Ochrana osobních údajů a zpracovatelská smlouva: v souladu s GDPR

Digitální návod k použití na první pohled zpracovává jen málo osobních údajů. Jakmile si však uživatelé vyžádají tištěnou verzi nebo váš tým pracuje v aplikaci, vznikají jména, adresy, e-mailové adresy a přihlašovací údaje. Tato stránka vysvětluje, jak s nimi ManualPass zachází. Technická ochranná opatření, jako je šifrování a oddělení klientů, popisuje stránka Bezpečnost.

Jaké osobní údaje vznikají?

Kdo je správcem a kdo zpracovatelem?

Správcem ve smyslu GDPR je ten, kdo určuje účel a prostředky zpracování. Zpracovatelem je ten, kdo zpracovává osobní údaje jménem správce a podle jeho pokynů.

Uzavření zpracovatelské smlouvy online v aplikaci

Smlouva o zpracování osobních údajů (zpracovatelská smlouva) upravuje podle čl. 28 GDPR, jak poskytovatel služeb zpracovává osobní údaje jménem správce. U ManualPass ji uzavřete přímo v aplikaci:

1. Otevřete v aplikaci sekci „Ochrana osobních údajů a smlouva o zpracování“.
2. Zkontrolujte text smlouvy s technickými a organizačními opatřeními (TOM) v příloze 2.
3. Uzavřete smlouvu elektronicky.
4. Uložte uzavřenou smlouvu jako PDF do svých podkladů.

Elektronická forma postačuje: čl. 28 odst. 9 GDPR vedle písemné formy výslovně připouští i elektronický formát. Uzavření zpracovatelské smlouvy zaznamená protokol změn s časem a osobou.

Kde se údaje zpracovávají?

Všechny údaje jsou uloženy na serverech v Německu: dokumenty, protokol, údaje o týmu a účtu i údaje ze žádostí o tištěnou verzi. Jediným dalším zpracovatelem je hostingový poskytovatel lima-city (TrafficPlex GmbH, Brémy).

Skenovací stránka bez cookies a bez sledování

Skenovací stránka je veřejná webová stránka, kterou uživatelé uvidí po naskenování QR kódu. Nepoužívá cookies ani sledování. Vaši zákazníci tedy při čtení návodu nejsou sledováni.

Žádosti o tištěnou verzi: minimalizace údajů díky anonymizaci

Když si uživatel vyžádá papírovou verzi, výrobce potřebuje k odeslání jméno a adresu. Poté už tyto údaje nejsou potřeba. ManualPass proto žádosti o tištěnou verzi po odeslání automaticky anonymizuje:

• Volitelná lhůta: 6, 12, 24 nebo 36 měsíců po odeslání.
• Zůstává zachováno: datum, stroj a stav žádosti.
• Odstraní se: osobní údaje žadatele.

Můžete tak i nadále doložit, že žádosti byly vyřízeny ve lhůtě, aniž byste adresní údaje uchovávali déle, než je nutné. Průběh žádosti popisuje stránka Žádost o tištěnou verzi.

Bezpečnostní údaje smazány po 24 hodinách

Neúspěšné pokusy o přihlášení a propadlé odkazy pro obnovení hesla ukládá ManualPass jen krátce, aby zabránil zneužití. Tyto údaje se po 24 hodinách mažou. Déle se uchovávají jen záznamy v protokolu změn, například úspěšná přihlášení, protože slouží jako doklad o tom, kdo kdy jakou akci provedl.

Textový modul pro vaše zásady ochrany osobních údajů

Protože jako správce musíte uživatele o zpracování informovat, poskytuje ManualPass v aplikaci textový modul. Převezmete jej do svých vlastních zásad ochrany osobních údajů a přizpůsobíte své firmě. Modul popisuje, že pro zpřístupnění dokumentů a vyřizování žádostí o tištěnou verzi využíváte poskytovatele služeb. Upravený text zkontrolujte se svým pověřencem pro ochranu osobních údajů.

Kontrolní seznam ochrany osobních údajů

• Uzavřít zpracovatelskou smlouvu v aplikaci v sekci „Ochrana osobních údajů a smlouva o zpracování“ a uložit ji jako PDF
• Stanovit lhůtu anonymizace žádostí o tištěnou verzi
• Převzít textový modul do vlastních zásad ochrany osobních údajů
• Zapsat ManualPass a dalšího zpracovatele do záznamů o činnostech zpracování