Fournir une notice d’instructions numérique : comparatif des types de solutions

Si vous souhaitez fournir vos notices d’instructions sous forme numérique, vous trouverez des logiciels très différents. Ce comparatif ne met pas en regard des fournisseurs individuels, mais des types de solutions. Au sein de chaque type, les produits diffèrent parfois nettement ; vérifiez donc les informations au cas par cas.

La base est le règlement (UE) 2023/1230 relatif aux machines. Il autorise la notice d’instructions numérique si une indication d’accès figure sur la machine, si le format permet d’imprimer, de télécharger et d’enregistrer, et si la notice reste en ligne pendant au moins dix ans. Sur demande au moment de l’achat, elle doit être fournie gratuitement sur papier dans un délai d’un mois (article 10, paragraphe 7). Le règlement n’impose aucun système particulier.

Les types de solutions en bref

• Système de rédaction (CCMS) : logiciel de création, de gestion et de traduction de documentation modulaire, typique des services de rédaction technique gérant de nombreuses variantes.
• Portail de diffusion de contenu (content delivery) : logiciel de diffusion de contenus techniques consultables et filtrables, souvent alimenté par un système de rédaction.
• Générateur de codes QR (dynamique) : service qui génère un code QR avec une redirection modifiable vers une adresse cible quelconque.
• Plateforme de mise à disposition légère (par ex. ManualPass) : logiciel de publication de documents PDF finalisés par type de machine, avec code QR fixe, archives de versions et processus de demande papier.

Vous trouverez une analyse plus détaillée dans le guide Système de rédaction ou plateforme de mise à disposition.

Tableau comparatif

Ces types ne s’excluent pas mutuellement. Souvent, un système de rédaction ou un prestataire crée la notice en PDF, et une plateforme de mise à disposition la publie. L’essentiel est que, pour chaque machine, il soit clair quel lien constitue l’indication d’accès de référence.

Quand ManualPass convient

ManualPass convient bien si les points suivants s’appliquent à vous :

• Vos notices d’instructions, déclarations UE de conformité et notices d’assemblage existent déjà sous forme de fichiers PDF finalisés, créés en interne, par un prestataire ou – en tant qu’importateur – par le fabricant.
• Vous avez un nombre limité à moyen de types de machines et souhaitez un code QR fixe par type, qui reste identique lors des nouvelles versions.
• Vous souhaitez traiter les demandes papier selon l’article 10, paragraphe 7, avec calcul du délai, rappel et preuve, plutôt que de les gérer dans une boîte e-mail.
• Il est important pour vous de pouvoir prouver ultérieurement quelle version de document était mise à disposition à quel moment.
• Vous souhaitez publier les nouveaux documents uniquement après vérification par une deuxième personne, ou gérer plusieurs marques et sites avec leurs propres informations de fabricant ; les deux sont disponibles à partir de l’offre Business.
• Vous souhaitez démarrer sans projet de déploiement ni rendez-vous de démonstration, tester ManualPass gratuitement pendant 14 jours sans données de paiement et connaître les coûts à l’avance ; les offres ont une durée de 12 mois avec facturation annuelle et figurent sous Tarifs.
• Vous accordez de l’importance à un hébergement en Allemagne et à une page de scan sans cookies de suivi.

Le fonctionnement des différentes fonctionnalités est présenté sur les pages Code QR, Page de scan, Demande de version papier, Archivage, Équipe et validation ainsi que Image de marque et marques.

Quand ManualPass ne convient pas

ManualPass se limite volontairement à la mise à disposition de documents finalisés. Dans les cas suivants, une autre solution est plus adaptée ou nécessaire en complément :

• Vous devez d’abord créer ou traduire les notices. ManualPass ne dispose d’aucune fonction de rédaction ou de traduction. Pour cela, il vous faut un système de rédaction, un traitement de texte ou un prestataire.
• Vous avez besoin de documents par appareil individuel. ManualPass fonctionne avec un code QR par type de machine, et non avec des codes individuels par numéro de série.
• Vous souhaitez diffuser des contenus par thème dans le navigateur. ManualPass met à disposition des fichiers PDF ; une recherche plein texte sur des contenus modulaires, telle que la proposent les portails de diffusion de contenu, n’en fait pas partie.
• Vous avez besoin d’une connexion à un ERP, un PIM ou d’autres systèmes. ManualPass ne propose pas une telle interface.
• Vous avez besoin d’un passeport numérique de produit ou d’un passeport de batterie. ManualPass ne propose pas ces fonctionnalités ; avec la plaque signalétique numérique par numéro de série, ManualPass est toutefois DPP-ready. Pour les machines en tant que groupe de produits, aucun passeport de produit n’est prévu dans le plan de travail ESPR 2025–2030 ; un passeport de batterie peut devenir pertinent à partir du 18/02/2027 pour certaines batteries intégrées ; pour en savoir plus, consultez le guide Passeport numérique de produit pour les machines.
• Vous souhaitez externaliser entièrement l’envoi papier. ManualPass organise les délais et la preuve ; l’impression et l’envoi restent à votre charge.
• Votre service achats exige certaines certifications du fournisseur. ManualPass ne dispose actuellement d’aucune certification en matière de sécurité de l’information. Dans ce cas, clarifiez vos exigences au préalable via la page Contact.

Si l’un de ces points est déterminant pour vous, une combinaison peut être judicieuse, par exemple un système de rédaction pour la création et ManualPass pour la mise à disposition, ou un autre type de solution conviendra mieux.

Cet article reflète la situation au 05/10/2026 et ne constitue pas un conseil juridique. Seul fait foi le texte du règlement (UE) 2023/1230 publié au Journal officiel de l’UE, ainsi que les dispositions nationales d’application.