# Redaktionssystem, Portal oder PDF-Plattform – was brauchen KMU? > Software für die Betriebsanleitung löst drei verschiedene Aufgaben: Ein Redaktionssystem (CCMS) dient dem Erstellen und Übersetzen, ein Content-Delivery-Portal der intelligenten Ausspielung von Inhalten, eine schlanke PDF-Bereitstellung der Veröffentlichung fertiger Dokumente nach den Bedingungen der Verordnung. Die Maschinenverordnung schreibt kein bestimmtes System vor – entscheidend ist, dass die Bedingungen aus Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230 erfüllt werden. Quelle: https://manualpass.eu/ratgeber/redaktionssystem-oder-bereitstellung/ · Stand: 04.10.2026 · ManualPass (https://manualpass.eu) Wer nach „Software Betriebsanleitung“ sucht, landet schnell bei sehr unterschiedlichen Produkten. Manche helfen beim Schreiben, manche beim Ausspielen von Inhalten, manche nur beim Veröffentlichen fertiger Dokumente. Diese Systeme sind keine Konkurrenten im engeren Sinn, sondern Werkzeuge für verschiedene Schritte. Dieser Ratgeber erklärt die drei Ansätze neutral, zeigt, was die Maschinenverordnung tatsächlich verlangt, und gibt Ihnen Kriterien für die Auswahl. Er richtet sich an kleine und mittlere Maschinenbauer sowie an Importeure und Händler. ## Welche Aufgaben gibt es bei der Betriebsanleitung? Rund um die Betriebsanleitung fallen drei Aufgaben an, die oft vermischt werden: - **Erstellen und Übersetzen:** Inhalte schreiben, Varianten pflegen, Sprachversionen erzeugen. - **Verwalten und Ausspielen:** Inhalte strukturiert ablegen und gezielt an Nutzer, Service oder Vertrieb ausliefern. - **Rechtskonform bereitstellen:** Die fertige Anleitung so veröffentlichen, dass die Anforderungen der [Maschinenverordnung](https://manualpass.eu/maschinenverordnung/) erfüllt sind – mit Zugangshinweis, dauerhaftem Link und Papierversion auf Anfrage. Welche dieser Aufgaben Sie mit Software unterstützen müssen, hängt davon ab, wie Sie heute arbeiten. Wer seine Anleitungen von einem Dienstleister als fertige PDF erhält, hat einen anderen Bedarf als eine Redaktionsabteilung mit Hunderten Varianten. ## Was ist ein Redaktionssystem (CCMS)? Ein Redaktionssystem (Component Content Management System, kurz CCMS) ist eine Software zum Erstellen, Verwalten und Übersetzen technischer Dokumentation in wiederverwendbaren Modulen. Statt ganze Dokumente zu kopieren, schreiben Redakteure einzelne Bausteine, etwa einen Sicherheitshinweis oder ein Kapitel zur Wartung. Diese Bausteine werden für jede Maschinenvariante neu zusammengesetzt. Typische Stärken eines CCMS sind Variantenmanagement, Übersetzungsmanagement und die Ausgabe in mehrere Formate, zum Beispiel PDF, HTML oder Druck. Viele Systeme unterstützen Branchenstandards wie iiRDS oder VDI 2770 für den Austausch von Dokumentationsdaten. Ein CCMS ist ein Werkzeug für professionelle technische Redaktion. Die Einführung ist in der Regel ein Projekt: Inhalte müssen modularisiert, Prozesse definiert und Mitarbeitende geschult werden. Der Nutzen steigt mit der Zahl der Varianten, Sprachen und Aktualisierungen. ## Was ist ein Content-Delivery-Portal? Ein Content-Delivery-Portal ist eine Software, die technische Inhalte für Nutzer durchsuchbar und gefiltert bereitstellt, zum Beispiel nach Produkt, Seriennummer, Rolle oder Sprache. Häufig wird es aus einem Redaktionssystem gespeist und zeigt Inhalte nicht nur als PDF, sondern als einzelne Themen im Browser oder in einer App. Portale richten sich oft an Service-Techniker, Betreiber und Händler, die schnell eine bestimmte Information finden müssen. Typische Funktionen sind Volltextsuche, Benutzerverwaltung und die Verknüpfung mit Ersatzteil- oder Serviceinformationen. Auch hier ist die Einführung in der Regel ein Projekt mit Konzeption und Datenaufbereitung. ## Was ist eine schlanke PDF-Bereitstellung? Eine schlanke PDF-Bereitstellung ist eine Plattform, auf die Sie fertige Dokumente als PDF hochladen und über einen festen Link oder QR-Code öffentlich zugänglich machen. Sie erstellt keine Inhalte und übersetzt nicht, sondern konzentriert sich auf die Veröffentlichung. Der Fokus liegt auf den Bedingungen, die das Recht an die Bereitstellung knüpft: dauerhafter Zugang, Download und Druck, Versionsnachweis und der Umgang mit Papieranfragen. Die Einführung ist meist eine Frage von Stunden statt Monaten, weil keine Inhalte umstrukturiert werden müssen. ## Was verlangt die Maschinenverordnung eigentlich? Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027. Sie erlaubt die digitale Betriebsanleitung ausdrücklich, schreibt aber kein bestimmtes Software-System vor. > „Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden.“ > — Art. 10 Abs. 7 UAbs. 1 VO (EU) 2023/1230 !!! fakt "Bedingungen für die digitale Form (Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230)" - **a)** Auf der Maschine – falls nicht möglich, auf Verpackung oder Begleitdokument – steht, wie auf die digitale Anleitung zugegriffen werden kann. - **b)** Das Format erlaubt Ausdrucken, Herunterladen und Speichern auf einem elektronischen Gerät. - **c)** Die Anleitung ist während der voraussichtlichen Lebensdauer, mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, online zugänglich. Zusätzlich (UAbs. 3): Papierform auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs, innerhalb eines Monats und kostenlos. Keiner dieser Punkte setzt ein Redaktionssystem oder ein Portal voraus. Umgekehrt erfüllt auch ein CCMS diese Punkte nicht automatisch: Ein dauerhafter Link, ein nachvollziehbarer Prozess für Papieranfragen und der Nachweis, welche Version wann galt, müssen in jedem Fall organisiert werden. Details zur Frist finden Sie im Ratgeber [Papierversion auf Anfrage](https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-papierform-anfrage/). !!! achtung "Häufiger Irrtum" „Für die Maschinenverordnung brauchen wir ein Redaktionssystem.“ Das stimmt nicht. Die Verordnung regelt Inhalt, Sprache und Bereitstellung der Anleitung. Mit welchem Werkzeug Sie die Anleitung schreiben, bleibt Ihre Entscheidung. ## Die drei Ansätze im Vergleich Die folgende Tabelle beschreibt typische Ausprägungen. Einzelne Produkte können davon abweichen; prüfen Sie die Angaben im Einzelfall beim Anbieter. | Kriterium | Redaktionssystem (CCMS) | Content-Delivery-Portal | Schlanke PDF-Bereitstellung | |---|---|---|---| | Hauptzweck | Inhalte erstellen, verwalten, übersetzen | Inhalte gezielt ausspielen und durchsuchen | Fertige Dokumente nach Art. 10 Abs. 7 veröffentlichen | | Einführungsaufwand | hoch (Projekt, Modularisierung, Schulung) | mittel bis hoch (Konzeption, Datenaufbereitung) | gering (PDF hochladen, QR-Code anbringen) | | Typische Kosten | eher hoch, oft projektbezogen | eher hoch, oft projektbezogen | eher niedrig, häufig als Abo | | Voraussetzung | strukturierte Inhalte, Redaktionsteam | Inhalte aus CCMS oder aufbereitete Daten | fertige PDF-Dateien | | Variantenmanagement | Kernfunktion | über Filter und Metadaten | auf Ebene des Maschinentyps | | Übersetzung | häufig integriert oder angebunden | Ausspielung je Sprache | Upload fertiger Sprachversionen | | Papieranfrage-Prozess | meist nicht Teil des Systems | anbieterabhängig | je nach Anbieter integriert | | Geeignet für | große Redaktionen, viele Varianten | Service-Organisationen, große Produktpaletten | KMU, Importeure, Händler | ## Nach welchen Kriterien sollten Sie entscheiden? Die Wahl hängt weniger von Funktionslisten ab als von Ihrer Ausgangslage. Diese Kriterien helfen bei der Einordnung: ### Wer erstellt Ihre Anleitungen? Wenn Sie selbst eine Redaktion mit vielen Varianten und Sprachen betreiben, ist ein CCMS ein naheliegendes Werkzeug. Erhalten Sie Anleitungen dagegen fertig von einem Dienstleister oder – als Importeur – vom Hersteller, brauchen Sie in erster Linie eine Lösung zur Bereitstellung. ### Wie viele Maschinentypen und Sprachen haben Sie? Bei wenigen Maschinentypen und einer überschaubaren Zahl an Sprachen ist der Aufwand für Modularisierung oft größer als der Nutzen. Bei Hunderten Varianten kann sich ein CCMS dagegen schnell auszahlen. ### Wie sichern Sie die zehn Jahre Online-Verfügbarkeit? Die Online-Pflicht läuft mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen – länger als viele Softwareverträge. Fragen Sie jeden Anbieter, ob der Link stabil bleibt, was bei Vertragsende passiert und wie Sie bei einem Wechsel Ihre Zugangshinweise auf bereits ausgelieferten Maschinen weiter bedienen. Mehr dazu im Ratgeber [Betriebsanleitung 10 Jahre online](https://manualpass.eu/ratgeber/betriebsanleitung-10-jahre/). ### Können Sie nachweisen, welche Version galt? Bei Haftungsfragen ist entscheidend, welche Fassung der Anleitung ein Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt abrufen konnte. Achten Sie darauf, dass alte Versionen unverändert archiviert bleiben und Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden, zum Beispiel über Prüfsummen. ### Wie bearbeiten Sie Papieranfragen? Die Pflicht zur kostenlosen Papierversion innerhalb eines Monats ist ein Prozess, kein Dokument. Klären Sie, wo Anfragen eingehen, wer die Frist überwacht und wie Sie die Erledigung belegen. ### Wo werden die Daten gehostet? Prüfen Sie Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ob auf der öffentlichen Seite Tracking stattfindet. Für viele Unternehmen im DACH-Raum ist Hosting in der EU oder in Deutschland ein Auswahlkriterium. ## Kann man die Ansätze kombinieren? Ja, und in der Praxis ist das häufig. Ein typisches Szenario: Ein Redaktionsdienstleister erstellt die Anleitung mit seinem CCMS und liefert sie als PDF. Der Maschinenbauer veröffentlicht diese PDF über eine Bereitstellungsplattform und bringt den QR-Code am Typenschild an. Auch Unternehmen mit eigenem Portal nutzen manchmal eine zusätzliche, schlanke Lösung für einzelne Produktlinien oder für Handelsware. Wichtig ist, dass für jede Maschine klar ist, welcher Link der rechtlich maßgebliche Zugangshinweis ist. !!! tipp "Praxis-Tipp" Trennen Sie die Entscheidung „Womit schreiben wir?“ von der Entscheidung „Wie stellen wir bereit?“. So vermeiden Sie, dass ein großes Redaktionsprojekt die fristgerechte Umsetzung der Bereitstellungspflichten bis zum 20. Januar 2027 verzögert. ## Checkliste: Fragen an jeden Anbieter - ☐ Bleibt der Link bzw. QR-Code pro Maschinentyp dauerhaft gleich, auch bei neuen Dokumentversionen? - ☐ Können Nutzer die Anleitung ohne Login und ohne App öffnen, herunterladen und drucken? - ☐ Bleiben alte Versionen unverändert archiviert und abrufbar? - ☐ Gibt es einen Prozess für Papieranfragen mit Fristüberwachung und Nachweis? - ☐ Wie werden mehrere Sprachen bereitgestellt, in Deutschland mindestens Deutsch nach § 2 MaschinenDG? - ☐ Wo stehen die Server, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, werden Tracking-Cookies gesetzt? - ☐ Was passiert mit Dokumenten und Links bei Vertragsende? - ☐ Sind die Kosten vorab bekannt, und können Sie ohne langes Projekt starten? ## So setzen Sie das mit ManualPass um ManualPass ist eine schlanke Bereitstellungsplattform: Sie laden fertige Betriebsanleitungen, EU-Konformitätserklärungen und Montageanleitungen als PDF hoch. Pro Maschinentyp erhalten Sie einen festen QR-Code, der sich bei neuen Versionen nicht ändert. Jede Version bleibt mit SHA-256-Prüfsumme archiviert, Papieranfragen laufen über ein Formular mit Fristberechnung und Erinnerung. ManualPass erstellt oder übersetzt keine Anleitungen – das bleibt Aufgabe Ihrer Redaktion oder Ihres Dienstleisters. Eine Gegenüberstellung der Lösungstypen finden Sie im [Vergleich](https://manualpass.eu/vergleich/), die Tarife unter [Preise](https://manualpass.eu/preise/). ## Häufige Fragen **Brauche ich für die Maschinenverordnung ein Redaktionssystem?** Nein. Die Verordnung (EU) 2023/1230 regelt Inhalt, Sprache und Bereitstellung der Betriebsanleitung, aber nicht, mit welcher Software sie erstellt wird. Ein Redaktionssystem lohnt sich vor allem bei vielen Varianten und Sprachen; für die Bereitstellung selbst ist es keine Voraussetzung. **Was ist der Unterschied zwischen einem Redaktionssystem und einem Content-Delivery-Portal?** Ein Redaktionssystem (CCMS) ist ein Werkzeug zum Erstellen, Verwalten und Übersetzen modularer Inhalte. Ein Content-Delivery-Portal ist ein Werkzeug zum Ausspielen dieser Inhalte an Nutzer, meist mit Suche und Filtern nach Produkt oder Rolle. Viele Unternehmen setzen beide Systeme gemeinsam ein. **Reicht es, fertige PDFs digital bereitzustellen?** Rechtlich ja, sofern die Bedingungen aus Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230 erfüllt sind: Zugangshinweis auf der Maschine, ein Format zum Ausdrucken, Herunterladen und Speichern sowie Online-Verfügbarkeit für die voraussichtliche Lebensdauer, mindestens zehn Jahre. PDF erfüllt die Formatanforderung in der Praxis gut. **Kann ich ein Redaktionssystem mit einer PDF-Bereitstellung kombinieren?** Ja. Das Redaktionssystem oder ein externer Redaktionsdienstleister erzeugt die fertige Anleitung als PDF, die Bereitstellungsplattform veröffentlicht sie unter einem festen Link oder QR-Code. Beide Werkzeuge decken dann unterschiedliche Prozessschritte ab. **Worauf sollte ich bei Hosting und Datenschutz achten?** Fragen Sie nach dem Serverstandort, einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und danach, ob auf der öffentlichen Seite Tracking-Cookies gesetzt werden. Wichtig ist außerdem, was mit Ihren Dokumenten und Links bei Vertragsende geschieht, denn die Online-Pflicht läuft mindestens zehn Jahre. ## Quellen - [Verordnung (EU) 2023/1230 (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32023R1230) - [Art. 10 VO (EU) 2023/1230 – Pflichten der Hersteller (gesetze.legal)](https://gesetze.legal/eu/vo_eu_2023_1230/10) - [Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz – MaschinenDG](https://www.gesetze-im-internet.de/maschinendg/) - [Swissmem: Betriebsanleitung und Konformitätserklärung in digitaler Form (Leitfaden 2.3)](https://www.swissmem.ch/de/wissen/wirtschaftsrecht/maschinenrichtlinie-2006/42/eg-betriebsanleitung-und-konformitaetserklaerung-per-sofort-in-digitaler-form-moeglich.html) --- Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.