Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeLyhyesti
Digitaalisille käyttöohjeille on neljä tyypillistä ratkaisutapaa: dokumentointijärjestelmät (CCMS) sisällön laatimiseen, sisällönjakeluportaalit sen julkaisemiseen, QR-koodigeneraattorit linkittämiseen sekä kevyet jakelualustat, kuten ManualPass, valmiiden PDF-tiedostojen julkaisemiseen 10 artiklan 7 kohdan edellytysten mukaisesti. Sopiva ratkaisu riippuu siitä, laaditteko sisällöt itse, kuinka monta varianttia teillä on ja miten haluatte järjestää asetuksen (EU) 2023/1230 10 artiklan 7 kohdan velvollisuudet.
Käyttöohjeitaan digitaalisesti tarjoamaan haluava löytää hyvin erilaisia ohjelmistoja. Tässä vertailussa ei aseteta vastakkain yksittäisiä toimittajia vaan ratkaisutyyppejä. Kunkin tyypin sisällä tuotteet eroavat toisistaan osin selvästi, joten tarkistakaa tiedot tapauskohtaisesti.
Lähtökohtana on koneasetus (EU) 2023/1230. Se sallii digitaaliset käyttöohjeet, jos koneessa on merkintä ohjeiden saatavuudesta, muoto mahdollistaa tulostamisen, lataamisen ja tallentamisen ja ohjeet pysyvät verkossa vähintään kymmenen vuotta. Jos käyttäjä pyytää ostohetkellä paperiversiota, se on toimitettava maksutta kuukauden kuluessa (10 artiklan 7 kohta). Asetus ei edellytä mitään tiettyä järjestelmää.
Ratkaisutyypit lyhyesti
- Dokumentointijärjestelmä (CCMS): Ohjelmisto modulaarisen dokumentaation laatimiseen, hallintaan ja kääntämiseen; tyypillinen dokumentointiosastoille, joilla on paljon variantteja.
- Sisällönjakeluportaali: Ohjelmisto teknisen sisällön julkaisemiseen haettavana ja suodatettavana, usein dokumentointijärjestelmästä syötettynä.
- QR-koodigeneraattori (dynaaminen): Palvelu, joka luo QR-koodin, jonka uudelleenohjauksen mihin tahansa kohdeosoitteeseen voi muuttaa.
- Kevyt jakelualusta (esim. ManualPass): Ohjelmisto valmiiden PDF-asiakirjojen julkaisemiseen konetyypeittäin pysyvällä QR-koodilla, versioarkistolla ja paperiversiopyyntöjen prosessilla.
Tarkemman luokittelun löydätte oppaasta Dokumentointijärjestelmä vai jakelualusta.
Vertailutaulukko
| Kriteeri | Dokumentointijärjestelmä (CCMS) | Sisällönjakeluportaali | QR-koodigeneraattori | ManualPass |
|---|---|---|---|---|
| Tarkoitus | Sisältöjen laatiminen, hallinta, kääntäminen | Sisältöjen kohdennettu julkaisu ja haku | QR-koodin ohjaus kohdeosoitteeseen | Valmiiden PDF-tiedostojen tarjoaminen konetyypeittäin 10 artiklan 7 kohdan mukaisesti |
| Käyttöönoton työmäärä | suuri: projekti, modularisointi, koulutus | keskisuuri tai suuri: suunnittelu, tietojen valmistelu | pieni | pieni: PDF:n lataus, tarran tulostus |
| Tyypilliset kustannukset | melko korkeat, usein projektikohtaiset | melko korkeat, usein projektikohtaiset | matalat, yleensä tilaus | matalat tai keskitasoa, tilaus kiinteillä hinnoilla |
| Paperiversiopyyntöjen työnkulku | ei yleensä osa järjestelmää | toimittajakohtainen | ei yleensä saatavilla | lomake, määräajan laskenta, muistutus, todennus lokissa |
| Versiointi ja todennus | sisältöjen versiointi dokumentoinnissa | toimittajakohtainen | ei asiakirjaversioita, vain kohdeosoite | jokainen versio arkistoidaan, SHA-256-tarkistesumma, muutosloki tarkistesummaketjulla |
