Αρχείο καταγραφής αλλαγών και απόδειξη: κάθε έκδοση τεκμηριωμένη

Οι ψηφιακές οδηγίες χρήσης ενημερώνονται γρήγορα. Ακριβώς γι’ αυτό τίθεται συχνά αργότερα το ερώτημα: ποια έκδοση ήταν online μια συγκεκριμένη ημέρα, ποιος τη δημοσίευσε και διεκπεραιώθηκε εμπρόθεσμα ένα αίτημα έντυπου αντιτύπου; Το αρχείο καταγραφής αλλαγών του ManualPass απαντά σε αυτά τα ερωτήματα χωρίς να χρειάζεται να τηρείτε δικές σας λίστες.

Τι είναι το αρχείο καταγραφής αλλαγών;

Το αρχείο καταγραφής αλλαγών είναι μια συνεχής, χρονολογικά ταξινομημένη καταγραφή όλων των ενεργειών σε ένα σύστημα. Στο ManualPass δημιουργείται αυτόματα: κάθε βήμα που αφορά μηχανήματα, έγγραφα και ομάδα αποθηκεύεται ως εγγραφή.

Ποιες ενέργειες καταγράφονται;

Για κάθε εγγραφή το ManualPass αποθηκεύει τρία στοιχεία: χρονική στιγμή, πρόσωπο και διεύθυνση IP. Έτσι κάθε δημοσίευση μπορεί να αποδοθεί σε συγκεκριμένο πρόσωπο. Επειδή όλες οι ενέργειες συγκεντρώνονται σε ένα σημείο, καταργούνται οι δικές σας λίστες Excel ή οι φάκελοι email στους οποίους τεκμηριώνονταν μέχρι τώρα διάσπαρτα οι εγκρίσεις και τα στοιχεία αποστολών. Ακόμη και οι αλλαγές σε αρχειοθετημένους τύπους μηχανημάτων παραμένουν ανιχνεύσιμες.

Πώς η αλυσίδα αθροισμάτων ελέγχου καθιστά τις αλλαγές ανιχνεύσιμες;

Ένα άθροισμα ελέγχου SHA-256 είναι ένα ψηφιακό αποτύπωμα: αν αλλάξει έστω και ένας χαρακτήρας, προκύπτει εντελώς διαφορετική τιμή. Το ManualPass υπολογίζει για κάθε εγγραφή του αρχείου καταγραφής ένα τέτοιο άθροισμα ελέγχου, συνυπολογίζοντας το άθροισμα ελέγχου της προηγούμενης εγγραφής. Έτσι δημιουργείται μια αλυσίδα.

Αν μια προηγούμενη εγγραφή αλλοιωθεί εκ των υστέρων, τα επόμενα αθροίσματα ελέγχου δεν συμφωνούν πλέον. Οι εκ των υστέρων αλλαγές γίνονται έτσι ανιχνεύσιμες. Η εφαρμογή ελέγχει την αλυσίδα και εμφανίζει το αποτέλεσμα, για παράδειγμα:

• «Το αρχείο είναι αμετάβλητο (ελέγχθηκαν n εγγραφές)»

Άθροισμα ελέγχου για κάθε έκδοση εγγράφου

Ανεξάρτητα από το αρχείο καταγραφής, κάθε αρχείο που ανεβαίνει λαμβάνει το δικό του άθροισμα ελέγχου SHA-256. Εμφανίζεται στην εφαρμογή και δημόσια στη σελίδα σάρωσης δίπλα στην ένδειξη έκδοσης. Όποιος έχει κατεβάσει οδηγίες μπορεί αργότερα να επαληθεύσει αν το αρχείο του συμφωνεί με τη δημοσιευμένη έκδοση.

Οι προηγούμενες εκδόσεις παραμένουν αναλλοίωτες στο αρχείο και διαθέσιμες. Πώς λειτουργεί το αρχείο εκδόσεων περιγράφει η σελίδα Αρχειοθέτηση.

Πλήρης απόδειξη για τα αιτήματα έντυπου αντιτύπου

Όταν ένας χρήστης ζητά έντυπο αντίτυπο μέσω της σελίδας σάρωσης, το ManualPass καταγράφει τη διαδικασία:

• ημερομηνία παραλαβής του αιτήματος,
• προθεσμία, υπολογισμένη αυτόματα,
• ημερομηνία αποστολής, μόλις σημειώσετε το αίτημα ως απεσταλμένο,
• υπεύθυνο χειρισμού, που επιβεβαίωσε την αποστολή.

Έτσι μπορείτε να αποδείξετε ότι ένα αίτημα διεκπεραιώθηκε εντός της προθεσμίας. Τη διαδικασία αναλυτικά δείχνει η σελίδα Αίτημα έντυπου αντιτύπου.

Για ποιο λόγο χρειάζεστε την απόδειξη;

• Εποπτεία της αγοράς: αν μια αρχή ρωτήσει ποιες οδηγίες ήταν διαθέσιμες σε μια συγκεκριμένη στιγμή ή πώς διεκπεραιώθηκε ένα αίτημα έντυπου αντιτύπου, ημερομηνία, έκδοση και άθροισμα ελέγχου είναι διαθέσιμα.
• Πελάτες: σε παράπονα ή στη διερεύνηση ατυχημάτων μπορείτε να δείξετε ποια έκδοση μπορούσε να ανακτήσει ο πελάτης.
• Εσωτερικά: η διαχείριση ποιότητας και η τεκμηρίωση βλέπουν ποιος δημοσίευσε ή ενέκρινε τι και πότε.

Παράδειγμα: αίτημα της εποπτείας της αγοράς

Μια αρχή θέλει να μάθει ποιες οδηγίες χρήσης ήταν διαθέσιμες για έναν τύπο μηχανήματος τον Μάρτιο. Έτσι απαντάτε στο αίτημα με το ManualPass:

1. Προσδιορισμός έκδοσης: στο αρχείο εκδόσεων του τύπου μηχανήματος βλέπετε ποια έκδοση ήταν δημοσιευμένη εκείνη τη στιγμή.
2. Απόδειξη δημοσίευσης: το αρχείο καταγραφής δείχνει χρονική στιγμή και πρόσωπο της δημοσίευσης, καθώς και, κατά περίπτωση, την έγκριση.
3. Αντιστοίχιση αρχείου: το άθροισμα ελέγχου SHA-256 αποδεικνύει ότι το αρχείο που προσκομίζεται αντιστοιχεί ακριβώς σε αυτή την έκδοση.
4. Παράδοση εγγράφων: παρέχετε το αρχειοθετημένο αρχείο και, από το Professional, ένα απόσπασμα CSV του αρχείου καταγραφής.

Τι δεν κάνει το αρχείο καταγραφής

Το αρχείο καταγραφής τεκμηριώνει διαδικασίες, δεν ελέγχει περιεχόμενο. Αν οι οδηγίες είναι πλήρεις και ορθές παραμένει δική σας ευθύνη ως κατασκευαστή. Επίσης, το ManualPass δεν αναλαμβάνει την εκτύπωση και την αποστολή έντυπων αντιτύπων· το αρχείο καταγραφής απλώς καταγράφει πότε επιβεβαιώσατε την αποστολή.

Εξαγωγή CSV από το Professional

Από το πακέτο Professional εξάγετε το αρχείο καταγραφής ως αρχείο CSV μαζί με τα αθροίσματα ελέγχου. Το αρχείο ανοίγει σε κάθε υπολογιστικό φύλλο, μπορεί να φυλαχθεί στο δικό σας αρχείο ή να επισυναφθεί σε μια απάντηση.

Το ίδιο το αρχείο καταγραφής περιλαμβάνεται σε κάθε πακέτο. Το ManualPass δεν αντικαθιστά τη νομική αξιολόγηση στη συγκεκριμένη περίπτωση, σας παρέχει όμως τα δεδομένα στα οποία μπορεί να στηριχθεί μια τέτοια αξιολόγηση.