Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeV mnoha firmách nespravuje dokumentaci jediný člověk. Konstrukce, technická dokumentace, servis i nákup nahrávají návody nebo je kontrolují. ManualPass proto řeší dvě věci: kdo má v účtu jaká oprávnění a kdy se nový dokument skutečně zveřejní.
Jaké role existují?
Role je pevný soubor oprávnění, který přidělíte uživateli. ManualPass zná čtyři role:
| Role | Oprávnění | Dostupnost |
|---|---|---|
| Vlastník | Vše: účet, tarif, uživatelé, stroje, dokumenty, žádosti o tištěnou verzi | v každém tarifu |
| Schvalovatel | Kontroluje nové dokumenty a schvaluje je nebo zamítá | od tarifu Business |
| Editor | Správa strojů, dokumentů a žádostí o tištěnou verzi | v každém tarifu |
| Pouze ke čtení | Zobrazení obsahu bez možnosti cokoli měnit | v každém tarifu |
Rozhraní a e-maily jsou všem uživatelům k dispozici v 26 jazycích. To pomáhá, když spolupracují kolegové v zahraničních pobočkách.
Kolik uživatelů je zahrnuto?
| Tarif | Zahrnutí uživatelé |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | neomezeně |
Další uživatele nelze přikoupit jednotlivě; pro více uživatelů přejděte na vyšší tarif. Úplný přehled najdete v ceníku.
Jak probíhá schvalování podle principu čtyř očí
Princip čtyř očí znamená, že rozhodnutí nabude účinnosti teprve tehdy, když jej zkontroluje a potvrdí druhá osoba. Od tarifu Business to ManualPass u nových dokumentů zajišťuje takto:
- Nahrání: Editor nahraje novou verzi návodu k použití nebo nový dokument.
- Čeká na schválení: Dokument je uložen, ale ještě není zveřejněn, a tedy není dostupný přes QR kód.
- Oznámení: Schvalovatelé obdrží e-mail, že dokument čeká na kontrolu.
- Kontrola a rozhodnutí: Schvalovatel otevře PDF a schválí je, nebo je se zdůvodněním zamítne. Vlastní nahrané soubory nemůže nikdo schválit sám.
- Přidělení verze: Po schválení dostane dokument svou verzi a zobrazí se za pevným QR kódem. Předchozí verze zůstává beze změny archivována.
- Protokol: Nahrání, schválení nebo zamítnutí se zaznamenají do protokolu změn s řetězcem kontrolních součtů.
Tip z praxe
Určete alespoň dva schvalovatele. Když je jeden na dovolené, může kontrolu provést druhý a opravy bezpečnostních pokynů nezůstanou ležet.
Proč to pomáhá v řízení kvality?
Jako výrobce odpovídáte za obsah svých návodů. Při dotazu orgánu dozoru nad trhem nebo v případě odpovědnosti za škodu je důležité umět ukázat, které znění bylo kdy k dispozici a kdo je zkontroloval.
Schvalování zabrání tomu, aby se za QR kódem omylem ocitl koncept nebo nesprávný soubor. Zároveň vzniká úplný doklad o tom, kdo nahrával a kdo schvaloval. Mnoho firem takový princip čtyř očí ve svých interních procesech stejně vyžaduje.
Častý omyl
„Se schvalovacím procesem je návod obsahově zkontrolován.“ ManualPass zajišťuje průběh, obsah ale nekontroluje. Zda je návod úplný a správný, posuzuje váš schvalovatel.
Export protokolu do CSV
Od tarifu Professional lze protokol změn exportovat jako soubor CSV, včetně kontrolních součtů. Export můžete uložit do vlastního archivu, vyhodnotit v tabulkovém procesoru nebo předložit při auditu. Jak fungují verze a kontrolní součty, vysvětluje stránka Archivace a správa verzí; informace o ochraně přístupu a hostingu najdete v části Bezpečnost.
Časté dotazy
Mohu schválit vlastní nahrané soubory?
Ne. Ve schvalovacím procesu nikdo nemůže schválit dokument, který sám nahrál. Tím je zajištěno, že dokument před zveřejněním vždy zkontrolovala druhá oprávněná osoba.
Od kterého tarifu je schvalovací proces k dispozici?
Schvalovací proces a role Schvalovatel jsou součástí tarifu Business a vyšších. V tarifech Starter a Professional se nahrané dokumenty zveřejňují bez schvalovacího kroku; role Vlastník, Editor a Pouze ke čtení obsahuje každý tarif.
Co se stane, když je dokument zamítnut?
Schvalovatel při zamítnutí uvede zdůvodnění a zúčastnění jsou informováni e-mailem. Zamítnutý dokument se nezveřejní.
Kolik uživatelů tarif zahrnuje?
Starter zahrnuje 2 uživatele, Professional 5, Business 15 a Enterprise neomezený počet. Pokud potřebujete více uživatelů, přejděte na vyšší tarif.
Splňuje schvalování určitou normu?
ManualPass neslibuje shodu s žádnou normou ani systémem řízení. Schvalovací proces technicky zajišťuje kontrolu principem čtyř očí a dokumentuje ji v protokolu. Zda to vyhovuje vašim interním požadavkům, posoudíte sami.