Sikkerhed og databeskyttelse: Dine dokumenter er i gode hænder

Den, der stiller brugsanvisninger digitalt til rådighed, er afhængig af to ting: Dokumenterne skal være tilgængelige i mange år, og de må ikke ændre sig ubemærket. Samtidig behandler platformen personoplysninger, for eksempel om dine teammedlemmer og om kunder, der anmoder om en papirversion. Denne side opsummerer, hvordan ManualPass håndterer det.

Hvor ligger dataene?

ManualPass driver sine servere i Tyskland. Dokumenter, kontodata og logs gemmes der. Forbindelsen mellem browser og server er gennemgående krypteret via HTTPS – både i applikationen og på den offentlige scanningsside.

Hvordan er adgangen til applikationen beskyttet?

• Hashede adgangskoder: Adgangskoder gemmes ikke i klartekst, men kun som kryptografisk hash. En hash er en envejsværdi, som den oprindelige adgangskode ikke kan beregnes tilbage ud fra.
• Beskyttelse mod gætteangreb: Gentagne mislykkede loginforsøg begrænses, så adgangskoder ikke kan gættes automatisk.
• Roller i teamet: Med rollerne Ejer (alle rettigheder), Redaktør (maskiner, dokumenter, papiranmodninger) og Kun læseadgang fastlægger du, hvem der har hvilke beføjelser på kontoen. Fra pakken Business kommer rollen Godkender til. Detaljer under Team og godkendelse.
• Adskillelse af kunder: Hver kundes data er adskilt fra andre kunders. En konto ser kun sine egne maskintyper, dokumenter og anmodninger.

Hvordan sikres dokumenternes integritet?

Integritet betyder, at et dokument foreligger præcis, som det blev uploadet. ManualPass sikrer den på tre niveauer:

1. Uforanderlige versioner: En uploadet version overskrives ikke. Ændringer opstår altid som en ny version.
2. SHA-256-kontrolsum: For hver fil beregner ManualPass et digitalt fingeraftryk, som også er synligt på scanningssiden.
3. Ændringslog med kontrolsumskæde: Hver logpost er forbundet med den foregående. Efterfølgende ændringer i loggen bliver opdaget.

Læs mere på siden Arkivering.

Fireøjnegodkendelse og eksport af loggen

Fra pakken Business kan du bruge et godkendelsesworkflow efter fireøjneprincippet. Et nyt dokument bliver så først offentligt, når en anden autoriseret person har godkendt det; ingen kan selv godkende sine egne uploads. Afviser godkenderen, angiver han en begrundelse, og de involverede får besked pr. e-mail. På den måde forhindrer processen, at et dokument ved en fejl vises bag QR-koden uden kontrol.

Fra pakken Professional kan ændringsloggen eksporteres som CSV-fil inklusive kontrolsummerne. Eksporten kan du gemme i dit eget arkiv eller fremlægge ved en audit eller en henvendelse fra myndighederne.

Hvilke data behandler scanningssiden?

Scanningssiden er offentlig og kan bruges uden login. Den anvender ingen sporingscookies. Den, der åbner eller downloader en brugsanvisning, skal ikke oplyse personlige data.

Personoplysninger opstår kun på scanningssiden, når nogen anmoder om en papirversion. Disse oplysninger, for eksempel navn, e-mail og leveringsadresse, bruger ManualPass udelukkende til at håndtere forsendelsen: til at underrette fabrikanten, til at overvåge fristen og til at informere modtageren.

Hvordan håndteres betalingen?

Betaler du med kredit- eller betalingskort, for eksempel Mastercard eller Visa, sker betalingen via betalingstjenesteudbyderen Stripe. Kortoplysningerne indtaster du direkte hos Stripe; de gemmes ikke hos ManualPass. Alternativt vælger du køb på faktura og overfører beløbet inden for 14 dage.

Til den 14-dages gratis prøveperiode behøver du ikke at angive betalingsoplysninger. Fakturaer modtager du automatisk pr. e-mail, og de kan desuden downloades som PDF i kundeområdet.

Databehandling efter GDPR

Når du bruger ManualPass, behandler ManualPass personoplysninger på dine vegne, for eksempel oplysningerne fra dine kunders anmodninger om papirversion. Databehandleraftalen indgår du online i applikationen under „Databeskyttelse & databehandleraftale“ – uden papir og uden ventetid. Der kan du også se underdatabehandlerne, fastlægge, hvornår oplysninger fra papiranmodninger automatisk anonymiseres, og finde en tekstblok til din egen privatlivspolitik. Den fulde aftaletekst med alle bilag kan du læse på forhånd under Databehandleraftale.

Oplysninger om databeskyttelse for denne hjemmeside finder du under Privatlivspolitik.

Hvad vi ikke påstår

ManualPass har i øjeblikket ingen certificering inden for informationssikkerhed. Hvis jeres indkøbs- eller IT-afdeling kræver bestemt dokumentation, så kontakt os før start. Foranstaltningerne kan du også selv se nærmere på i den 14-dages gratis prøveperiode uden at angive betalingsoplysninger. Vi beskriver gerne, hvordan de ovennævnte foranstaltninger er gennemført.