Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeΟι ψηφιακές οδηγίες χρήσης με την πρώτη ματιά δεν επεξεργάζονται σχεδόν καθόλου δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Μόλις όμως οι χρήστες ζητήσουν έντυπο αντίτυπο ή η ομάδα σας εργαστεί στην εφαρμογή, προκύπτουν ονόματα, διευθύνσεις, διευθύνσεις email και στοιχεία σύνδεσης. Η σελίδα αυτή εξηγεί πώς τα χειρίζεται το ManualPass. Τα τεχνικά μέτρα προστασίας, όπως η κρυπτογράφηση και ο διαχωρισμός πελατών, περιγράφονται στη σελίδα Ασφάλεια.
Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προκύπτουν;
| Τομέας | Τυπικά δεδομένα | Χειρισμός στο ManualPass |
|---|---|---|
| Η ομάδα σας | Όνομα, διεύθυνση email, συνδέσεις | Αρχείο καταγραφής με χρονική στιγμή, πρόσωπο και διεύθυνση IP |
| Αιτήματα έντυπου αντιτύπου | Όνομα, διεύθυνση, διεύθυνση email του αιτούντος | Αυτόματη ανωνυμοποίηση μετά από επιλέξιμη προθεσμία |
| Επισκέπτες της σελίδας σάρωσης | Πρόσβαση στα έγγραφα | Χωρίς cookies, χωρίς παρακολούθηση |
| Δεδομένα ασφαλείας | Αποτυχημένες συνδέσεις, ληγμένοι σύνδεσμοι επαναφοράς κωδικού πρόσβασης | Διαγραφή μετά από 24 ώρες |
Ποιος είναι υπεύθυνος επεξεργασίας και ποιος εκτελών την επεξεργασία;
Υπεύθυνος επεξεργασίας κατά τον ΓΚΠΔ είναι όποιος καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα μιας επεξεργασίας. Εκτελών την επεξεργασία είναι όποιος επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό και κατ’ εντολή του υπευθύνου επεξεργασίας.
| Ρόλος | Ποιος | Καθήκον |
|---|---|---|
| Υπεύθυνος επεξεργασίας | Εσείς ως πελάτης | Αποφασίζετε ποια δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία και για ποιον σκοπό |
| Εκτελών την επεξεργασία | ManualPass | Επεξεργάζεται τα δεδομένα σύμφωνα με τις εντολές σας |
| Υπεργολάβος επεξεργασίας | lima-city (TrafficPlex GmbH, Βρέμη) | Παρέχει τη φιλοξενία στη Γερμανία |
Σύναψη DPA online στην εφαρμογή
Μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (DPA) ρυθμίζει, σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ, πώς ένας πάροχος υπηρεσιών επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό τρίτου. Στο ManualPass τη συνάπτετε απευθείας στην εφαρμογή:
- Ανοίξτε στην εφαρμογή την ενότητα «Προστασία δεδομένων & DPA».
- Ελέγξτε το κείμενο της σύμβασης με τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα στο παράρτημα 2.
- Συνάψτε τη σύμβαση ηλεκτρονικά.
- Αποθηκεύστε τη συναφθείσα σύμβαση ως PDF για το αρχείο σας.
Η ηλεκτρονική μορφή αρκεί: το άρθρο 28 παράγραφος 9 ΓΚΠΔ επιτρέπει ρητά, εκτός από τη γραπτή μορφή, και την ηλεκτρονική. Τη σύναψη της DPA την καταγράφει το αρχείο καταγραφής αλλαγών με χρονική στιγμή και πρόσωπο.
Πρακτική συμβουλή
Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων σας θέλει να διαβάσει τη σύμβαση εκ των προτέρων; Το πλήρες κείμενο είναι δημόσια διαθέσιμο στη σελίδα DPA, χωρίς σύνδεση.
Πού γίνεται η επεξεργασία των δεδομένων;
Όλα τα δεδομένα βρίσκονται σε διακομιστές στη Γερμανία: έγγραφα, αρχείο καταγραφής, δεδομένα ομάδας και λογαριασμού, καθώς και τα στοιχεία από αιτήματα έντυπου αντιτύπου. Μοναδικός υπεργολάβος επεξεργασίας είναι ο πάροχος φιλοξενίας lima-city (TrafficPlex GmbH, Βρέμη).
Σελίδα σάρωσης χωρίς cookies και χωρίς παρακολούθηση
Η σελίδα σάρωσης είναι η δημόσια ιστοσελίδα που βλέπουν οι χρήστες μετά τη σάρωση του κωδικού QR. Δεν χρησιμοποιεί cookies ούτε παρακολούθηση. Οι πελάτες σας λοιπόν δεν παρακολουθούνται όταν διαβάζουν τις οδηγίες.
