Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeMonessa yrityksessä dokumentaatiota ei ylläpidä yksi henkilö yksin. Suunnittelu, tekninen dokumentointi, huolto ja hankinta lataavat ohjeita tai tarkastavat niitä. Siksi ManualPass säätelee kahta asiaa: kenellä on tilillä mitäkin oikeuksia ja milloin uusi asiakirja todella julkaistaan.
Mitä rooleja on?
Rooli on kiinteä joukko oikeuksia, jonka annat käyttäjälle. ManualPassissa on neljä roolia:
| Rooli | Oikeudet | Saatavilla |
|---|---|---|
| Omistaja | Kaikki: tili, paketti, käyttäjät, koneet, asiakirjat, paperiversiopyynnöt | jokaisessa paketissa |
| Hyväksyjä | Tarkastaa uudet asiakirjat ja hyväksyy tai hylkää ne | Business-paketista alkaen |
| Muokkaaja | Koneiden, asiakirjojen ja paperiversiopyyntöjen hallinta | jokaisessa paketissa |
| Vain luku | Sisällön katselu muuttamatta mitään | jokaisessa paketissa |
Käyttöliittymä ja sähköpostit ovat kaikkien käyttäjien saatavilla 26 kielellä. Siitä on apua, kun kollegat ulkomaisissa toimipaikoissa osallistuvat työhön.
Kuinka monta käyttäjää sisältyy?
| Paketti | Sisältyvät käyttäjät |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | rajoittamaton |
Käyttäjiä ei voi ostaa lisää yksittäin; jos tarvitset enemmän käyttäjiä, vaihda suurempaan pakettiin. Täydellinen yleiskatsaus on sivulla Hinnat.
Näin neljän silmän hyväksyntä etenee
Neljän silmän periaate tarkoittaa, että päätös tulee voimaan vasta, kun toinen henkilö on tarkastanut ja vahvistanut sen. Business-paketista alkaen ManualPass toteuttaa tämän uusille asiakirjoille näin:
- Lataus: Muokkaaja lataa käyttöohjeiden uuden version tai uuden asiakirjan.
- Odottaa hyväksyntää: Asiakirja on tallennettu, mutta sitä ei ole vielä julkaistu, eikä se siksi ole saatavilla QR-koodin kautta.
- Ilmoitus: Hyväksyjät saavat sähköpostin siitä, että asiakirja odottaa tarkastusta.
- Tarkastus ja päätös: Hyväksyjä avaa PDF-tiedoston ja hyväksyy sen tai hylkää sen perustellen. Kukaan ei voi hyväksyä omia latauksiaan.
- Versio annetaan: Hyväksynnän jälkeen asiakirja saa versionsa ja näkyy kiinteän QR-koodin takana. Edellinen versio säilyy arkistossa muuttumattomana.
- Loki: Lataus, hyväksyntä tai hylkäys kirjataan tarkistesummaketjulla varustettuun muutoslokiin.
Käytännön vinkki
Nimeä vähintään kaksi hyväksyjää. Jos toinen on lomalla, toinen voi tarkastaa, eivätkä turvallisuusohjeiden korjaukset jää odottamaan.
Miksi tästä on apua laadunhallinnassa?
Valmistajana vastaat ohjeidesi sisällöstä. Markkinavalvonnan tiedustellessa tai vastuutilanteessa ratkaisevaa on, että pystyt osoittamaan, mikä versio oli saatavilla milloinkin ja kuka sen tarkasti.
Hyväksyntä estää luonnosta tai väärää tiedostoa päätymästä vahingossa QR-koodin taakse. Samalla syntyy aukoton todiste siitä, kuka latasi ja kuka hyväksyi. Monet yritykset edellyttävät tällaista neljän silmän periaatetta sisäisissä prosesseissaan muutenkin.
Yleinen väärinkäsitys
”Hyväksyntätyönkulun ansiosta ohjeiden sisältö on tarkastettu.” ManualPass toteuttaa prosessin, mutta ei tarkasta sisältöä. Sen, ovatko ohjeet täydelliset ja oikeat, arvioi hyväksyjäsi.
Lokin vienti CSV-muodossa
Professional-paketista alkaen muutosloki voidaan viedä CSV-tiedostona tarkistesummineen. Viennin voit tallentaa omaan arkistoosi, analysoida taulukkolaskentaohjelmassa tai esittää auditoinnissa. Versioiden ja tarkistesummien toimintaa kuvaa sivu Arkistointi ja versiointi; tietoa pääsynhallinnasta ja palvelinympäristöstä löydät sivulta Tietoturva.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko hyväksyä omat lataukseni itse?
Et. Hyväksyntätyönkulussa kukaan ei voi hyväksyä asiakirjaa, jonka on itse ladannut. Näin varmistetaan, että toinen siihen oikeutettu henkilö on aina tarkastanut asiakirjan ennen sen julkaisemista.
Mistä paketista alkaen hyväksyntätyönkulku on saatavilla?
Hyväksyntätyönkulku ja Hyväksyjä-rooli sisältyvät Business-paketista alkaen. Starter- ja Professional-paketeissa ladatut asiakirjat julkaistaan ilman hyväksyntävaihetta; roolit Omistaja, Muokkaaja ja Vain luku ovat saatavilla jokaisessa paketissa.
Mitä tapahtuu, jos asiakirja hylätään?
Hyväksyjä antaa hylkäämiselle perustelun, ja osapuolille ilmoitetaan sähköpostitse. Hylättyä asiakirjaa ei julkaista.
Kuinka monta käyttäjää paketti sisältää?
Starter sisältää 2 käyttäjää, Professional 5, Business 15 ja Enterprise rajoittamattoman määrän. Jos tarvitset enemmän käyttäjiä, vaihda suurempaan pakettiin.
Täyttääkö hyväksyntä jonkin tietyn standardin?
ManualPass ei lupaa vaatimustenmukaisuutta minkään standardin tai johtamisjärjestelmän kanssa. Hyväksyntätyönkulku toteuttaa neljän silmän valvonnan teknisesti ja dokumentoi sen lokiin. Sen, riittääkö tämä sisäisiin vaatimuksiisi, arvioit itse.