Team og godkjenning: Hvem kan gjøre hva – og hvem godkjenner?

I mange virksomheter er det ikke én person alene som vedlikeholder dokumentasjonen. Konstruksjon, teknisk dokumentasjon, service og innkjøp laster opp eller kontrollerer bruksanvisninger. ManualPass regulerer derfor to ting: hvem som har hvilke fullmakter i kontoen, og når et nytt dokument faktisk blir offentlig.

Hvilke roller finnes?

En rolle er en fast samling rettigheter som du tildeler en bruker. ManualPass har fire roller:

Grensesnitt og e-poster er tilgjengelige for alle brukere på 26 språk. Det er nyttig når kolleger ved lokasjoner i utlandet er med i arbeidet.

Hvor mange brukere er inkludert?

Flere brukere kan ikke kjøpes til enkeltvis; for flere brukere bytter du til en større pakke. Den fullstendige oversikten finner du under Priser.

Slik foregår godkjenningen etter fireøyneprinsippet

Fireøyneprinsippet betyr at en beslutning først får virkning når en annen person har kontrollert og bekreftet den. Fra pakken Business gjennomfører ManualPass dette slik for nye dokumenter:

1. Opplasting: En redaktør laster opp en ny versjon av bruksanvisningen eller et nytt dokument.
2. Venter på godkjenning: Dokumentet er lagret, men ennå ikke offentlig og dermed ikke tilgjengelig via QR-koden.
3. Varsling: Godkjennerne får en e-post om at et dokument venter på kontroll.
4. Kontrollere og avgjøre: Godkjenneren åpner PDF-en og godkjenner den eller avviser den med begrunnelse. Ingen kan godkjenne sine egne opplastinger.
5. Versjon tildeles: Etter godkjenningen får dokumentet sin versjon og vises bak den faste QR-koden. Den forrige versjonen forblir uendret arkivert.
6. Logg: Opplasting, godkjenning eller avvisning registreres i endringsloggen med sjekksumkjede.

Hvorfor hjelper dette i kvalitetsstyringen?

Som produsent er du ansvarlig for innholdet i bruksanvisningene dine. Ved en henvendelse fra markedstilsynet eller i en ansvarssak er det avgjørende å kunne vise hvilken utgave som var tilgjengelig når, og hvem som kontrollerte den.

Godkjenningen hindrer at et utkast eller en feil fil ved et uhell havner bak QR-koden. Samtidig oppstår en fullstendig dokumentasjon av hvem som lastet opp og hvem som godkjente. Mange virksomheter krever uansett et slikt fireøyneprinsipp i sine interne prosesser.

Loggeksport som CSV

Fra pakken Professional kan endringsloggen eksporteres som CSV-fil, inkludert sjekksummene. Eksporten kan du legge i ditt eget arkiv, analysere i et regneark eller legge frem ved en revisjon. Hvordan versjoner og sjekksummer fungerer, forklarer siden Arkivering og versjonering; informasjon om tilgangskontroll og hosting finner du under Sikkerhet.