricht
- ☐ Angabe der angewandten harmonisierten Normen, gemeinsamen Spezifikationen oder sonstigen technischen Spezifikationen
- ☐ Falls beteiligt: notifizierte Stelle, durchgeführtes Konformitätsbewertungsverfahren und ausgestellte Bescheinigung
- ☐ Ort und Datum der Ausstellung
- ☐ Name und Funktion der unterzeichnenden Person sowie Unterschrift

!!! achtung "Vor Veröffentlichung prüfen"
    Diese Liste ist eine verkürzte Arbeitshilfe. Gleichen Sie Ihre Vorlage vor dem 20.01.2027 vollständig mit Anhang V Teil A auf EUR-Lex ab. Bestehende EG-Konformitätserklärungen nach Anhang II der Maschinenrichtlinie lassen sich nicht ungeprüft übernehmen.

Zwei Regeln aus Art. 21 sind für die Praxis besonders wichtig:

- **Eine Erklärung für alles:** Unterliegt die Maschine mehreren EU-Rechtsakten, die eine Konformitätserklärung verlangen, wird nur **eine** EU-KE ausgestellt (Art. 21 Abs. 3).
- **Laufend aktualisieren und übersetzen:** Die Erklärung ist auf dem neuesten Stand zu halten und in die vom Mitgliedstaat vorgeschriebene Sprache zu übersetzen (Art. 21 Abs. 2).

## Muss die digitale EU-KE unterschrieben sein?

Das Muster in Anhang V Teil A sieht eine Unterzeichnung vor. Die digitale Bereitstellung ändert daran nichts: Auch die online abrufbare Erklärung muss erkennen lassen, wer sie wann und wo für den Hersteller unterzeichnet hat.

Welche Form einer elektronischen Unterschrift ausreicht, regelt die Verordnung nach unserer Prüfung nicht ausdrücklich. Diese Frage ist auslegungsbedürftig; der Leitfaden der EU-Kommission zur Maschinenverordnung ist Stand Oktober 2026 noch nicht veröffentlicht. In der Praxis verbreitet sind zwei Wege:

1. Original handschriftlich unterzeichnen, archivieren und eine PDF-Fassung davon online stellen.
2. Die PDF-Datei elektronisch signieren, sodass die Signatur prüfbar bleibt.

Wichtiger als die Signaturtechnik ist, dass die online gestellte Datei nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann. Eine Prüfsumme pro Datei macht Änderungen erkennbar. Eine Prüfsumme ist ein aus dem Dateiinhalt berechneter Wert, der sich bei jeder Änderung der Datei ändert.

## Was gilt bei Normänderung oder neuer Version?

Die EU-KE ist laufend zu aktualisieren (Art. 21 Abs. 2). Eine neue Fassung wird typischerweise nötig, wenn sich angewandte Normen ändern, die Maschine konstruktiv geändert wird oder sich Herstellerangaben ändern.

Für die digitale Bereitstellung heißt das:

- ☐ Neue Fassung mit eigenem Ausstellungsdatum erstellen und unterzeichnen.
- ☐ Unter derselben Adresse bzw. demselben Code bereitstellen.
- ☐ Ältere Fassungen unverändert archivieren und abrufbar halten.
- ☐ Festhalten, ab welchem Zeitpunkt oder welcher Seriennummer welche Fassung gilt.

Der letzte Punkt ist eine Empfehlung aus der Praxis: Für ein 2027 ausgeliefertes Exemplar ist die damals gültige Erklärung maßgeblich, nicht die Fassung von 2031. Wer alte Fassungen löscht, kann das später nicht mehr belegen.

## Welche Sprache und welche Sanktionen?

In Deutschland ist die EU-KE nach § 2 MaschinenDG **in deutscher Sprache** abzufassen. Liegt sie nicht in deutscher Sprache bei, sieht § 9 MaschinenDG ein Bußgeld bis zu 10.000 Euro vor. Andere Mitgliedstaaten legen ihre Sprache(n) selbst fest; mehrsprachige Staaten können mehrere Sprachen verlangen.

Für digitale Erklärungen ist es praktisch, alle Sprachfassungen unter einer Adresse anzubieten, damit Nutzer und Behörden die passende Fassung finden.

## EU-Konformitätserklärung oder Einbauerklärung?

| Merkmal | EU-Konformitätserklärung | EU-Einbauerklärung |
|---|---|---|
| Gilt für | Maschinen und dazugehörige Produkte | Unvollständige Maschinen |
| Muster | Anhang V Teil A | Anhang V Teil B |
| Digital erlaubt | ja, Art. 10 Abs. 8 | ja, Art. 11 Abs. 8 |
| Ort der Adresse/des Codes | Betriebsanleitung und Hinweise nach Anhang III 1.7 | Montageanleitung |
| Online-Verfügbarkeit | Lebensdauer, mind. 10 Jahre | mind. 10 Jahre |
| Aufbewahrung | 10 Jahre (Art. 10 Abs. 3) | 10 Jahre (Art. 11 Abs. 3) |

Eine unvollständige Maschine ist eine Gesamtheit, die für sich genommen noch keine Maschine ist und zum Einbau in eine andere Maschine bestimmt ist. Wird sie eingebaut, stellt der Hersteller der fertigen Maschine die EU-Konformitätserklärung aus.

