Jurnal de modificări pentru instrucțiunile de utilizare

Instrucțiunile de utilizare digitale se actualizează rapid. Tocmai de aceea apare adesea ulterior întrebarea: ce versiune era online într-o anumită zi, cine a publicat-o și a fost o cerere pe hârtie rezolvată în termen? Jurnalul de modificări ManualPass răspunde la aceste întrebări fără să fie nevoie să țineți propriile liste.

Ce este un jurnal de modificări?

Un jurnal de modificări este o înregistrare continuă, ordonată cronologic, a tuturor acțiunilor dintr-un sistem. În ManualPass, acesta se creează automat: fiecare pas legat de mașini, documente și echipă este salvat ca înregistrare.

Ce acțiuni sunt înregistrate?

Domeniu	Acțiuni înregistrate
Documente	încărcare, publicare, aprobare, respingere
Cereri pe hârtie	primire, expediere
Mașini	modificări ale tipurilor de mașini
Echipă	modificări ale echipei
Branding	modificări ale brandingului
Cont	încheierea DPA, autentificări

Pentru fiecare înregistrare, ManualPass salvează trei informații: momentul, persoana și adresa IP. Astfel, fiecare publicare poate fi atribuită unei persoane concrete. Deoarece toate acțiunile se adună într-un singur loc, nu mai sunt necesare propriile liste Excel sau dosare de e-mail în care aprobările și datele de expediere erau documentate până acum în mod dispersat. Și modificările tipurilor de mașini arhivate rămân trasabile.

Cum face lanțul de sume de control vizibile modificările?

O sumă de control SHA-256 este o amprentă digitală: dacă se modifică fie și un singur caracter, rezultă o valoare complet diferită. ManualPass calculează o astfel de sumă de control pentru fiecare înregistrare din jurnal și include în calcul suma de control a înregistrării anterioare. Astfel se formează un lanț.

Dacă o înregistrare anterioară este modificată ulterior, sumele de control următoare nu mai corespund. În acest fel, modificările ulterioare devin vizibile. Aplicația verifică lanțul și afișează rezultatul, de exemplu:

„Jurnal nemodificat (n înregistrări verificate)”

Sumă de control pentru fiecare versiune de document

Independent de jurnal, fiecare fișier încărcat primește propria sumă de control SHA-256. Aceasta figurează în aplicație și, public, pe pagina de scanare, lângă indicarea versiunii. Cine a descărcat instrucțiunile poate verifica ulterior dacă fișierul său corespunde versiunii publicate.

Versiunile anterioare rămân arhivate nemodificate și accesibile. Cum funcționează arhiva de versiuni descrie pagina Arhivare.

Dovada completă a cererilor pe hârtie

Dacă un utilizator solicită prin pagina de scanare o versiune pe hârtie, ManualPass înregistrează procesul:

data primirii cererii,
termenul, calculat automat,
data expedierii, de îndată ce marcați cererea ca expediată,
persoana care a confirmat expedierea.

Astfel puteți dovedi că o cerere a fost rezolvată în termen. Desfășurarea în detaliu este prezentată pe pagina Cerere pe hârtie.

La ce vă folosește dovada?

Supravegherea pieței: dacă o autoritate întreabă ce instrucțiuni erau disponibile la un anumit moment sau cum a fost rezolvată o cerere pe hârtie, aveți data, versiunea și suma de control.
Clienți: în cazul reclamațiilor sau al investigării accidentelor, se poate arăta ce versiune putea accesa clientul.
Intern: managementul calității și documentația văd cine a publicat sau a aprobat ce și când.

Sfat practic

Începând cu abonamentul Business, fiecare publicare poate fi condiționată de aprobarea unei a doua persoane. Aprobarea și respingerea apar și ele în jurnal. Mai multe detalii la Echipă și aprobare.

Exemplu: o solicitare a autorității de supraveghere a pieței

O autoritate dorește să afle ce instrucțiuni de utilizare erau disponibile în martie pentru un tip de mașină. Iată cum răspundeți cu ManualPass:

Identificați versiunea: în arhiva de versiuni a tipului de mașină vedeți ce versiune era publicată la momentul respectiv.
Dovediți publicarea: jurnalul arată momentul și persoana care a publicat, precum și, după caz, aprobarea.
Asociați fișierul: suma de control SHA-256 dovedește că fișierul prezentat corespunde exact acestei versiuni.
Predați documentele: puneți la dispoziție fișierul arhivat și, începând cu Professional, un extras CSV din jurnal.

Ce nu face jurnalul

Jurnalul documentează procese, nu verifică conținutul. Dacă instrucțiunile sunt complete și corecte rămâne responsabilitatea dumneavoastră ca producător. Nici tipărirea și expedierea versiunilor pe hârtie nu sunt preluate de ManualPass; jurnalul înregistrează doar momentul în care ați confirmat expedierea.

Export CSV începând cu Professional

Începând cu abonamentul Professional, exportați jurnalul ca fișier CSV, inclusiv sumele de control. Fișierul poate fi deschis în orice program de calcul tabelar, păstrat în propria arhivă sau anexat la o solicitare.

Jurnalul în sine este inclus în fiecare abonament. ManualPass nu înlocuiește o evaluare juridică a cazului concret, dar vă oferă datele pe care se poate sprijini o astfel de evaluare.

Întrebări frecvente

Ce se înregistrează în jurnalul de modificări?

Fiecare acțiune: încărcare, publicare, aprobare și respingere, cereri pe hârtie primite și expediate, modificări ale mașinilor, echipei și brandingului, încheierea DPA și autentificările. Pentru fiecare înregistrare, ManualPass salvează momentul, persoana care a acționat și adresa IP.

Ce înseamnă lanțul de sume de control?

Fiecare înregistrare din jurnal primește o sumă de control SHA-256, în care intră și suma de control a înregistrării anterioare. Dacă o înregistrare mai veche este modificată ulterior, sumele de control următoare nu mai corespund. Aplicația afișează rezultatul verificării, de exemplu „Jurnal nemodificat (n înregistrări verificate)”.

Pot exporta jurnalul?

Da, începând cu abonamentul Professional, ca fișier CSV, inclusiv sumele de control. Exportul îl puteți păstra în propria arhivă sau îl puteți prezenta la o solicitare a autorității de supraveghere a pieței.

Jurnalul este inclus în fiecare abonament?

Da. Jurnalul de modificări și arhiva de versiuni fac parte din funcțiile incluse în fiecare abonament. Doar exportul CSV necesită abonamentul Professional sau unul superior.