| Pysyvä URL 10 vuoden ajan | koskee julkaisua, ei itse CCMS:ää | riippuu toimittajasta ja sopimuksesta | riippuu tilauksen jatkumisesta | pysyvä, koskaan muuttumaton QR-koodi konetyyppiä kohden; arkistoidut koneet pysyvät saatavilla; suunniteltu pysyvään saatavuuteen; sopimuksen yksityiskohdat käyttöehdoissa |
| Monikielisyys | käännösten hallinta usein integroitu | julkaisu kielikohtaisesti | riippuu kohdesivusta | skannaussivu 26 kielellä, valmiiden kieliversioiden lataus |
| Soveltuu | suurille dokumentointiosastoille, paljon variantteja ja kieliä | huolto-organisaatioille, laajoille tuotevalikoimille | yksinkertaiseen linkitykseen ilman muita vaatimuksia | pienille ja keskisuurille konevalmistajille, maahantuojille, jakelijoille |
Tyypit eivät sulje toisiaan pois. Usein dokumentointijärjestelmä tai palveluntarjoaja laatii ohjeet PDF-muodossa, ja jakelualusta julkaisee ne. Ratkaisevaa on, että jokaisen koneen kohdalla on selvää, mikä linkki on määräävä ohjeiden saatavuutta koskeva merkintä.
Yleinen väärinkäsitys
”QR-koodi konekilvessä riittää.” QR-koodi on vain merkintä ohjeiden saatavuudesta. Sen takana on oltava tallennettava ja tulostettava asiakirja, vähintään kymmenen vuoden saatavuus ja prosessi paperiversiopyyntöjä varten.
Milloin ManualPass sopii
ManualPass sopii hyvin, jos seuraavat kohdat pätevät teihin:
- Käyttöohjeenne, EU-vaatimustenmukaisuusvakuutuksenne ja kokoonpano-ohjeenne ovat jo valmiina PDF-tiedostoina – itse laadittuina, palveluntarjoajalta tai maahantuojana valmistajalta saatuina.
- Teillä on pienehkö tai keskisuuri määrä konetyyppejä, ja haluatte jokaiselle tyypille pysyvän QR-koodin, joka pysyy samana uusien versioiden myötä.
- Haluatte käsitellä 10 artiklan 7 kohdan mukaiset paperiversiopyynnöt määräajan laskennan, muistutuksen ja todennuksen avulla sen sijaan, että hallinnoisitte niitä sähköpostilaatikossa.
- Teille on tärkeää pystyä myöhemmin osoittamaan, mikä asiakirjaversio oli saatavilla mihinkin aikaan.
- Haluatte julkaista uudet asiakirjat vasta toisen henkilön tarkastuksen jälkeen tai hallita useita brändejä ja toimipaikkoja omine valmistajatietoineen; molemmat ovat saatavilla Business-paketista alkaen.
- Haluatte aloittaa ilman käyttöönottoprojektia ja demotapaamista, kokeilla ManualPassia 14 päivää maksutta ilman maksutietoja ja tietää kustannukset etukäteen; paketeilla on 12 kuukauden sopimuskausi ja vuosilaskutus, ja ne on esitelty sivulla Hinnat.
- Arvostatte palvelinsijaintia Saksassa ja skannaussivua ilman seurantaevästeitä.
Yksittäisten toimintojen toiminta esitellään sivuilla QR-koodi, Skannaussivu, Paperiversiopyyntö, Arkistointi, Tiimi ja hyväksyntä sekä Brändäys ja brändit.
Milloin ManualPass ei sovi
ManualPass on tarkoituksella rajattu valmiiden asiakirjojen tarjoamiseen. Seuraavissa tapauksissa jokin muu ratkaisu sopii paremmin tai sitä tarvitaan lisäksi:
- Ohjeet on ensin laadittava tai käännettävä. Indocuksessa ei ole dokumentointi- tai käännöstoimintoa. Siihen tarvitsette dokumentointijärjestelmän, tekstinkäsittelyohjelman tai palveluntarjoajan.
