Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeDaugelyje įmonių dokumentaciją tvarko ne vienas žmogus. Konstruktoriai, techninės dokumentacijos rengėjai, servisas ir pirkimų skyrius įkelia instrukcijas arba jas tikrina. Todėl ManualPass reguliuoja du dalykus: kas paskyroje turi kokius įgaliojimus ir kada naujas dokumentas iš tikrųjų tampa viešas.
Kokie yra vaidmenys?
Vaidmuo – tai fiksuotas teisių rinkinys, kurį priskiriate naudotojui. ManualPass turi keturis vaidmenis:
| Vaidmuo | Įgaliojimai | Prieinama |
|---|---|---|
| Savininkas | Viskas: paskyra, paketas, naudotojai, mašinos, dokumentai, popierinių versijų užklausos | kiekviename pakete |
| Tvirtintojas | Tikrina naujus dokumentus ir juos patvirtina arba atmeta | nuo Business |
| Redaktorius | Tvarko mašinas, dokumentus ir popierinių versijų užklausas | kiekviename pakete |
| Tik skaityti | Mato turinį, nieko nekeisdamas | kiekviename pakete |
Sąsaja ir el. laiškai visiems naudotojams prieinami 26 kalbomis. Tai praverčia, kai kartu dirba kolegos iš užsienio padalinių.
Kiek naudotojų įskaičiuota?
| Paketas | Įskaičiuoti naudotojai |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | neribotai |
Atskirų naudotojų papildomai užsisakyti negalima; jei reikia daugiau naudotojų, pereikite prie didesnio paketo. Išsami apžvalga – puslapyje Kainos.
Kaip vyksta keturių akių patvirtinimas
Keturių akių principas reiškia, kad sprendimas įsigalioja tik tada, kai jį patikrina ir patvirtina antras asmuo. Nuo paketo Business ManualPass jį naujiems dokumentams įgyvendina taip:
- Įkėlimas: redaktorius įkelia naują naudojimo instrukcijos versiją arba naują dokumentą.
- Laukia patvirtinimo: dokumentas išsaugotas, bet dar nėra viešas, todėl jo negalima pasiekti per QR kodą.
- Pranešimas: tvirtintojai gauna el. laišką, kad dokumentas laukia patikrinimo.
- Patikrinimas ir sprendimas: tvirtintojas atidaro PDF ir jį patvirtina arba atmeta nurodydamas priežastį. Niekas negali pats patvirtinti savo įkeltų dokumentų.
- Suteikiama versija: patvirtintas dokumentas gauna versijos numerį ir atsiranda po nekintamu QR kodu. Ankstesnė versija lieka archyve nepakeista.
- Žurnalas: įkėlimas, patvirtinimas ar atmetimas įrašomi į pakeitimų žurnalą su kontrolinių sumų grandine.
Praktinis patarimas
Paskirkite bent du tvirtintojus. Jei vienas atostogauja, patikrinti gali kitas, ir saugos informacijos pataisymai neužstringa.
Kuo tai padeda kokybės vadybai?
Kaip gamintojas atsakote už savo instrukcijų turinį. Gavus rinkos priežiūros institucijos užklausą arba atsakomybės atveju svarbu galėti parodyti, kuri redakcija kada buvo pateikta ir kas ją patikrino.
Tvirtinimas neleidžia, kad juodraštis ar netinkamas failas per klaidą atsidurtų po QR kodu. Kartu sukuriamas išsamus įrodymas, kas įkėlė ir kas patvirtino. Daugelis įmonių tokio keturių akių principo ir taip reikalauja savo vidiniuose procesuose.
Dažna klaida
„Su tvirtinimo eiga instrukcijos turinys patikrintas.“ ManualPass įgyvendina procesą, bet turinio netikrina. Ar instrukcija išsami ir teisinga, vertina Jūsų tvirtintojas.
Žurnalo eksportas CSV formatu
Nuo paketo Professional pakeitimų žurnalą galima eksportuoti kaip CSV failą kartu su kontrolinėmis sumomis. Eksportą galite saugoti savo archyve, analizuoti skaičiuoklėje arba pateikti audito metu. Kaip veikia versijos ir kontrolinės sumos, paaiškina puslapis Archyvavimas ir versijų valdymas; informacijos apie prieigos apsaugą ir prieglobą rasite puslapyje Saugumas.
Dažni klausimai
Ar galiu pats patvirtinti savo įkeltus dokumentus?
Ne. Taikant tvirtinimo eigą, niekas negali patvirtinti paties įkelto dokumento. Taip užtikrinama, kad prieš dokumentui tampant viešam jį visada patikrintų antras įgaliotas asmuo.
Nuo kurio paketo prieinama tvirtinimo eiga?
Tvirtinimo eiga ir vaidmuo „Tvirtintojas“ yra nuo paketo Business. Paketuose Starter ir Professional įkelti dokumentai skelbiami be tvirtinimo žingsnio; vaidmenys Savininkas, Redaktorius ir Tik skaityti yra kiekviename pakete.
Kas nutinka, kai dokumentas atmetamas?
Atmesdamas dokumentą tvirtintojas nurodo priežastį, o dalyviai informuojami el. paštu. Atmestas dokumentas netampa viešas.
Kiek naudotojų įskaičiuota į paketą?
Starter apima 2 naudotojus, Professional – 5, Business – 15, o Enterprise – neribotą skaičių. Jei reikia daugiau naudotojų, pereikite prie didesnio paketo.
Ar tvirtinimas atitinka kurį nors standartą?
ManualPass nežada atitikties jokiam standartui ar vadybos sistemai. Tvirtinimo eiga techniškai įgyvendina keturių akių kontrolę ir dokumentuoja ją žurnale. Ar to pakanka Jūsų vidiniams reikalavimams, vertinate patys.