Digital brugsanvisning: løsningstyper sammenlignet

Den, der vil stille sine brugsanvisninger digitalt til rådighed, finder meget forskellig software. Denne sammenligning stiller ikke enkelte udbydere over for hinanden, men løsningstyper. Inden for hver type adskiller produkterne sig til dels betydeligt; kontrollér derfor oplysningerne i det enkelte tilfælde.

Grundlaget er maskinforordningen (EU) 2023/1230. Den tillader den digitale brugsanvisning, hvis der på maskinen er angivet, hvordan den tilgås, formatet gør det muligt at udskrive, downloade og gemme, og brugsanvisningen forbliver online i mindst ti år. Hvis der anmodes om det ved købet, skal den leveres gratis på papir inden for en måned (artikel 10, stk. 7). Forordningen foreskriver ikke et bestemt system.

Løsningstyperne kort forklaret

• Redaktionssystem (CCMS): Software til udarbejdelse, administration og oversættelse af modulær dokumentation, typisk for dokumentationsafdelinger med mange varianter.
• Content delivery-portal: Software til søgbar, filtreret udgivelse af teknisk indhold, ofte fødet fra et redaktionssystem.
• QR-kodegenerator (dynamisk): Tjeneste, der genererer en QR-kode med en redirigering, som kan ændres, til en vilkårlig destinationsadresse.
• Enkel platform til tilrådighedsstillelse (f.eks. ManualPass): Software til offentliggørelse af færdige PDF-dokumenter pr. maskintype med fast QR-kode, versionsarkiv og proces for papiranmodninger.

En mere udførlig gennemgang finder du i vejledningen Redaktionssystem eller platform til tilrådighedsstillelse.

Sammenligningstabel

Typerne udelukker ikke hinanden. Ofte udarbejder et redaktionssystem eller en ekstern leverandør brugsanvisningen som PDF, og en platform til tilrådighedsstillelse offentliggør den. Det afgørende er, at det for hver maskine er klart, hvilket link der er den gældende angivelse af, hvordan brugsanvisningen tilgås.

Hvornår ManualPass passer

ManualPass passer godt, hvis disse punkter gælder for dig:

• Dine brugsanvisninger, EU-overensstemmelseserklæringer og monteringsvejledninger foreligger allerede som færdige PDF-filer, udarbejdet af dig selv, af en ekstern leverandør eller – som importør – af fabrikanten.
• Du har et overskueligt til middelstort antal maskintyper og ønsker en fast QR-kode pr. type, som forbliver den samme ved nye versioner.
• Du vil behandle papiranmodninger efter artikel 10, stk. 7, med fristberegning, påmindelse og dokumentation i stedet for at administrere dem via en e-mailindbakke.
• Det er vigtigt for dig senere at kunne dokumentere, hvilken dokumentversion der var tilgængelig på hvilket tidspunkt.
• Du vil først offentliggøre nye dokumenter efter kontrol af en anden person eller administrere flere mærker og lokationer med egne fabrikantoplysninger; begge dele findes fra pakken Business.
• Du vil starte uden implementeringsprojekt og uden demomøde, prøve ManualPass gratis i 14 dage uden betalingsoplysninger og kende omkostningerne på forhånd; pakkerne løber 12 måneder med årlig fakturering og står under Priser.
• Du lægger vægt på hosting i Tyskland og en scanningsside uden sporingscookies.

Hvordan de enkelte funktioner virker, viser siderne QR-kode, Scanningsside, Anmodning om papirversion, Arkivering, Team og godkendelse samt Branding og mærker.

Hvornår ManualPass ikke passer

ManualPass er bevidst begrænset til tilrådighedsstillelse af færdige dokumenter. I disse tilfælde er en anden løsning bedre egnet eller nødvendig som supplement:

• Du skal først udarbejde eller oversætte brugsanvisninger. ManualPass har ingen redaktions- eller oversættelsesfunktion. Til det har du brug for et redaktionssystem, et tekstbehandlingsværktøj eller en ekstern leverandør.
• Du har brug for dokumenter pr. enkelt enhed. ManualPass arbejder med én QR-kode pr. maskintype, ikke med individuelle koder pr. serienummer.
• Du vil udgive indhold emnebaseret i browseren. ManualPass stiller PDF-filer til rådighed; en fuldtekstsøgning i modulært indhold, som content delivery-portaler tilbyder, er ikke en del af det.
• Du har brug for en integration med ERP, PIM eller andre systemer. En sådan grænseflade tilbyder ManualPass ikke.
• Du har brug for et digitalt produktpas eller batteripas. Disse funktioner tilbyder ManualPass ikke; med det digitale typeskilt pr. serienummer er ManualPass dog DPP-ready. For maskiner som produktgruppe er et produktpas ikke planlagt i ESPR-arbejdsplanen 2025–2030; et batteripas kan fra den 18.02.2027 være relevant for visse indbyggede batterier; læs mere i vejledningen Digitalt produktpas for maskiner.
• Du vil helt outsource forsendelsen af papirversioner. ManualPass organiserer frister og dokumentation, udskrivning og forsendelse klarer du selv.
• Jeres indkøbsafdeling kræver bestemte certificeringer af udbyderen. ManualPass har i øjeblikket ingen certificering inden for informationssikkerhed. Afklar i så fald jeres krav på forhånd via Kontakt.

Hvis et af disse punkter er afgørende for dig, kan en kombination være fornuftig, for eksempel et redaktionssystem til udarbejdelsen og ManualPass til tilrådighedsstillelsen – eller en anden løsningstype passer bedre.

Denne artikel afspejler situationen pr. 05.10.2026 og er ikke juridisk rådgivning. Det er ordlyden af forordning (EU) 2023/1230 i Den Europæiske Unions Tidende samt de nationale gennemførelsesbestemmelser, der er afgørende.