- Tarvitsette asiakirjoja yksittäisille laitteille. ManualPass toimii yhdellä QR-koodilla konetyyppiä kohden, ei sarjanumerokohtaisilla koodeilla.
- Haluatte julkaista sisältöjä aihepohjaisesti selaimessa. ManualPass tarjoaa PDF-tiedostoja; sisällönjakeluportaalien tarjoama modulaaristen sisältöjen kokotekstihaku ei kuulu toimintoihin.
- Tarvitsette liitännän toiminnanohjausjärjestelmään, PIM-järjestelmään tai muihin järjestelmiin. ManualPass ei tarjoa tällaista rajapintaa.
- Tarvitsette digitaalisen tuotepassin tai akkupassin. ManualPass ei tarjoa näitä toimintoja, mutta sarjanumerokohtaisen digitaalisen arvokilven ansiosta ManualPass on DPP-ready. Koneille tuoteryhmänä ei ole suunniteltu tuotepassia ESPR-työsuunnitelmassa 2025–2030; akkupassi voi tulla ajankohtaiseksi 18.2.2027 alkaen tietyille koneeseen asennetuille akuille; lisätietoja oppaassa Digitaalinen tuotepassi koneille.
- Haluatte ulkoistaa paperiversioiden lähettämisen kokonaan. ManualPass hoitaa määräajat ja todennuksen, tulostuksen ja lähettämisen hoidatte itse.
- Hankintanne edellyttää toimittajalta tiettyjä sertifiointeja. Indocuksella ei tällä hetkellä ole tietoturvasertifiointia. Selvittäkää vaatimuksenne tässä tapauksessa etukäteen yhteydenotolla.
Jos jokin näistä kohdista on teille ratkaiseva, yhdistelmä voi olla järkevä, esimerkiksi dokumentointijärjestelmä laatimiseen ja ManualPass tarjoamiseen, tai jokin toinen ratkaisutyyppi sopii paremmin.
Usein kysytyt kysymykset
Onko ManualPass vaihtoehto dokumentointijärjestelmälle?
Vain osittain. Dokumentointijärjestelmä on tarkoitettu ohjeiden laatimiseen ja kääntämiseen, ManualPass valmiiden PDF-tiedostojen tarjoamiseen. Jos käytätte jo dokumentointijärjestelmää tai palveluntarjoajaa, voitte käyttää ManualPassia täydentävästi julkaisemiseen.
Riittääkö dynaaminen QR-koodigeneraattori koneasetuksen vaatimuksiin?
QR-koodigeneraattori täyttää vain osan vaatimuksista, nimittäin ohjeiden saatavuutta koskevan merkinnän. Avoimiksi jäävät yleensä paperiversiopyyntöjen prosessi, versioiden arkistointi ja kysymys siitä, toimiiko linkki vähintään kymmenen vuotta myös tilauksen päätyttyä.
Voinko yksinkertaisesti julkaista ohjeet omalla verkkosivustollani?
Kyllä, se on oikeudellisesti mahdollista, jos asetuksen (EU) 2023/1230 10 artiklan 7 kohdan edellytykset täyttyvät. Käytännössä teidän on silloin itse varmistettava, että linkit pysyvät ennallaan sivustouudistuksissa, vanhat versiot säilyvät ja paperiversiopyynnöt käsitellään määräajassa.
Mitä digitaalisten käyttöohjeiden ratkaisu maksaa?
Se riippuu ratkaisutyypistä. Dokumentointijärjestelmiä ja sisällönjakeluportaaleja tarjotaan usein projektikohtaisesti, QR-generaattoreita ja kevyitä alustoja yleensä tilauksena. ManualPass maksaa alkaen 129 € kuukaudessa + alv enintään 10 konetyypille ja 2 käyttäjälle.
Lähteet
Tämä artikkeli vastaa tilannetta 05.10.2026 eikä korvaa oikeudellista neuvontaa. Ratkaiseva on Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistu asetus (EU) 2023/1230 sekä kansalliset täytäntöönpanosäännökset.