# Dnevnik sprememb in dokazila: vsaka različica dokazljiva

> Dnevnik sprememb v ManualPassu beleži vsako dejanje v zvezi z vašimi navodili za uporabo: nalaganje, objavo, odobritev, zahtevo za papirno različico, spremembe strojev in ekipe, s časom, osebo in IP-naslovom. Vnosi so povezani z veriženimi kontrolnimi vsotami SHA-256, tako da so naknadne spremembe opazne; vsaka različica dokumenta ima poleg tega svojo kontrolno vsoto.

Vir: https://manualpass.eu/sl/funkcije/dnevnik-sprememb/ · Stanje: 07. 10. 2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Digitalna navodila za uporabo je mogoče hitro posodobiti. Prav zato se pozneje pogosto postavi vprašanje: katera različica je bila na določen dan na spletu, kdo jo je objavil in ali je bila zahteva za papirno različico izpolnjena pravočasno? Dnevnik sprememb v ManualPassu odgovori na ta vprašanja, ne da bi morali voditi lastne sezname.

## Kaj je dnevnik sprememb?

Dnevnik sprememb je neprekinjen, časovno urejen zapis vseh dejanj v sistemu. V ManualPassu nastaja samodejno: vsak korak v zvezi s stroji, dokumenti in ekipo se shrani kot vnos.

## Katera dejanja se beležijo?

| Področje | Zabeležena dejanja |
|---|---|
| Dokumenti | nalaganje, objava, odobritev, zavrnitev |
| Zahteve za papirno različico | prejem, pošiljanje |
| Stroji | spremembe tipov strojev |
| Ekipa | spremembe ekipe |
| Celostna podoba | spremembe celostne podobe |
| Račun | sklenitev DPA, prijave |

Za vsak vnos ManualPass shrani tri podatke: **čas**, **osebo** in **IP-naslov**. Tako je mogoče vsako objavo pripisati konkretni osebi. Ker se vsa dejanja zbirajo na enem mestu, odpadejo lastni seznami v Excelu ali e-poštne mape, v katerih so bile odobritve in podatki o pošiljanju doslej razpršeno dokumentirani. Sledljive ostanejo tudi spremembe arhiviranih tipov strojev.

## Kako veriga kontrolnih vsot razkrije spremembe?

Kontrolna vsota SHA-256 je digitalni prstni odtis: če se spremeni le en znak, nastane povsem drugačna vrednost. ManualPass za vsak vnos v dnevnik izračuna takšno kontrolno vsoto in pri tem upošteva kontrolno vsoto prejšnjega vnosa. Tako nastane veriga.

Če se prejšnji vnos naknadno spremeni, se naslednje kontrolne vsote ne ujemajo več. Naknadne spremembe tako postanejo opazne. Aplikacija preveri verigo in prikaže rezultat, na primer:

- »Dnevnik nespremenjen (preverjenih vnosov: n)«

## Kontrolna vsota za vsako različico dokumenta

Neodvisno od dnevnika vsaka naložena datoteka dobi svojo kontrolno vsoto SHA-256. Prikazana je v aplikaciji in javno na strani za skeniranje poleg navedbe različice. Kdor je navodila prenesel, lahko pozneje preveri, ali se njegova datoteka ujema z objavljeno različico.

Prejšnje različice ostanejo nespremenjeno arhivirane in dostopne. Kako deluje arhiv različic, opisuje stran [Arhiviranje](https://manualpass.eu/sl/funkcije/arhiv-razlicic/).

## Popolno dokazilo o zahtevah za papirno različico

Če uporabnik prek strani za skeniranje zahteva papirno različico, ManualPass zabeleži postopek:

- **datum prejema** zahteve,
- **rok**, samodejno izračunan,
- **datum pošiljanja**, ko zahtevo označite kot poslano,
- **urednika**, ki je potrdil pošiljanje.

Tako lahko dokažete, da je bila zahteva obdelana v roku. Potek podrobno prikazuje stran [Zahteva za papirno različico](https://manualpass.eu/sl/funkcije/papirna-razlicica/).

## Za kaj potrebujete dokazilo?

- **Nadzor trga:** če organ vpraša, katera navodila so bila na voljo ob določenem času ali kako je bila obdelana zahteva za papirno različico, so na voljo datum, različica in kontrolna vsota.
- **Stranke:** pri reklamacijah ali razjasnitvi nesreč je mogoče pokazati, do katere različice je stranka lahko dostopala.
- **Interno:** vodenje kakovosti in dokumentacija vidita, kdo je kdaj kaj objavil ali odobril.

!!! tipp "Nasvet iz prakse"
    Od paketa Business je mogoče vsako objavo vezati na odobritev druge osebe. Odobritev in zavrnitev sta prav tako zabeleženi v dnevniku. Več o tem na strani [Ekipa in odobritev](https://manualpass.eu/sl/funkcije/ekipa-in-odobritev/).

## Primer: poizvedba organa za nadzor trga

Organ želi vedeti, katera navodila za uporabo so bila za tip stroja na voljo marca. Tako na poizvedbo odgovorite z ManualPassom:

1. **Ugotovite različico:** v arhivu različic tipa stroja vidite, katera različica je bila takrat objavljena.
2. **Dokažite objavo:** dnevnik prikaže čas in osebo objave ter po potrebi odobritev.
3. **Povežite datoteko:** kontrolna vsota SHA-256 dokazuje, da se predložena datoteka natančno ujema s to različico.
4. **Predajte dokumentacijo:** zagotovite arhivirano datoteko in, od paketa Professional, izpis dnevnika v CSV.

## Česa dnevnik ne zagotavlja

Dnevnik dokumentira postopke, vsebine ne preverja. Ali so navodila popolna in pravilna, ostaja vaša odgovornost kot proizvajalca. Tudi tiska in pošiljanja papirnih različic ManualPass ne prevzame; dnevnik zabeleži le, kdaj ste potrdili pošiljanje.

## Izvoz CSV od paketa Professional

Od paketa Professional dnevnik izvozite kot datoteko CSV, vključno s kontrolnimi vsotami. Datoteko je mogoče odpreti v vsaki preglednici, shraniti v lasten arhiv ali priložiti poizvedbi.

Dnevnik sam je vključen v vsak paket. ManualPass ne nadomešča pravne presoje v posameznem primeru, vam pa zagotovi podatke, na katere se takšna presoja lahko opre.

## Pogosta vprašanja

**Kaj se beleži v dnevniku sprememb?**
Vsako dejanje: nalaganje, objava, odobritev in zavrnitev, prejete in poslane zahteve za papirno različico, spremembe strojev, ekipe in celostne podobe, sklenitev DPA in prijave. Za vsak vnos ManualPass shrani čas, osebo, ki je ukrepala, in IP-naslov.

**Kaj pomeni veriga kontrolnih vsot?**
Vsak vnos v dnevnik dobi kontrolno vsoto SHA-256, v katero je vključena tudi kontrolna vsota prejšnjega vnosa. Če se starejši vnos naknadno spremeni, se naslednje kontrolne vsote ne ujemajo več. Aplikacija prikaže rezultat preverjanja, na primer »Dnevnik nespremenjen (preverjenih vnosov: n)«.

**Ali lahko dnevnik izvozim?**
Da, od paketa Professional kot datoteko CSV, vključno s kontrolnimi vsotami. Izvoz lahko shranite v svoj arhiv ali ga predložite ob poizvedbi organa za nadzor trga.

**Ali je dnevnik vključen v vsak paket?**
Da. Dnevnik sprememb in arhiv različic spadata med funkcije, ki so vključene v vsak paket. Le izvoz CSV zahteva paket Professional ali višji.

---
Opomba: splošne informacije, ne pravno svetovanje.