Databeskyttelse og databehandleraftale: GDPR-korrekt tilrådighedsstillelse

En digital brugsanvisning behandler ved første øjekast næppe personoplysninger. Men så snart brugere anmoder om en papirversion, eller dit team arbejder i appen, opstår der navne, adresser, e-mailadresser og logindata. Denne side forklarer, hvordan ManualPass håndterer dem. Tekniske beskyttelsesforanstaltninger som kryptering og adskillelse af kunder beskriver siden Sikkerhed.

Hvilke personoplysninger opstår der?

Hvem er dataansvarlig, og hvem er databehandler?

Dataansvarlig i GDPR's forstand er den, der træffer afgørelse om formålet med og hjælpemidlerne til en behandling. Databehandler er den, der behandler personoplysninger på vegne af og efter instruks fra den dataansvarlige.

Indgå databehandleraftalen online i appen

En databehandleraftale regulerer efter artikel 28 i GDPR, hvordan en tjenesteudbyder behandler personoplysninger på vegne af en anden. Hos ManualPass indgår du den direkte i applikationen:

1. Åbn området »Databeskyttelse & databehandleraftale« i appen.
2. Gennemgå aftaleteksten med de tekniske og organisatoriske foranstaltninger i bilag 2.
3. Indgå aftalen elektronisk.
4. Gem den indgåede aftale som PDF til dine arkiver.

Den elektroniske form er tilstrækkelig: Artikel 28, stk. 9, i GDPR tillader udtrykkeligt et elektronisk format ved siden af den skriftlige form. Indgåelsen af databehandleraftalen registreres i ændringsloggen med tidspunkt og person.

Hvor behandles dataene?

Alle data ligger på servere i Tyskland: dokumenter, log, team- og kontodata samt oplysningerne fra papiranmodninger. Eneste underdatabehandler er hostingudbyderen lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Scanningsside uden cookies og uden sporing

Scanningssiden er den offentlige webside, som brugerne ser efter at have scannet QR-koden. Den anvender ingen cookies og ingen sporing. Dine kunder spores altså ikke, mens de læser brugsanvisningen.

Papiranmodninger: dataminimering gennem anonymisering

Når en bruger anmoder om en papirversion, har fabrikanten brug for navn og adresse til forsendelsen. Derefter er disse oplysninger ikke længere nødvendige. ManualPass anonymiserer derfor papiranmodninger automatisk efter afsendelsen:

• Valgfri frist: 6, 12, 24 eller 36 måneder efter afsendelse.
• Bevares: dato, maskine og status for anmodningen.
• Fjernes: personoplysningerne om den, der har anmodet.

Så kan du fortsat dokumentere, at anmodninger er håndteret rettidigt, uden at opbevare adresseoplysninger længere end nødvendigt. Forløbet for anmodningen beskriver siden Papiranmodning.

Sikkerhedsdata slettes efter 24 timer

Mislykkede loginforsøg og udløbne links til nulstilling af adgangskoden gemmer ManualPass kun kortvarigt for at forhindre misbrug. Disse data slettes efter 24 timer. Kun posterne i ændringsloggen, f.eks. vellykkede logins, opbevares længere, fordi de dokumenterer, hvem der har udført hvilken handling hvornår.

Tekstforslag til din privatlivspolitik

Da du som dataansvarlig skal informere brugerne om behandlingen, stiller ManualPass et tekstforslag til rådighed i appen. Du overfører det til din egen privatlivspolitik og tilpasser det til din virksomhed. Tekstforslaget beskriver, at du anvender en tjenesteudbyder til at stille dokumenterne til rådighed og håndtere papiranmodninger. Gennemgå den tilpassede tekst med din databeskyttelsesrådgiver.

Tjekliste for databeskyttelse

• Indgå databehandleraftalen i appen under »Databeskyttelse & databehandleraftale«, og gem den som PDF
• Fastlæg anonymiseringsfristen for papiranmodninger
• Overfør tekstforslaget til din egen privatlivspolitik
• Registrér ManualPass med underdatabehandleren i fortegnelsen over behandlingsaktiviteter