Varnost in varstvo podatkov: vaši dokumenti v dobrih rokah

Kdor navodila za uporabo zagotavlja digitalno, se zanaša na dve stvari: dokumenti morajo biti dostopni veliko let in se ne smejo neopazno spremeniti. Hkrati platforma obdeluje osebne podatke, na primer članov vaše ekipe in strank, ki zahtevajo papirno različico. Ta stran povzema, kako ManualPass s tem ravna.

Kje so podatki?

ManualPass upravlja svoje strežnike v Nemčiji. Tam se shranjujejo dokumenti, podatki o računih in dnevniki. Povezava med brskalnikom in strežnikom je ves čas šifrirana prek HTTPS – v aplikaciji in na javni strani za skeniranje.

Kako je zaščiten dostop do aplikacije?

• Zgoščena gesla: Gesla se ne shranjujejo kot navadno besedilo, temveč samo kot kriptografska zgoščena vrednost. Zgoščena vrednost je enosmerna vrednost, iz katere prvotnega gesla ni mogoče izračunati nazaj.
• Zaščita pred ugibanjem: Ponavljajoči se neuspešni poskusi prijave so omejeni, da gesel ni mogoče samodejno uganiti.
• Vloge v ekipi: Z vlogami Lastnik (vse pravice), Urednik (stroji, dokumenti, zahteve za papirno različico) in Samo branje določite, kdo ima v računu katera pooblastila. Od paketa Business je na voljo še vloga Odobritelj. Podrobnosti na strani Ekipa in odobritev.
• Ločitev strank: Podatki vsake stranke so ločeni od podatkov drugih strank. Račun vidi samo lastne tipe strojev, dokumente in zahteve.

Kako je zagotovljena celovitost dokumentov?

Celovitost pomeni, da je dokument na voljo natanko tak, kot je bil naložen. ManualPass jo zagotavlja na treh ravneh:

1. Nespremenljive različice: Naložena različica se ne prepiše. Spremembe vedno nastanejo kot nova različica.
2. Kontrolna vsota SHA-256: Za vsako datoteko ManualPass izračuna digitalni prstni odtis, ki je viden tudi na strani za skeniranje.
3. Dnevnik sprememb z verigo kontrolnih vsot: Vsak vnos v dnevnik je povezan s prejšnjim. Naknadne spremembe dnevnika so opazne.

Več o tem na strani Arhiviranje.

Odobritev po načelu štirih oči in izvoz dnevnika

Od paketa Business lahko uporabljate potek odobritve po načelu štirih oči. Nov dokument postane javen šele, ko ga odobri druga pooblaščena oseba; lastnih nalaganj nihče ne more odobriti sam. Če odobritelj dokument zavrne, navede obrazložitev, udeleženi pa so obveščeni po e-pošti. Tako postopek preprečuje, da bi se dokument po pomoti brez pregleda pojavil za kodo QR.

Od paketa Professional je dnevnik sprememb mogoče izvoziti kot datoteko CSV, vključno s kontrolnimi vsotami. Izvoz lahko shranite v lasten arhiv ali ga predložite pri reviziji ali poizvedbi organa.

Katere podatke obdeluje stran za skeniranje?

Stran za skeniranje je javna in jo je mogoče uporabljati brez prijave. Ne uporablja sledilnih piškotkov. Kdor navodila odpre ali prenese, mu ni treba navesti osebnih podatkov.

Osebni podatki na strani za skeniranje nastanejo le, kadar nekdo zahteva papirno različico. Te podatke, na primer ime, e-poštni naslov in naslov za dostavo, ManualPass uporablja izključno za izvedbo pošiljanja: za obvestilo proizvajalcu, spremljanje roka in obveščanje prejemnika.

Kako poteka plačilo?

Če plačate s kreditno ali debetno kartico, na primer Mastercard ali Visa, plačilo poteka prek ponudnika plačilnih storitev Stripe. Podatke kartice vnesete neposredno pri Stripe; pri ManualPass se ne shranjujejo. Lahko pa izberete nakup na račun in znesek nakažete v 14 dneh.

Za 14-dnevno brezplačno preizkusno obdobje vam ni treba navesti plačilnih podatkov. Račune prejmete samodejno po e-pošti, poleg tega so v območju za stranke na voljo za prenos kot PDF.

Obdelava osebnih podatkov po GDPR

Ko uporabljate ManualPass, ManualPass v vašem imenu obdeluje osebne podatke, na primer podatke iz zahtev vaših strank za papirno različico. Pogodbo o obdelavi osebnih podatkov (DPA) sklenete v aplikaciji pod »Varstvo podatkov in DPA« na spletu – brez papirja in brez čakanja. Tam vidite tudi podobdelovalce, določite, kdaj se podatki iz zahtev za papirno različico samodejno anonimizirajo, in najdete besedilni modul za svojo izjavo o varstvu podatkov. Celotno besedilo pogodbe z vsemi prilogami si vnaprej preberete na strani Pogodba o obdelavi osebnih podatkov.

Informacije o varstvu podatkov za to spletno stran najdete na strani Varstvo podatkov.

Česa ne trdimo

ManualPass trenutno nima certifikata za informacijsko varnost. Če vaša nabava ali IT zahteva določena dokazila, se z nami pogovorite pred začetkom. Ukrepe si lahko ogledate tudi sami v 14-dnevnem brezplačnem preizkusnem obdobju, ne da bi navedli plačilne podatke. Z veseljem vam opišemo, kako so zgoraj navedeni ukrepi izvedeni.