Ændringslog og dokumentation: hver version kan dokumenteres

En digital brugsanvisning er hurtigt opdateret. Netop derfor opstår der senere ofte spørgsmålet: Hvilken udgave var online på en bestemt dag, hvem offentliggjorde den, og blev en papiranmodning håndteret rettidigt? Ændringsloggen i ManualPass besvarer disse spørgsmål, uden at du skal føre dine egne lister.

Hvad er en ændringslog?

En ændringslog er en løbende, kronologisk registrering af alle handlinger i et system. I ManualPass opstår den automatisk: Hvert trin i forbindelse med maskiner, dokumenter og team gemmes som en post.

Hvilke handlinger logges?

For hver post gemmer ManualPass tre oplysninger: tidspunkt, person og IP-adresse. Dermed kan hver offentliggørelse knyttes til en konkret person. Fordi alle handlinger samles ét sted, bortfalder egne Excel-lister eller e-mailmapper, hvor godkendelser og afsendelsesdatoer hidtil var dokumenteret spredt. Også ændringer af arkiverede maskintyper forbliver sporbare.

Hvordan gør kontrolsumkæden ændringer synlige?

En SHA-256-kontrolsum er et digitalt fingeraftryk: Ændres blot ét tegn, giver det en helt anden værdi. ManualPass beregner en sådan kontrolsum for hver logpost og inddrager den foregående posts kontrolsum. Sådan opstår en kæde.

Ændres en tidligere post efterfølgende, stemmer de følgende kontrolsummer ikke længere. Efterfølgende ændringer bliver dermed synlige. Appen kontrollerer kæden og viser resultatet, f.eks.:

• »Loggen er uændret (n poster kontrolleret)«

Kontrolsum for hver dokumentversion

Uafhængigt af loggen får hver uploadet fil sin egen SHA-256-kontrolsum. Den står i appen og offentligt på scanningssiden ved siden af versionsangivelsen. Den, der har downloadet en brugsanvisning, kan senere kontrollere, om filen stemmer overens med den offentliggjorte version.

Tidligere versioner forbliver arkiveret uændret og tilgængelige. Hvordan versionsarkivet fungerer, beskriver siden Arkivering.

Fuldstændig dokumentation af papiranmodninger

Anmoder en bruger via scanningssiden om en papirversion, registrerer ManualPass forløbet:

• modtagelsesdato for anmodningen,
• frist, beregnet automatisk,
• afsendelsesdato, så snart du markerer anmodningen som sendt,
• medarbejderen, der har bekræftet afsendelsen.

Dermed kan du dokumentere, at en anmodning er håndteret inden for fristen. Forløbet i detaljer viser siden Papiranmodning.

Hvad skal du bruge dokumentationen til?

• Markedsovervågning: Spørger en myndighed, hvilken brugsanvisning der var tilgængelig på et bestemt tidspunkt, eller hvordan en papiranmodning blev håndteret, foreligger dato, version og kontrolsum.
• Kunder: Ved reklamationer eller ulykkesopklaring kan det vises, hvilken udgave kunden kunne hente.
• Internt: Kvalitetsstyring og dokumentation kan se, hvem der har offentliggjort eller godkendt hvad og hvornår.

Eksempel: henvendelse fra markedsovervågningen

En myndighed vil vide, hvilken brugsanvisning der var tilgængelig for en maskintype i marts. Sådan besvarer du henvendelsen med ManualPass:

1. Find versionen: I maskintypens versionsarkiv ser du, hvilken udgave der var offentliggjort på dette tidspunkt.
2. Dokumentér offentliggørelsen: Loggen viser tidspunkt og person for offentliggørelsen samt eventuelt godkendelsen.
3. Tilknyt filen: SHA-256-kontrolsummen dokumenterer, at den fremlagte fil svarer præcis til denne version.
4. Overdrag dokumenterne: Du stiller den arkiverede fil og, fra Professional, et CSV-udtræk af loggen til rådighed.

Hvad loggen ikke kan

Loggen dokumenterer forløb, den kontrollerer ikke indhold. Om en brugsanvisning er fuldstændig og korrekt, forbliver dit ansvar som fabrikant. ManualPass står heller ikke for tryk og forsendelse af papirversioner; loggen registrerer kun, hvornår du har bekræftet afsendelsen.

CSV-eksport fra Professional

Fra abonnementet Professional eksporterer du loggen som CSV-fil inklusive kontrolsummerne. Filen kan åbnes i ethvert regneark, lægges i dit eget arkiv eller vedlægges en henvendelse.

Selve loggen er inkluderet i alle abonnementer. ManualPass erstatter ikke en juridisk vurdering i det enkelte tilfælde, men leverer de data, som en sådan vurdering kan bygge på.