Naudojimo instrukcijų pakeitimų žurnalas

Skaitmeninę naudojimo instrukciją atnaujinti lengva. Būtent todėl vėliau dažnai iškyla klausimas: kuri redakcija tam tikrą dieną buvo internete, kas ją paskelbė ir ar popierinės versijos užklausa buvo įvykdyta laiku? ManualPass pakeitimų žurnalas atsako į šiuos klausimus, ir Jums nereikia vesti savo sąrašų.

Kas yra pakeitimų žurnalas?

Pakeitimų žurnalas – tai nuoseklus, chronologiškai surikiuotas visų sistemoje atliktų veiksmų įrašas. ManualPass sistemoje jis sudaromas automatiškai: kiekvienas su mašinomis, dokumentais ir komanda susijęs veiksmas išsaugomas kaip įrašas.

Kokie veiksmai registruojami?

Sritis	Registruojami veiksmai
Dokumentai	Įkėlimas, paskelbimas, patvirtinimas, atmetimas
Popierinių versijų užklausos	Gavimas, išsiuntimas
Mašinos	Mašinų tipų pakeitimai
Komanda	Komandos pakeitimai
Logotipas ir spalva	Logotipo ir spalvos pakeitimai
Paskyra	Duomenų tvarkymo sutarties sudarymas, prisijungimai

Kiekvienam įrašui ManualPass išsaugo tris duomenis: laiką, asmenį ir IP adresą. Taip kiekvieną paskelbimą galima priskirti konkrečiam asmeniui. Kadangi visi veiksmai sutelkiami vienoje vietoje, nebereikia atskirų „Excel“ sąrašų ar el. pašto aplankų, kuriuose iki šiol pabirai buvo dokumentuojami patvirtinimai ir siuntimo datos. Atsekami ir archyvuotų mašinų tipų pakeitimai.

Kaip kontrolinių sumų grandinė padaro pakeitimus matomus?

SHA-256 kontrolinė suma – tai skaitmeninis pirštų atspaudas: pasikeitus net vienam simboliui, gaunama visiškai kita reikšmė. ManualPass kiekvienam žurnalo įrašui apskaičiuoja tokią kontrolinę sumą ir įtraukia į ją ankstesnio įrašo kontrolinę sumą. Taip susidaro grandinė.

Vėliau pakeitus ankstesnį įrašą, tolesnės kontrolinės sumos nebesutampa. Todėl vėlesni pakeitimai tampa matomi. Programa tikrina grandinę ir rodo rezultatą, pavyzdžiui:

„Žurnalas nepakeistas (patikrinta įrašų: n)“

Kontrolinė suma kiekvienai dokumento versijai

Nepriklausomai nuo žurnalo, kiekvienas įkeltas failas gauna savo SHA-256 kontrolinę sumą. Ji rodoma programoje ir viešai skenavimo puslapyje šalia versijos numerio. Kas atsisiuntė instrukciją, vėliau gali patikrinti, ar jo failas atitinka paskelbtą versiją.

Ankstesnės versijos lieka archyve nepakeistos ir prieinamos. Kaip veikia versijų archyvas, aprašyta puslapyje Archyvavimas.

Išsamus popierinių versijų užklausų įrodymas

Jei naudotojas per skenavimo puslapį užsako popierinę versiją, ManualPass užfiksuoja:

užklausos gavimo datą,
automatiškai apskaičiuotą terminą,
išsiuntimo datą, kai tik pažymite užklausą kaip išsiųstą,
išsiuntimą patvirtinusį naudotoją.

Taip galite įrodyti, kad užklausa buvo įvykdyta per nustatytą terminą. Išsamią eigą parodo puslapis Popierinės versijos užklausa.

Kam reikalingas įrodymas?

Rinkos priežiūra: jei institucija klausia, kuri instrukcija buvo pateikta tam tikru metu arba kaip buvo įvykdyta popierinės versijos užklausa, turite datą, versiją ir kontrolinę sumą.
Klientai: pretenzijų ar nelaimingų atsitikimų tyrimo atveju galima parodyti, kurią redakciją klientas galėjo pasiekti.
Vidaus reikmės: kokybės vadybos ir dokumentacijos specialistai mato, kas, kada ir ką paskelbė ar patvirtino.

Praktinis patarimas

Nuo paketo Business kiekvieną paskelbimą galima susieti su antro asmens patvirtinimu. Patvirtinimas ir atmetimas taip pat rodomi žurnale. Daugiau – puslapyje Komanda ir tvirtinimas.

Pavyzdys: rinkos priežiūros institucijos užklausa

Institucija nori sužinoti, kuri mašinos tipo naudojimo instrukcija buvo pateikta kovo mėnesį. Su ManualPass į užklausą atsakote taip:

Nustatykite versiją: mašinos tipo versijų archyve matote, kuri redakcija tuo metu buvo paskelbta.
Įrodykite paskelbimą: žurnale matyti paskelbimo laikas ir asmuo, o prireikus – ir patvirtinimas.
Susiekite failą: SHA-256 kontrolinė suma įrodo, kad pateiktas failas tiksliai atitinka šią versiją.
Perduokite dokumentus: pateikiate archyvuotą failą ir, nuo paketo Professional, žurnalo CSV ištrauką.

Ko žurnalas nedaro

Žurnalas dokumentuoja procesus, bet netikrina turinio. Ar instrukcija išsami ir teisinga, lieka Jūsų, kaip gamintojo, atsakomybė. Popierinių versijų spausdinimo ir siuntimo ManualPass taip pat neperima; žurnale tik užfiksuojama, kada patvirtinote išsiuntimą.

CSV eksportas nuo paketo Professional

Nuo paketo Professional žurnalą eksportuojate kaip CSV failą kartu su kontrolinėmis sumomis. Failą galima atidaryti bet kurioje skaičiuoklėje, saugoti savo archyve arba pridėti prie atsakymo į užklausą.

Pats žurnalas yra kiekviename pakete. ManualPass nepakeičia teisinio vertinimo konkrečiu atveju, tačiau pateikia duomenis, kuriais toks vertinimas gali remtis.

Dažni klausimai

Kas registruojama pakeitimų žurnale?

Kiekvienas veiksmas: įkėlimas, paskelbimas, patvirtinimas ir atmetimas, gautos ir išsiųstos popierinių versijų užklausos, mašinų, komandos ir logotipo bei spalvos pakeitimai, duomenų tvarkymo sutarties sudarymas ir prisijungimai. Kiekvienam įrašui ManualPass išsaugo laiką, veiksmą atlikusį asmenį ir IP adresą.

Ką reiškia kontrolinių sumų grandinė?

Kiekvienas žurnalo įrašas gauna SHA-256 kontrolinę sumą, į kurią įtraukiama ir ankstesnio įrašo kontrolinė suma. Vėliau pakeitus senesnį įrašą, tolesnės kontrolinės sumos nebesutampa. Programa rodo patikrinimo rezultatą, pavyzdžiui, „Žurnalas nepakeistas (patikrinta įrašų: n)“.

Ar galiu eksportuoti žurnalą?

Taip, nuo paketo Professional – kaip CSV failą kartu su kontrolinėmis sumomis. Eksportą galite saugoti savo archyve arba pateikti gavę rinkos priežiūros institucijos užklausą.

Ar žurnalas yra kiekviename pakete?

Taip. Pakeitimų žurnalas ir versijų archyvas priklauso funkcijoms, kurios yra kiekviename pakete. Tik CSV eksportui reikia paketo Professional ar aukštesnio.