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TürkçeDans de nombreuses entreprises, la documentation n’est pas gérée par une seule personne. Bureau d’études, rédaction technique, service après-vente et achats téléversent des notices ou les vérifient. ManualPass règle donc deux choses : qui dispose de quels droits dans le compte, et à quel moment un nouveau document devient réellement public.
Quels rôles existent ?
Un rôle est un ensemble fixe de droits que vous attribuez à un utilisateur. ManualPass connaît quatre rôles :
| Rôle | Droits | Disponible |
|---|---|---|
| Propriétaire | Tout : compte, offre, utilisateurs, machines, documents, demandes de version papier | dans chaque offre |
| Validateur | Vérifie les nouveaux documents et les valide ou les refuse | à partir de Business |
| Éditeur | Gérer les machines, les documents et les demandes de version papier | dans chaque offre |
| Lecture seule | Consulter les contenus sans rien modifier | dans chaque offre |
L’interface et les e-mails sont disponibles pour tous les utilisateurs en 26 langues. C’est utile lorsque des collègues de sites à l’étranger participent.
Combien d’utilisateurs sont inclus ?
| Offre | Utilisateurs inclus |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | illimité |
Il n’est pas possible d’ajouter des utilisateurs individuellement ; pour davantage d’utilisateurs, passez à une offre supérieure. La vue d’ensemble complète figure sous Tarifs.
Déroulement de la validation à quatre yeux
Le principe des quatre yeux signifie qu’une décision ne prend effet qu’après avoir été vérifiée et confirmée par une deuxième personne. À partir de l’offre Business, ManualPass l’applique ainsi aux nouveaux documents :
- Téléversement : un Éditeur téléverse une nouvelle version de la notice d’instructions ou un nouveau document.
- En attente de validation : le document est enregistré, mais pas encore public et donc pas accessible via le code QR.
- Notification : les Validateurs reçoivent un e-mail indiquant qu’un document attend d’être vérifié.
- Vérifier et décider : le Validateur ouvre le PDF et le valide ou le refuse en indiquant un motif. Personne ne peut valider ses propres téléversements.
- Attribution de la version : après validation, le document reçoit sa version et apparaît derrière le code QR fixe. La version précédente reste archivée sans modification.
- Journal : le téléversement, la validation ou le refus sont consignés dans le journal des modifications avec chaîne de sommes de contrôle.
Conseil pratique
Désignez au moins deux Validateurs. Si l’un est en congé, l’autre peut vérifier, et les corrections de consignes de sécurité ne restent pas en suspens.
Pourquoi est-ce utile pour la gestion de la qualité ?
En tant que fabricant, vous êtes responsable du contenu de vos notices. Lors d’une demande des autorités de surveillance du marché ou dans une affaire de responsabilité, il est essentiel de pouvoir montrer quelle version était disponible et quand, et qui l’a vérifiée.
La validation empêche qu’un brouillon ou un mauvais fichier se retrouve par erreur derrière le code QR. Elle crée en même temps une preuve complète de qui a téléversé et qui a validé. De nombreuses entreprises exigent de toute façon un tel principe des quatre yeux dans leurs processus internes.
Idée reçue
« Avec le processus de validation, le contenu de la notice est vérifié. » ManualPass met en œuvre le processus, mais ne vérifie aucun contenu. C’est votre Validateur qui juge si une notice est complète et correcte.
Export CSV du journal
À partir de l’offre Professional, le journal des modifications peut être exporté sous forme de fichier CSV, sommes de contrôle comprises. Vous pouvez classer l’export dans vos propres archives, l’analyser dans un tableur ou le présenter lors d’un audit. La page Archivage et gestion des versions explique le fonctionnement des versions et des sommes de contrôle ; vous trouverez des informations sur la protection des accès et l’hébergement sous Sécurité.
Questions fréquentes
Puis-je valider moi-même mes propres téléversements ?
Non. Dans le processus de validation, personne ne peut valider un document qu’il a lui-même téléversé. Il est ainsi garanti qu’une deuxième personne habilitée a toujours vérifié le document avant qu’il ne devienne public.
À partir de quelle offre le processus de validation est-il disponible ?
Le processus de validation et le rôle Validateur sont inclus à partir de l’offre Business. Dans les offres Starter et Professional, les documents téléversés sont publiés sans étape de validation ; les rôles Propriétaire, Éditeur et Lecture seule existent dans chaque offre.
Que se passe-t-il si un document est refusé ?
Le Validateur indique un motif lors du refus, et les personnes concernées sont informées par e-mail. Le document refusé ne devient pas public.
Combien d’utilisateurs sont inclus dans l’offre ?
Starter comprend 2 utilisateurs, Professional 5, Business 15 et Enterprise un nombre illimité. Si vous avez besoin de plus d’utilisateurs, passez à une offre supérieure.
La validation satisfait-elle à une norme particulière ?
ManualPass ne promet aucune conformité à une norme ou à un système de management. Le processus de validation met en œuvre techniquement un contrôle à quatre yeux et le documente dans le journal. C’est à vous d’évaluer si cela répond à vos exigences internes.