Journal des modifications et preuve : chaque version justifiable

Une notice d’instructions numérique se met à jour rapidement. C’est justement pourquoi la question se pose souvent plus tard : quelle version était en ligne à une date donnée, qui l’a publiée et une demande de version papier a-t-elle été traitée dans les délais ? Le journal des modifications d’ManualPass répond à ces questions sans que vous ayez à tenir vos propres listes.

Qu’est-ce qu’un journal des modifications ?

Un journal des modifications est un enregistrement continu et chronologique de toutes les actions effectuées dans un système. Dans ManualPass, il est créé automatiquement : chaque étape concernant les machines, les documents et l’équipe est enregistrée sous forme d’entrée.

Quelles actions sont consignées ?

Pour chaque entrée, ManualPass enregistre trois informations : date et heure, personne et adresse IP. Chaque publication peut ainsi être attribuée à une personne précise. Comme toutes les actions convergent en un seul endroit, vous n’avez plus besoin de listes Excel ou de dossiers de messagerie dans lesquels les validations et les dates d’envoi étaient jusqu’ici documentées de manière dispersée. Les modifications apportées aux types de machines archivés restent elles aussi traçables.

Comment la chaîne de sommes de contrôle rend-elle les modifications détectables ?

Une somme de contrôle SHA-256 est une empreinte numérique : si un seul caractère change, la valeur obtenue est totalement différente. ManualPass calcule une telle somme de contrôle pour chaque entrée du journal en y intégrant la somme de contrôle de l’entrée précédente. Il en résulte une chaîne.

Si une entrée antérieure est modifiée ultérieurement, les sommes de contrôle suivantes ne concordent plus. Les modifications ultérieures deviennent ainsi détectables. L’application vérifie la chaîne et affiche le résultat, par exemple :

• « Journal non modifié (n entrées vérifiées) »

Une somme de contrôle pour chaque version de document

Indépendamment du journal, chaque fichier téléversé reçoit sa propre somme de contrôle SHA-256. Elle figure dans l’application et, publiquement, sur la page de scan à côté de l’indication de version. Qui a téléchargé une notice peut vérifier plus tard si son fichier correspond à la version publiée.

Les versions antérieures restent archivées sans modification et consultables. La page Archivage décrit le fonctionnement de l’archive des versions.

Prouver sans faille les demandes de version papier

Lorsqu’un utilisateur demande une version papier via la page de scan, ManualPass enregistre le dossier :

• date de réception de la demande,
• délai, calculé automatiquement,
• date d’envoi, dès que vous marquez la demande comme envoyée,
• personne ayant confirmé l’envoi.

Vous pouvez ainsi prouver qu’une demande a été traitée dans le délai. La page Demande de version papier présente le déroulement en détail.

À quoi sert la preuve ?

• Surveillance du marché : si une autorité demande quelle notice était disponible à une date donnée ou comment une demande de version papier a été traitée, la date, la version et la somme de contrôle sont disponibles.
• Clients : en cas de réclamation ou d’enquête après un accident, vous pouvez montrer quelle version le client pouvait consulter.
• En interne : la gestion de la qualité et la documentation voient qui a publié ou validé quoi et quand.

Exemple : demande des autorités de surveillance du marché

Une autorité souhaite savoir quelle notice d’instructions était disponible en mars pour un type de machine. Voici comment y répondre avec ManualPass :

1. Identifier la version : dans l’archive des versions du type de machine, vous voyez quelle version était publiée à cette date.
2. Prouver la publication : le journal indique la date et la personne de la publication ainsi que, le cas échéant, la validation.
3. Rattacher le fichier : la somme de contrôle SHA-256 prouve que le fichier présenté correspond exactement à cette version.
4. Remettre les documents : vous fournissez le fichier archivé et, à partir de Professional, un extrait CSV du journal.

Ce que le journal ne fait pas

Le journal documente des processus, il ne vérifie pas les contenus. L’exhaustivité et l’exactitude d’une notice restent sous votre responsabilité de fabricant. ManualPass ne prend pas non plus en charge l’impression et l’envoi des versions papier ; le journal enregistre seulement le moment où vous avez confirmé l’envoi.

Export CSV à partir de Professional

À partir de l’offre Professional, vous exportez le journal sous forme de fichier CSV incluant les sommes de contrôle. Le fichier s’ouvre dans n’importe quel tableur, peut être classé dans vos propres archives ou joint à une réponse à une demande.

Le journal lui-même est inclus dans chaque offre. ManualPass ne remplace pas une appréciation juridique au cas par cas, mais vous fournit les données sur lesquelles une telle appréciation peut s’appuyer.