Sicurezza e protezione dei dati: i Suoi documenti in buone mani

Chi fornisce le istruzioni per l'uso in formato digitale fa affidamento su due cose: i documenti devono restare accessibili per molti anni e non devono cambiare senza che nessuno se ne accorga. Allo stesso tempo la piattaforma tratta dati personali, ad esempio dei membri del Suo team e dei clienti che richiedono una versione cartacea. Questa pagina riassume come ManualPass gestisce questi aspetti.

Dove si trovano i dati?

ManualPass gestisce i propri server in Germania. Documenti, dati dell'account e registri vengono memorizzati lì. La connessione tra browser e server è cifrata integralmente tramite HTTPS, sia nell'applicazione sia sulla pagina di scansione pubblica.

Come è protetto l'accesso all'applicazione?

• Password con hash: le password non vengono memorizzate in chiaro, ma solo come hash crittografico. Un hash è un valore unidirezionale dal quale non è possibile risalire alla password originale.
• Protezione contro i tentativi ripetuti: i tentativi di accesso falliti ripetuti vengono limitati, in modo che le password non possano essere indovinate in modo automatizzato.
• Ruoli nel team: con i ruoli Titolare (tutti i diritti), Editor (macchine, documenti, richieste cartacee) e Sola lettura stabilisce chi ha quali permessi nell'account. Dal piano Business si aggiunge il ruolo Approvatore. Dettagli in Team e approvazione.
• Separazione dei clienti: i dati di ciascun cliente sono separati da quelli degli altri clienti. Un account vede solo i propri tipi di macchina, documenti e richieste.

Come viene garantita l'integrità dei documenti?

Integrità significa che un documento è disponibile esattamente come è stato caricato. ManualPass la garantisce su tre livelli:

1. Versioni immutabili: una versione caricata non viene sovrascritta. Le modifiche danno sempre origine a una nuova versione.
2. Checksum SHA-256: per ogni file ManualPass calcola un'impronta digitale, visibile anche sulla pagina di scansione.
3. Registro delle modifiche con catena di checksum: ogni voce del registro è collegata alla precedente. Le modifiche successive al registro vengono rilevate.

Maggiori informazioni nella pagina Archiviazione.

Approvazione a quattro occhi ed esportazione del registro

Dal piano Business può utilizzare un flusso di approvazione secondo il principio dei quattro occhi. Un nuovo documento diventa pubblico solo dopo l'approvazione da parte di una seconda persona autorizzata; nessuno può approvare i propri caricamenti. Se l'approvatore rifiuta, indica una motivazione e le persone coinvolte vengono informate via e-mail. In questo modo il processo impedisce che un documento compaia per errore dietro il codice QR senza essere stato verificato.

Dal piano Professional il registro delle modifiche può essere esportato come file CSV, checksum compresi. Può conservare l'esportazione nel proprio archivio o presentarla in occasione di un audit o di una richiesta delle autorità.

Quali dati tratta la pagina di scansione?

La pagina di scansione è pubblica e utilizzabile senza login. Non utilizza cookie di tracciamento. Chi apre o scarica le istruzioni non deve fornire dati personali.

Sulla pagina di scansione si generano dati personali solo quando qualcuno richiede una versione cartacea. Questi dati, ad esempio nome, e-mail e indirizzo di consegna, sono utilizzati da ManualPass esclusivamente per gestire la spedizione: per informare il fabbricante, monitorare il termine e informare il destinatario.

Come avviene il pagamento?

Se paga con carta di credito o di debito, ad esempio Mastercard o Visa, il pagamento passa per il fornitore di servizi di pagamento Stripe. I dati della carta li inserisce direttamente presso Stripe; non vengono memorizzati presso ManualPass. In alternativa sceglie l'acquisto su fattura e bonifica l'importo entro 14 giorni.

Per il periodo di prova gratuito di 14 giorni non deve fornire dati di pagamento. Le fatture Le arrivano automaticamente via e-mail e sono inoltre disponibili per il download in PDF nell'area clienti.

Trattamento dei dati per conto del titolare ai sensi del GDPR

Quando utilizza ManualPass, ManualPass tratta dati personali per Suo conto, ad esempio i dati delle richieste cartacee dei Suoi clienti. L'accordo sul trattamento dei dati (DPA) lo conclude online nell'applicazione alla voce «Protezione dati e DPA», senza carta e senza attese. Lì vede anche i sub-responsabili del trattamento, stabilisce quando i dati delle richieste cartacee vengono anonimizzati automaticamente e trova un testo modello per la Sua informativa sulla privacy. Il testo completo dell'accordo con tutti gli allegati può leggerlo in anticipo in Accordo sul trattamento dei dati.

L'informativa sulla privacy di questo sito web è disponibile in Privacy.

Cosa non affermiamo

Al momento ManualPass non dispone di alcuna certificazione in materia di sicurezza delle informazioni. Se il Suo ufficio acquisti o il Suo reparto IT richiede determinate attestazioni, ne parli con noi prima di iniziare. Può esaminare le misure anche di persona durante il periodo di prova gratuito di 14 giorni, senza fornire dati di pagamento. Le descriviamo volentieri come sono implementate le misure sopra indicate.