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TürkçeA prima vista le istruzioni per l’uso digitali trattano pochi dati personali. Non appena però gli utilizzatori richiedono una copia cartacea o il Suo team lavora nell’app, si generano nomi, indirizzi, indirizzi e-mail e dati di accesso. Questa pagina spiega come ManualPass li gestisce. Le misure tecniche di protezione come cifratura e separazione dei clienti sono descritte alla pagina Sicurezza.
Quali dati personali vengono trattati?
| Ambito | Dati tipici | Gestione in ManualPass |
|---|---|---|
| Il Suo team | Nome, indirizzo e-mail, accessi | Registro con data e ora, persona e indirizzo IP |
| Richieste di copia cartacea | Nome, indirizzo, indirizzo e-mail del richiedente | Anonimizzazione automatica dopo un periodo selezionabile |
| Visitatori della pagina di scansione | Consultazione dei documenti | Nessun cookie, nessun tracciamento |
| Dati di sicurezza | Accessi non riusciti, link di reimpostazione password scaduti | Cancellazione dopo 24 ore |
Chi è titolare, chi responsabile del trattamento?
Titolare del trattamento ai sensi del GDPR è chi determina le finalità e i mezzi di un trattamento. Responsabile del trattamento è chi tratta dati personali per conto e su istruzione del titolare.
| Ruolo | Chi | Compito |
|---|---|---|
| Titolare del trattamento | Lei come cliente | decide quali dati vengono trattati e per quale finalità |
| Responsabile del trattamento | ManualPass | tratta i dati secondo le Sue istruzioni |
| Sub-responsabile del trattamento | lima-city (TrafficPlex GmbH, Brema) | fornisce l’hosting in Germania |
Stipulare il DPA online nell’app
Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) disciplina, ai sensi dell’art. 28 GDPR, il modo in cui un fornitore di servizi tratta dati personali per conto del titolare. Con ManualPass lo stipula direttamente nell’applicazione:
- Apra nell’app la sezione «Protezione dei dati & DPA».
- Verifichi il testo dell’accordo con le misure tecniche e organizzative (TOM) nell’allegato 2.
- Stipuli l’accordo in forma elettronica.
- Salvi l’accordo stipulato in PDF per la Sua documentazione.
La forma elettronica è sufficiente: l’art. 28, paragrafo 9, GDPR ammette espressamente, oltre alla forma scritta, anche un formato elettronico. La stipula del DPA viene registrata con data, ora e persona nel registro delle modifiche.
Consiglio pratico
Il Suo responsabile della protezione dei dati (DPO) vuole leggere l’accordo in anticipo? Il testo completo è disponibile pubblicamente alla pagina DPA, senza accesso.
Dove vengono trattati i dati?
Tutti i dati si trovano su server in Germania: documenti, registro, dati del team e dell’account, così come i dati delle richieste di copia cartacea. L’unico sub-responsabile del trattamento è il provider di hosting lima-city (TrafficPlex GmbH, Brema).
Pagina di scansione senza cookie e senza tracciamento
La pagina di scansione è la pagina web pubblica che gli utilizzatori vedono dopo aver scansionato il codice QR. Non imposta cookie e non utilizza alcun tracciamento. I Suoi clienti quindi non vengono tracciati mentre leggono le istruzioni.
Richieste di copia cartacea: minimizzazione dei dati tramite anonimizzazione
Se un utilizzatore richiede una copia cartacea, al fabbricante servono nome e indirizzo per la spedizione. In seguito questi dati non sono più necessari. Per questo ManualPass anonimizza automaticamente le richieste di copia cartacea dopo la spedizione:
- Periodo selezionabile: 6, 12, 24 o 36 mesi dopo la spedizione.
- Resta conservato: data, macchina e stato della richiesta.
- Viene rimosso: i dati personali del richiedente.
Così può continuare a dimostrare che le richieste sono state evase entro il termine, senza conservare i dati degli indirizzi più a lungo del necessario. Lo svolgimento della richiesta è descritto alla pagina Richiesta di copia cartacea.
Dati di sicurezza cancellati dopo 24 ore
I tentativi di accesso non riusciti e i link scaduti per la reimpostazione della password vengono memorizzati da ManualPass solo brevemente per prevenire abusi. Questi dati vengono cancellati dopo 24 ore. Più a lungo vengono conservate solo le voci del registro delle modifiche, ad esempio gli accessi riusciti, perché servono a dimostrare chi ha eseguito quale azione e quando.
Testo modello per la Sua informativa privacy
Poiché, in qualità di titolare, deve informare gli utilizzatori sul trattamento, ManualPass mette a disposizione nell’app un testo modello. Lo inserisce nella Sua informativa privacy e lo adatta alla Sua azienda. Il testo descrive che, per la messa a disposizione dei documenti e la gestione delle richieste di copia cartacea, Lei si avvale di un fornitore di servizi. Verifichi il testo adattato con il Suo responsabile della protezione dei dati.
Checklist protezione dei dati
- Stipulare il DPA nell’app alla voce «Protezione dei dati & DPA» e archiviarlo in PDF
- Stabilire il periodo di anonimizzazione per le richieste di copia cartacea
- Inserire il testo modello nella propria informativa privacy
- Iscrivere ManualPass e il sub-responsabile nel registro delle attività di trattamento
Errore frequente
«Con il DPA la protezione dei dati è completamente sistemata.» Il DPA disciplina solo il rapporto tra Lei e ManualPass. I Suoi obblighi di informativa nei confronti degli utilizzatori e il Suo registro delle attività di trattamento restano compito Suo in qualità di titolare.
Domande frequenti
Come stipulo il DPA con ManualPass?
Nell’app, alla voce «Protezione dei dati & DPA». L’accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR viene stipulato in forma elettronica, come espressamente consentito dall’art. 28, paragrafo 9, GDPR, e può poi essere salvato in PDF. Il testo dell’accordo è consultabile pubblicamente in anticipo.
Chi è sub-responsabile del trattamento?
Esclusivamente il provider di hosting lima-city (TrafficPlex GmbH, Brema). I server si trovano in Germania. Per il trattamento dei Suoi dati ManualPass non si avvale di altri sub-responsabili.
La pagina di scansione utilizza cookie o tracciamento?
No. La pagina di scansione pubblica funziona senza cookie e senza tracciamento. Chi consulta delle istruzioni per l’uso non viene tracciato.
Per quanto tempo restano memorizzati i dati delle richieste di copia cartacea?
Dopo la spedizione le richieste di copia cartacea vengono anonimizzate automaticamente, trascorso un periodo da Lei scelto di 6, 12, 24 o 36 mesi. Data, macchina e stato restano conservati come prova, i dati personali vengono rimossi.