Ekip ve onay: Kim neyi yapabilir – ve kim onaylar?

Birçok işletmede dokümantasyonu tek bir kişi yönetmez. Tasarım, teknik dokümantasyon, servis ve satın alma birimleri talimatları yükler veya kontrol eder. Bu nedenle ManualPass iki şeyi düzenler: hesapta kimin hangi yetkilere sahip olduğunu ve yeni bir belgenin gerçekte ne zaman yayımlandığını.

Hangi roller var?

Rol, bir kullanıcıya atadığınız sabit bir yetki paketidir. ManualPass dört rol içerir:

Arayüz ve e-postalar tüm kullanıcılar için 26 dilde mevcuttur. Bu, yurt dışındaki lokasyonlarda çalışan meslektaşlar da sürece katıldığında yardımcı olur.

Kaç kullanıcı dahil?

Ek kullanıcılar tek tek satın alınamaz; daha fazla kullanıcı için daha kapsamlı bir pakete geçin. Tam genel bakışı Fiyatlar sayfasında bulabilirsiniz.

Dört göz onayı nasıl işler?

Dört göz ilkesi, bir kararın ancak ikinci bir kişi onu kontrol edip onayladıktan sonra geçerli olması anlamına gelir. Business paketinden itibaren ManualPass bunu yeni belgeler için şöyle uygular:

1. Yükleme: Bir Düzenleyici, kullanım talimatlarının yeni bir sürümünü veya yeni bir belge yükler.
2. Onay bekliyor: Belge kaydedilmiştir, ancak henüz yayımlanmamıştır ve dolayısıyla QR kodu üzerinden erişilemez.
3. Bildirim: Onaylayıcılar, bir belgenin kontrol beklediğine dair bir e-posta alır.
4. Kontrol ve karar: Onaylayıcı PDF’i açar ve onaylar veya gerekçe belirterek reddeder. Hiç kimse kendi yüklediğini onaylayamaz.
5. Sürüm atanır: Onaydan sonra belge sürüm numarasını alır ve sabit QR kodunun arkasında görünür. Önceki sürüm değiştirilmeden arşivde kalır.
6. İşlem kaydı: Yükleme, onay veya ret, sağlama toplamı zincirli işlem kaydına geçirilir.

Bu, kalite yönetiminde neden yardımcı olur?

Üretici olarak talimatlarınızın içeriğinden siz sorumlusunuz. Piyasa gözetiminin bir talebinde veya bir sorumluluk davasında, hangi sürümün ne zaman sunulduğunu ve kimin kontrol ettiğini gösterebilmek önemlidir.

Onay, bir taslağın veya yanlış bir dosyanın yanlışlıkla QR kodunun arkasına düşmesini önler. Aynı zamanda kimin yüklediğine ve kimin onayladığına dair eksiksiz bir kanıt oluşur. Birçok şirket zaten iç süreçlerinde böyle bir dört göz ilkesini şart koşar.

CSV olarak işlem kaydı dışa aktarma

Professional paketinden itibaren işlem kaydı, sağlama toplamları dahil CSV dosyası olarak dışa aktarılabilir. Dışa aktarılan dosyayı kendi arşivinizde saklayabilir, bir hesap tablosunda analiz edebilir veya bir denetimde sunabilirsiniz. Sürümlerin ve sağlama toplamlarının nasıl çalıştığını Arşivleme ve sürüm yönetimi sayfası açıklar; erişim koruması ve barındırmayla ilgili bilgileri Güvenlik sayfasında bulabilirsiniz.