# Varstvo podatkov in DPA: zagotavljanje v skladu z GDPR

> Kdor z ManualPassom zagotavlja digitalna navodila za uporabo, pogodbo o obdelavi osebnih podatkov po členu 28 GDPR sklene neposredno v aplikaciji v razdelku »Varstvo podatkov in DPA« prek spleta. Edini podobdelovalec je ponudnik gostovanja lima-city s strežniki v Nemčiji; stran za skeniranje deluje brez piškotkov in brez sledenja, osebni podatki iz zahtev za papirno različico pa se po izbranem roku samodejno anonimizirajo.

Vir: https://manualpass.eu/sl/funkcije/varstvo-podatkov-dpa/ · Stanje: 07. 10. 2026 · ManualPass (https://manualpass.eu)

Digitalna navodila za uporabo na prvi pogled skoraj ne obdelujejo osebnih podatkov. Ko pa uporabniki zahtevajo papirno različico ali vaša ekipa dela v aplikaciji, nastanejo imena, naslovi, e-poštni naslovi in podatki o prijavah. Ta stran pojasnjuje, kako ManualPass ravna z njimi. Tehnične zaščitne ukrepe, kot sta šifriranje in ločevanje strank, opisuje stran [Varnost](https://manualpass.eu/sl/varnost/).

## Kateri osebni podatki nastanejo?

| Področje | Tipični podatki | Ravnanje v ManualPassu |
|---|---|---|
| Vaša ekipa | ime, e-poštni naslov, prijave | dnevnik s časom, osebo in IP-naslovom |
| Zahteve za papirno različico | ime, naslov, e-poštni naslov vlagatelja zahteve | samodejna anonimizacija po izbranem roku |
| Obiskovalci strani za skeniranje | dostop do dokumentov | brez piškotkov, brez sledenja |
| Varnostni podatki | neuspele prijave, potekle povezave za geslo | izbris po 24 urah |

## Kdo je upravljavec in kdo obdelovalec?

Upravljavec v smislu GDPR je tisti, ki odloča o namenih in sredstvih obdelave. Obdelovalec je tisti, ki osebne podatke obdeluje v imenu in po navodilih upravljavca.

| Vloga | Kdo | Naloga |
|---|---|---|
| Upravljavec | vi kot stranka | odločate, kateri podatki se obdelujejo in za kateri namen |
| Obdelovalec | ManualPass | obdeluje podatke po vaših navodilih |
| Podobdelovalec | lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen) | zagotavlja gostovanje v Nemčiji |

## DPA sklenete prek spleta v aplikaciji

Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (DPA) v skladu s členom 28 GDPR ureja, kako ponudnik storitev obdeluje osebne podatke v imenu drugega. Pri ManualPassu jo sklenete neposredno v aplikaciji:

1. V aplikaciji odprite razdelek **»Varstvo podatkov in DPA«**.
2. Preverite besedilo pogodbe s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi v Prilogi 2.
3. Pogodbo sklenite elektronsko.
4. Sklenjeno pogodbo shranite kot PDF za svojo dokumentacijo.

Elektronska oblika zadošča: člen 28(9) GDPR poleg pisne oblike izrecno dopušča tudi elektronsko obliko. Sklenitev DPA zabeleži [dnevnik sprememb](https://manualpass.eu/sl/funkcije/dnevnik-sprememb/) s časom in osebo.

!!! tipp "Nasvet iz prakse"
    Vaša pooblaščena oseba za varstvo podatkov želi pogodbo prebrati vnaprej? Celotno besedilo je javno dostopno na strani [DPA](https://manualpass.eu/en/dpa/), brez prijave.

## Kje se podatki obdelujejo?

Vsi podatki so na strežnikih v Nemčiji: dokumenti, dnevnik, podatki o ekipi in računu ter podatki iz zahtev za papirno različico. Edini podobdelovalec je ponudnik gostovanja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

## Stran za skeniranje brez piškotkov in brez sledenja

Stran za skeniranje je javna spletna stran, ki jo uporabniki vidijo po skeniranju kode QR. Ne uporablja piškotkov in ne uporablja sledenja. Vaše stranke se pri branju navodil torej ne spremljajo.

## Zahteve za papirno različico: najmanjši obseg podatkov z anonimizacijo

Če uporabnik zahteva papirno različico, proizvajalec za pošiljanje potrebuje ime in naslov. Pozneje ti podatki niso več potrebni. ManualPass zato zahteve za papirno različico po pošiljanju samodejno anonimizira:

- **Rok po izbiri:** 6, 12, 24 ali 36 mesecev po pošiljanju.
- **Ostane ohranjeno:** datum, stroj in status zahteve.
- **Se odstrani:** osebni podatki vlagatelja zahteve.

Tako lahko še naprej dokažete, da so bile zahteve obdelane v roku, ne da bi naslovne podatke hranili dlje, kot je potrebno. Potek zahteve opisuje stran [Zahteva za papirno različico](https://manualpass.eu/sl/funkcije/papirna-razlicica/).

## Varnostni podatki izbrisani po 24 urah

Neuspele poskuse prijave in potekle povezave za ponastavitev gesla ManualPass shrani le za kratek čas, da prepreči zlorabe. Ti podatki se po 24 urah izbrišejo. Dlje se hranijo le vnosi v dnevniku sprememb, na primer uspešne prijave, ker služijo kot dokazilo, kdo je kdaj izvedel katero dejanje.

## Vzorčno besedilo za vašo izjavo o zasebnosti

Ker morate kot upravljavec uporabnike obvestiti o obdelavi, ManualPass v aplikaciji zagotavlja vzorčno besedilo. Prevzamete ga v svojo izjavo o zasebnosti in ga prilagodite svojemu podjetju. Besedilo opisuje, da za zagotavljanje dokumentov in obdelavo zahtev za papirno različico uporabljate ponudnika storitev. Prilagojeno besedilo preverite s svojo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

## Kontrolni seznam za varstvo podatkov

- ☐ DPA skleniti v aplikaciji v razdelku »Varstvo podatkov in DPA« in jo shraniti kot PDF
- ☐ določiti rok anonimizacije za zahteve za papirno različico
- ☐ vzorčno besedilo prevzeti v lastno izjavo o zasebnosti
- ☐ ManualPass s podobdelovalcem vpisati v evidenco dejavnosti obdelave

!!! achtung "Pogosta zmota"
    »Z DPA je varstvo podatkov v celoti urejeno.« DPA ureja le razmerje med vami in ManualPassom. Vaše obveznosti obveščanja uporabnikov in vaša lastna evidenca dejavnosti obdelave ostajajo vaša naloga kot upravljavca.

## Pogosta vprašanja

**Kako sklenem DPA z ManualPassom?**
V aplikaciji v razdelku »Varstvo podatkov in DPA«. Pogodba po členu 28 GDPR se sklene elektronsko, kar člen 28(9) GDPR izrecno dopušča, nato pa jo lahko shranite kot PDF. Besedilo pogodbe lahko vnaprej javno preberete.

**Kdo je podobdelovalec?**
Izključno ponudnik gostovanja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen). Strežniki so v Nemčiji. Drugih podobdelovalcev ManualPass za obdelavo vaših podatkov ne uporablja.

**Ali stran za skeniranje uporablja piškotke ali sledenje?**
Ne. Javna stran za skeniranje deluje brez piškotkov in brez sledenja. Kdor odpre navodila za uporabo, se ne spremlja.

**Kako dolgo ostanejo shranjeni podatki iz zahtev za papirno različico?**
Po pošiljanju se zahteve za papirno različico samodejno anonimizirajo, po roku 6, 12, 24 ali 36 mesecev, ki ga izberete sami. Datum, stroj in status ostanejo ohranjeni kot dokazilo, osebni podatki pa se odstranijo.

---
Opomba: splošne informacije, ne pravno svetovanje.