## Wer muss die EU-KE beim Import vorhalten?

- **Einführer** halten eine Kopie der EU-KE zehn Jahre lang für die Marktüberwachungsbehörden bereit (Art. 13 Abs. 8).
- **Händler** prüfen vor der Bereitstellung die CE-Kennzeichnung und, ob die EU-KE „entsprechend Artikel 10 Absatz 8“ vorliegt (Art. 15 Abs. 2).
- Wer eine Maschine unter **eigenem Namen oder eigener Marke** in Verkehr bringt, gilt als Hersteller und stellt die Erklärung selbst aus (Art. 17).

Stellt ein Hersteller außerhalb der EU seine Erklärung nur auf der eigenen Website bereit, trägt der Importeur das Risiko, dass die Adresse verschwindet. Mehr dazu im Ratgeber [Pflichten für Importeure](https://manualpass.eu/ratgeber/maschinenverordnung-importeur-pflichten/).

## Was ändert sich möglicherweise künftig?

Der Kommissionsvorschlag Omnibus IV (Digitalisierung) sieht vor, die EU-KE künftig ausschließlich elektronisch über Link oder QR-Code ohne Login bereitzustellen. Rat und Parlament haben am 09.06.2026 eine vorläufige Einigung erzielt. Stand Oktober 2026 ist die Änderung nicht im Amtsblatt veröffentlicht; die endgültigen Details für Maschinen sind offen. Bis dahin gilt Art. 10 Abs. 8 wie oben beschrieben.

## So setzen Sie das mit ManualPass um

Mit ManualPass laden Sie Ihre unterzeichnete EU-Konformitätserklärung als PDF zum Maschinentyp hoch, auch in mehreren Sprachen. Sie ist über denselben festen QR-Code bzw. Kurzlink erreichbar wie die Betriebsanleitung, ohne App und Login. Jede Version bleibt unverändert archiviert, mit SHA-256-Prüfsumme auf der Scan-Seite und einem Änderungsprotokoll mit Prüfsummen-Kette. Ausgelaufene Maschinen bleiben öffentlich erreichbar. Mehr zur [Archivierung](https://manualpass.eu/funktionen/archivierung/) und zu den [Preisen](https://manualpass.eu/preise/).

## Häufige Fragen

**Darf die EU-Konformitätserklärung für Maschinen digital bereitgestellt werden?**
Ja. Nach Art. 10 Abs. 8 VO (EU) 2023/1230 kann der Hersteller statt der beigefügten Erklärung in der Betriebsanleitung und den Hinweisen nach Anhang III Abschnitt 1.7 eine Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code angeben. Die Regel gilt ab dem 20. Januar 2027.

**Wie lange muss die digitale EU-Konformitätserklärung online verfügbar sein?**
Für die erwartete Lebensdauer der Maschine, in jedem Fall mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme (Art. 10 Abs. 8 UAbs. 2). Davon zu unterscheiden ist die Pflicht, die Erklärung zehn Jahre für die Marktüberwachungsbehörden aufzubewahren (Art. 10 Abs. 3).

**Muss die digitale EU-Konformitätserklärung unterschrieben sein?**
Das Muster in Anhang V Teil A sieht eine Unterzeichnung mit Ort, Datum, Name und Funktion vor. Welche Form einer elektronischen Unterschrift ausreicht, ist nicht ausdrücklich geregelt. Verbreitet ist, das unterzeichnete Original zu archivieren und eine PDF-Fassung davon online bereitzustellen.

**In welcher Sprache muss die EU-Konformitätserklärung in Deutschland vorliegen?**
In deutscher Sprache. Das schreibt § 2 MaschinenDG vor; Art. 21 Abs. 2 VO (EU) 2023/1230 verlangt die Übersetzung in die vom jeweiligen Mitgliedstaat vorgeschriebene Sprache. Liegt die Erklärung nicht auf Deutsch bei, droht ein Bußgeld bis zu 10.000 Euro.

**Was ist der Unterschied zwischen EU-Konformitätserklärung und Einbauerklärung?**
Die EU-Konformitätserklärung (Anhang V Teil A) gehört zu vollständigen Maschinen und dazugehörigen Produkten. Die EU-Einbauerklärung (Anhang V Teil B) gehört zu unvollständigen Maschinen. Auch die Einbauerklärung darf digital bereitgestellt werden und muss dann mindestens zehn Jahre online bleiben (Art. 11 Abs. 8).

**Wer muss die EU-Konformitätserklärung beim Import vorhalten?**
Einführer halten nach Art. 13 Abs. 8 eine Kopie der EU-Konformitätserklärung zehn Jahre lang für die Marktüberwachungsbehörden bereit. Händler prüfen vor der Bereitstellung, ob die Erklärung entsprechend Art. 10 Abs. 8 vorliegt (Art. 15 Abs. 2).

## Quellen

- [Verordnung (EU) 2023/1230 (EUR-Lex) – Anhang V Teil A im Volltext](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32023R1230)
- [Art. 10 VO (EU) 2023/1230 – Pflichten der Hersteller (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/10)
- [Art. 21 VO (EU) 2023/1230 – EU-Konformitätserklärung (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/21)
- [Art. 13 VO (EU) 2023/1230 – Pflichten der Einführer (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/13)
- [Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz (MaschinenDG)](https://www.gesetze-im-internet.de/maschinendg/)
- [Swissmem: Betriebsanleitung und Konformitätserklärung in digitaler Form](https://www.swissmem.ch/de/wissen/wirtschaftsrecht/maschinenrichtlinie-2006/42/eg-betriebsanleitung-und-konformitaetserklaerung-per-sofort-in-digitaler-form-moeglich.html)

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Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.