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TürkçeEm muitas empresas, a documentação não é mantida por uma só pessoa. Engenharia, redação técnica, assistência técnica e compras carregam ou verificam instruções. Por isso, o ManualPass regula duas coisas: que permissões tem cada pessoa na conta e quando um novo documento se torna realmente público.
Que funções existem?
Uma função é um conjunto fixo de permissões que atribui a um utilizador. O ManualPass tem quatro funções:
| Função | Permissões | Disponível |
|---|---|---|
| Titular | Tudo: conta, plano, utilizadores, máquinas, documentos, pedidos em papel | em todos os planos |
| Aprovador | Verifica novos documentos e aprova-os ou rejeita-os | a partir do Business |
| Editor | Gerir máquinas, documentos e pedidos em papel | em todos os planos |
| Só leitura | Ver conteúdos sem alterar nada | em todos os planos |
A interface e os e-mails estão disponíveis para todos os utilizadores em 26 idiomas. Isso ajuda quando colegas de locais no estrangeiro colaboram.
Quantos utilizadores estão incluídos?
| Plano | Utilizadores incluídos |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | ilimitados |
Não é possível adicionar utilizadores individuais; para ter mais utilizadores, mude para um plano superior. A visão geral completa está em Preços.
Como funciona a aprovação pelo princípio dos quatro olhos
O princípio dos quatro olhos significa que uma decisão só produz efeito depois de uma segunda pessoa a ter verificado e confirmado. A partir do plano Business, o ManualPass aplica-o aos novos documentos da seguinte forma:
- Carregamento: um editor carrega uma nova versão das instruções de utilização ou um novo documento.
- Aguarda aprovação: o documento fica guardado, mas ainda não é público e, por isso, não está acessível através do código QR.
- Notificação: os aprovadores recebem um e-mail a informar que um documento aguarda verificação.
- Verificar e decidir: o aprovador abre o PDF e aprova-o ou rejeita-o com indicação do motivo. Ninguém pode aprovar os seus próprios carregamentos.
- É atribuída a versão: após a aprovação, o documento recebe a sua versão e aparece atrás do código QR fixo. A versão anterior fica arquivada sem alterações.
- Registo: o carregamento, a aprovação ou a rejeição ficam registados no registo de alterações com cadeia de somas de verificação.
Dica prática
Designe pelo menos dois aprovadores. Se um estiver de férias, o outro pode verificar, e as correções às informações de segurança não ficam paradas.
Porque é que isto ajuda na gestão da qualidade?
Enquanto fabricante, é responsável pelo conteúdo das suas instruções. Perante um pedido da fiscalização do mercado ou num caso de responsabilidade, importa poder mostrar que versão estava disponível e quando, e quem a verificou.
A aprovação evita que um rascunho ou um ficheiro errado acabe por engano atrás do código QR. Ao mesmo tempo, cria-se um comprovativo completo de quem carregou e de quem aprovou. Muitas empresas exigem de qualquer forma este princípio dos quatro olhos nos seus processos internos.
Erro frequente
«Com o fluxo de aprovação, o conteúdo das instruções fica verificado.» O ManualPass reproduz o processo, mas não verifica conteúdos. Se umas instruções estão completas e corretas, é o seu aprovador que avalia.
Exportação do registo em CSV
A partir do plano Professional, o registo de alterações pode ser exportado como ficheiro CSV, incluindo as somas de verificação. Pode guardar a exportação no seu próprio arquivo, analisá-la numa folha de cálculo ou apresentá-la numa auditoria. O funcionamento das versões e das somas de verificação é explicado na página Arquivo e controlo de versões; informações sobre proteção de acessos e alojamento em Segurança.
Perguntas frequentes
Posso aprovar os meus próprios carregamentos?
Não. No fluxo de aprovação, ninguém pode aprovar um documento que tenha carregado. Assim, garante-se que uma segunda pessoa autorizada verificou sempre o documento antes de este se tornar público.
A partir de que plano existe o fluxo de aprovação?
O fluxo de aprovação e a função Aprovador estão incluídos a partir do plano Business. Nos planos Starter e Professional, os documentos carregados são publicados sem passo de aprovação; as funções Titular, Editor e Só leitura existem em todos os planos.
O que acontece quando um documento é rejeitado?
Ao rejeitar, o aprovador indica um motivo e os envolvidos são informados por e-mail. O documento rejeitado não se torna público.
Quantos utilizadores estão incluídos no plano?
O Starter inclui 2 utilizadores, o Professional 5, o Business 15 e o Enterprise um número ilimitado. Se precisar de mais utilizadores, mude para um plano superior.
A aprovação cumpre uma determinada norma?
O ManualPass não promete conformidade com nenhuma norma nem sistema de gestão. O fluxo de aprovação reproduz tecnicamente um controlo a quatro olhos e documenta-o no registo. Se isso satisfaz os seus requisitos internos, é uma avaliação que lhe cabe a si.