Protokol změn a doklady: každá verze doložitelná

Digitální návod k použití se dá rychle aktualizovat. Právě proto později často vyvstane otázka: Které znění bylo v určitý den online, kdo je zveřejnil a byla žádost o tištěnou verzi vyřízena včas? Protokol změn v ManualPass na tyto otázky odpoví, aniž byste museli vést vlastní seznamy.

Co je protokol změn?

Protokol změn je průběžný, časově seřazený záznam všech akcí v systému. V ManualPass vzniká automaticky: každý krok týkající se strojů, dokumentů a týmu se uloží jako záznam.

Které akce se zaznamenávají?

Ke každému záznamu ManualPass ukládá tři údaje: čas, osobu a IP adresu. Každé zveřejnění lze tak přiřadit konkrétní osobě. Protože se všechny akce sbíhají na jednom místě, odpadají vlastní excelové seznamy nebo e-mailové složky, v nichž byla schválení a data odeslání dosud roztroušeně dokumentována. Dohledatelné zůstávají i změny archivovaných typů strojů.

Jak řetězec kontrolních součtů odhalí změny?

Kontrolní součet SHA-256 je digitální otisk: změní-li se byť jen jediný znak, vznikne zcela jiná hodnota. ManualPass vypočítá takový kontrolní součet pro každý záznam protokolu a zahrne do něj kontrolní součet předchozího záznamu. Tak vzniká řetězec.

Je-li dřívější záznam dodatečně změněn, následující kontrolní součty už nesedí. Dodatečné změny jsou tím odhalitelné. Aplikace řetězec zkontroluje a zobrazí výsledek, například:

• „Protokol nezměněn (zkontrolováno n záznamů)“

Kontrolní součet pro každou verzi dokumentu

Nezávisle na protokolu dostane každý nahraný soubor vlastní kontrolní součet SHA-256. Je uveden v aplikaci a veřejně na skenovací stránce vedle údaje o verzi. Kdo si návod stáhl, může později ověřit, zda jeho soubor odpovídá zveřejněné verzi.

Dřívější verze zůstávají beze změny archivovány a dostupné. Jak archiv verzí funguje, popisuje stránka Archivace.

Žádosti o tištěnou verzi doložitelné bez mezer

Když si uživatel přes skenovací stránku vyžádá papírovou verzi, ManualPass případ zaznamená:

• datum přijetí žádosti,
• lhůtu, vypočítanou automaticky,
• datum odeslání, jakmile žádost označíte jako odeslanou,
• editora, který odeslání potvrdil.

Tím můžete doložit, že žádost byla vyřízena ve lhůtě. Průběh podrobně ukazuje stránka Žádost o tištěnou verzi.

K čemu doklad potřebujete?

• Dozor nad trhem: Pokud se úřad ptá, který návod byl v určitém okamžiku k dispozici nebo jak byla vyřízena žádost o tištěnou verzi, máte k dispozici datum, verzi a kontrolní součet.
• Zákazníci: Při reklamacích nebo vyšetřování úrazů lze ukázat, které znění si zákazník mohl otevřít.
• Interně: Řízení kvality a dokumentace vidí, kdo co kdy zveřejnil nebo schválil.

Příklad: dotaz orgánu dozoru nad trhem

Úřad chce vědět, který návod k použití byl k určitému typu stroje k dispozici v březnu. S ManualPass na dotaz odpovíte takto:

1. Zjistit verzi: V archivu verzí typu stroje vidíte, které znění bylo v té době zveřejněno.
2. Doložit zveřejnění: Protokol ukazuje čas a osobu zveřejnění a případně i schválení.
3. Přiřadit soubor: Kontrolní součet SHA-256 dokládá, že předložený soubor přesně odpovídá této verzi.
4. Předat podklady: Poskytnete archivovaný soubor a od tarifu Professional také výpis protokolu ve formátu CSV.

Co protokol neumí

Protokol dokumentuje průběh, nekontroluje obsah. Zda je návod úplný a správný, zůstává vaší odpovědností jako výrobce. Tisk a odeslání papírových verzí ManualPass rovněž nezajišťuje; protokol pouze zaznamená, kdy jste odeslání potvrdili.

Export do CSV od tarifu Professional

Od tarifu Professional exportujete protokol jako soubor CSV včetně kontrolních součtů. Soubor lze otevřít v jakémkoli tabulkovém procesoru, uložit do vlastního archivu nebo přiložit k odpovědi na dotaz.

Samotný protokol obsahuje každý tarif. ManualPass nenahrazuje právní posouzení v konkrétním případě, poskytuje vám však data, o která se takové posouzení může opřít.