Adatvédelem és adatfeldolgozási szerződés: GDPR-konform elérhetővé tétel

Első ránézésre egy digitális használati utasítás alig kezel személyes adatokat. Amint azonban a felhasználók papíralapú változatot igényelnek, vagy csapata az alkalmazásban dolgozik, nevek, címek, e-mail-címek és bejelentkezési adatok keletkeznek. Ez az oldal ismerteti, hogyan kezeli ezeket a ManualPass. A technikai védelmi intézkedéseket, például a titkosítást és az ügyfelek adatainak elkülönítését a Biztonság oldal írja le.

Milyen személyes adatok keletkeznek?

Ki az adatkezelő, és ki az adatfeldolgozó?

A GDPR értelmében adatkezelő az, aki az adatkezelés céljait és eszközeit meghatározza. Adatfeldolgozó az, aki a személyes adatokat az adatkezelő nevében és utasításai szerint kezeli.

Adatfeldolgozási szerződés megkötése online, az alkalmazásban

Az adatfeldolgozási szerződés a GDPR 28. cikke szerint szabályozza, hogyan kezel egy szolgáltató személyes adatokat megbízás alapján. A ManualPassnál közvetlenül az alkalmazásban köti meg:

1. Nyissa meg az alkalmazásban az „Adatvédelem és adatfeldolgozási szerződés” menüpontot.
2. Tekintse át a szerződés szövegét a 2. mellékletben szereplő technikai és szervezési intézkedésekkel együtt.
3. Kösse meg a szerződést elektronikusan.
4. Mentse a megkötött szerződést PDF-ként iratai közé.

Az elektronikus forma elegendő: a GDPR 28. cikkének (9) bekezdése az írásbeli forma mellett kifejezetten az elektronikus formátumot is megengedi. A szerződés megkötését a változásnapló időponttal és személlyel rögzíti.

Hol kezeljük az adatokat?

Minden adat németországi szervereken található: a dokumentumok, a napló, a csapat- és fiókadatok, valamint a papíralapú igénylések adatai is. Az egyetlen további adatfeldolgozó a lima-city tárhelyszolgáltató (TrafficPlex GmbH, Bréma).

Szkennelési oldal sütik és nyomkövetés nélkül

A szkennelési oldal az a nyilvános weboldal, amelyet a felhasználók a QR-kód beolvasása után látnak. Nem használ sütiket és nyomkövetést. Ügyfeleit tehát nem követik nyomon, miközben a használati utasítást olvassák.

Papíralapú igénylések: adattakarékosság anonimizálással

Ha egy felhasználó papíralapú változatot igényel, a gyártónak a kiküldéshez szüksége van a névre és a címre. Ezt követően ezekre az adatokra már nincs szükség. A ManualPass ezért a kiküldés után automatikusan anonimizálja a papíralapú igényléseket:

• Választható határidő: a kiküldést követő 6, 12, 24 vagy 36 hónap.
• Megmarad: az igénylés dátuma, a gép és az állapot.
• Eltávolításra kerül: az igénylő személyes adatai.

Így továbbra is igazolhatja, hogy az igényléseket határidőben teljesítették, anélkül hogy a címadatokat a szükségesnél tovább tárolná. Az igénylés menetét a Papíralapú igénylés oldal ismerteti.

A biztonsági adatok 24 óra után törlődnek

A sikertelen bejelentkezési kísérleteket és a jelszó-visszaállítás lejárt linkjeit a ManualPass csak rövid ideig, a visszaélések elhárítása érdekében tárolja. Ezeket az adatokat 24 óra után töröljük. Hosszabb ideig csak a változásnapló bejegyzéseit, például a sikeres bejelentkezéseket őrizzük meg, mert ezek annak igazolására szolgálnak, hogy ki mikor milyen műveletet végzett.

Szövegrész az adatvédelmi tájékoztatójához

Mivel adatkezelőként Önnek kell tájékoztatnia a felhasználókat az adatkezelésről, a ManualPass az alkalmazásban egy szövegrészt biztosít. Ezt átveheti saját adatvédelmi tájékoztatójába, és vállalatához igazíthatja. A szövegrész leírja, hogy a dokumentumok elérhetővé tételéhez és a papíralapú igénylések lebonyolításához szolgáltatót vesz igénybe. Az átdolgozott szöveget ellenőrizze adatvédelmi tisztviselőjével.

Adatvédelmi ellenőrzőlista

• Az adatfeldolgozási szerződés megkötése az alkalmazásban az „Adatvédelem és adatfeldolgozási szerződés” menüpontban, és mentése PDF-ként
• A papíralapú igénylések anonimizálási határidejének beállítása
• A szövegrész átvétele saját adatvédelmi tájékoztatójába
• A ManualPass és a további adatfeldolgozó felvétele az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásába