Drošība un datu aizsardzība: Jūsu dokumenti ir drošās rokās

Kas nodrošina lietošanas instrukcijas digitāli, paļaujas uz divām lietām: dokumentiem jābūt pieejamiem daudzus gadus, un tie nedrīkst nemanāmi mainīties. Tajā pašā laikā platforma apstrādā personas datus, piemēram, Jūsu komandas dalībnieku un klientu, kas pieprasa papīra versiju, datus. Šajā lapā apkopots, kā ManualPass ar to rīkojas.

Kur atrodas dati?

ManualPass serveri atrodas Vācijā. Tur tiek glabāti dokumenti, konta dati un žurnāli. Savienojums starp pārlūkprogrammu un serveri visā garumā ir šifrēts ar HTTPS – gan lietotnē, gan publiskajā skenēšanas lapā.

Kā tiek aizsargāta piekļuve lietotnei?

• Jaucētas paroles: paroles netiek glabātas atklātā tekstā, bet tikai kā kriptogrāfiska jaucējvērtība (hash). Jaucējvērtība ir vienvirziena vērtība, no kuras nav iespējams atjaunot sākotnējo paroli.
• Aizsardzība pret minēšanu: atkārtoti neveiksmīgi pieteikšanās mēģinājumi tiek ierobežoti, lai paroles nevarētu uzminēt automatizēti.
• Lomas komandā: ar lomām Īpašnieks (visas tiesības), Redaktors (mašīnas, dokumenti, papīra versiju pieprasījumi) un Tikai lasīšana Jūs nosakāt, kam kontā ir kādas pilnvaras. Sākot no paketes Business, nāk klāt loma Apstiprinātājs. Sīkāk sadaļā Komanda un apstiprināšana.
• Klientu datu nošķiršana: katra klienta dati ir nošķirti no citu klientu datiem. Konts redz tikai savus mašīnu tipus, dokumentus un pieprasījumus.

Kā tiek nodrošināta dokumentu integritāte?

Integritāte nozīmē, ka dokuments ir pieejams tieši tādā veidā, kādā tas tika augšupielādēts. ManualPass to nodrošina trīs līmeņos:

1. Nemainīgas versijas: augšupielādēta versija netiek pārrakstīta. Izmaiņas vienmēr rodas kā jauna versija.
2. SHA-256 kontrolsumma: katram failam ManualPass aprēķina digitālo nospiedumu, kas ir redzams arī skenēšanas lapā.
3. Izmaiņu žurnāls ar kontrolsummu ķēdi: katrs žurnāla ieraksts ir saistīts ar iepriekšējo. Vēlākas izmaiņas žurnālā ir pamanāmas.

Vairāk par to lapā Arhivēšana.

Apstiprināšana pēc četru acu principa un žurnāla eksports

Sākot no paketes Business, varat izmantot apstiprināšanas darbplūsmu pēc četru acu principa. Jauns dokuments tad kļūst publisks tikai pēc tam, kad to ir apstiprinājusi otra pilnvarota persona; savus augšupielādētos dokumentus neviens nevar apstiprināt pats. Ja apstiprinātājs noraida dokumentu, viņš norāda pamatojumu, un iesaistītās personas saņem paziņojumu pa e-pastu. Tādējādi process novērš, ka dokuments aiz QR koda nejauši parādās bez pārbaudes.

Sākot no paketes Professional, izmaiņu žurnālu var eksportēt kā CSV failu, ieskaitot kontrolsummas. Eksportu varat saglabāt savā arhīvā vai uzrādīt audita vai iestādes pieprasījuma gadījumā.

Kādus datus apstrādā skenēšanas lapa?

Skenēšanas lapa ir publiska un izmantojama bez pieteikšanās. Tā neizmanto izsekošanas sīkdatnes. Kas atver vai lejupielādē instrukciju, tam nav jānorāda personas dati.

Personas dati skenēšanas lapā rodas tikai tad, ja kāds pieprasa papīra versiju. Šos datus, piemēram, vārdu, e-pastu un piegādes adresi, ManualPass izmanto tikai nosūtīšanas nodrošināšanai: lai informētu ražotāju, uzraudzītu termiņu un informētu saņēmēju.

Kā notiek maksājums?

Ja maksājat ar kredītkarti vai debetkarti, piemēram, Mastercard vai Visa, maksājums notiek ar maksājumu pakalpojumu sniedzēja Stripe starpniecību. Kartes datus Jūs ievadāt tieši Stripe; tie netiek glabāti ManualPass. Alternatīvi varat izvēlēties pirkumu uz rēķina pamata un pārskaitīt summu 14 dienu laikā.

14 dienu bezmaksas izmēģinājuma periodam maksājuma dati nav jānorāda. Rēķinus saņemat automātiski pa e-pastu, turklāt tie ir pieejami lejupielādei PDF formātā klienta zonā.

Datu apstrāde saskaņā ar VDAR

Kad izmantojat ManualPass, ManualPass Jūsu uzdevumā apstrādā personas datus, piemēram, Jūsu klientu papīra versiju pieprasījumos norādītos datus. Datu apstrādes līgumu Jūs noslēdzat tiešsaistē lietotnes sadaļā „Datu aizsardzība un apstrādes līgums” – bez papīra un bez gaidīšanas. Tur redzami arī apakšapstrādātāji, Jūs nosakāt, kad papīra versiju pieprasījumu dati tiek automātiski anonimizēti, un atrodat teksta fragmentu savai privātuma politikai. Pilnu līguma tekstu ar visiem pielikumiem varat iepriekš izlasīt sadaļā Datu apstrādes līgums.

Šīs tīmekļa vietnes privātuma paziņojumu atradīsiet sadaļā Privātums.

Ko mēs neapgalvojam

ManualPass pašlaik nav informācijas drošības sertifikāta. Ja Jūsu iepirkumu vai IT nodaļa pieprasa noteiktus apliecinājumus, sazinieties ar mums pirms sākšanas. Pasākumus varat apskatīt arī paši 14 dienu bezmaksas izmēģinājuma periodā, nenorādot maksājuma datus. Mēs labprāt aprakstīsim, kā iepriekš minētie pasākumi ir īstenoti.