Αιτήματα έντυπου αντιτύπου: ελαχιστοποίηση δεδομένων μέσω ανωνυμοποίησης
Όταν ένας χρήστης ζητά έντυπο αντίτυπο, ο κατασκευαστής χρειάζεται όνομα και διεύθυνση για την αποστολή. Μετά, τα στοιχεία αυτά δεν χρειάζονται πλέον. Γι’ αυτό το ManualPass ανωνυμοποιεί αυτόματα τα αιτήματα έντυπου αντιτύπου μετά την αποστολή:
- Επιλέξιμη προθεσμία: 6, 12, 24 ή 36 μήνες μετά την αποστολή.
- Διατηρούνται: ημερομηνία, μηχάνημα και κατάσταση του αιτήματος.
- Διαγράφονται: τα στοιχεία προσωπικού χαρακτήρα του αιτούντος.
Έτσι μπορείτε να αποδεικνύετε ότι τα αιτήματα διεκπεραιώθηκαν εμπρόθεσμα, χωρίς να διατηρείτε στοιχεία διευθύνσεων περισσότερο από όσο χρειάζεται. Τη ροή του αιτήματος περιγράφει η σελίδα Αίτημα έντυπου αντιτύπου.
Δεδομένα ασφαλείας διαγράφονται μετά από 24 ώρες
Τις αποτυχημένες απόπειρες σύνδεσης και τους ληγμένους συνδέσμους επαναφοράς κωδικού πρόσβασης το ManualPass τα αποθηκεύει μόνο για λίγο, για την αποτροπή καταχρήσεων. Τα δεδομένα αυτά διαγράφονται μετά από 24 ώρες. Περισσότερο διατηρούνται μόνο οι εγγραφές στο αρχείο καταγραφής αλλαγών, όπως οι επιτυχείς συνδέσεις, επειδή χρησιμεύουν ως απόδειξη για το ποιος εκτέλεσε ποια ενέργεια και πότε.
Υπόδειγμα κειμένου για την Πολιτική Απορρήτου σας
Επειδή ως υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να ενημερώνετε τους χρήστες για την επεξεργασία, το ManualPass παρέχει στην εφαρμογή ένα υπόδειγμα κειμένου. Το ενσωματώνετε στη δική σας πολιτική απορρήτου και το προσαρμόζετε στην επιχείρησή σας. Το υπόδειγμα περιγράφει ότι χρησιμοποιείτε πάροχο υπηρεσιών για τη διάθεση των εγγράφων και τη διεκπεραίωση των αιτημάτων έντυπου αντιτύπου. Ελέγξτε το προσαρμοσμένο κείμενο με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων σας.
Λίστα ελέγχου προστασίας δεδομένων
- Σύναψη της DPA στην εφαρμογή, στην ενότητα «Προστασία δεδομένων & DPA», και αρχειοθέτηση ως PDF
- Ορισμός προθεσμίας ανωνυμοποίησης για τα αιτήματα έντυπου αντιτύπου
- Ενσωμάτωση του υποδείγματος κειμένου στη δική σας πολιτική απορρήτου
- Καταχώριση του ManualPass με τον υπεργολάβο επεξεργασίας στο αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας
Συχνή παρανόηση
«Με τη DPA η προστασία δεδομένων έχει διευθετηθεί πλήρως.» Η DPA ρυθμίζει μόνο τη σχέση ανάμεσα σε εσάς και το ManualPass. Οι υποχρεώσεις ενημέρωσης προς τους χρήστες και το δικό σας αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας παραμένουν δική σας ευθύνη ως υπευθύνου επεξεργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς συνάπτω τη DPA με το ManualPass;
Στην εφαρμογή, στην ενότητα «Προστασία δεδομένων & DPA». Η σύμβαση κατά το άρθρο 28 ΓΚΠΔ συνάπτεται ηλεκτρονικά, κάτι που το άρθρο 28 παράγραφος 9 ΓΚΠΔ επιτρέπει ρητά, και στη συνέχεια μπορεί να αποθηκευτεί ως PDF. Το κείμενο της σύμβασης μπορείτε να το διαβάσετε δημόσια εκ των προτέρων.
Ποιος είναι υπεργολάβος επεξεργασίας;
Αποκλειστικά ο πάροχος φιλοξενίας lima-city (TrafficPlex GmbH, Βρέμη). Οι διακομιστές βρίσκονται στη Γερμανία. Άλλους υπεργολάβους επεξεργασίας το ManualPass δεν χρησιμοποιεί για την επεξεργασία των δεδομένων σας.
Χρησιμοποιεί η σελίδα σάρωσης cookies ή παρακολούθηση;
Όχι. Η δημόσια σελίδα σάρωσης λειτουργεί χωρίς cookies και χωρίς παρακολούθηση. Όποιος ανοίγει οδηγίες χρήσης δεν παρακολουθείται.
Για πόσο διάστημα αποθηκεύονται τα δεδομένα από αιτήματα έντυπου αντιτύπου;
Μετά την αποστολή, τα αιτήματα έντυπου αντιτύπου ανωνυμοποιούνται αυτόματα, μετά από προθεσμία της επιλογής σας 6, 12, 24 ή 36 μηνών. Η ημερομηνία, το μηχάνημα και η κατάσταση διατηρούνται για λόγους απόδειξης, ενώ τα στοιχεία προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται.