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TürkçeIn vielen Betrieben pflegt nicht eine Person allein die Dokumentation. Konstruktion, Technische Redaktion, Service und Einkauf laden Anleitungen hoch oder prüfen sie. ManualPass regelt deshalb zwei Dinge: wer im Konto welche Befugnisse hat, und wann ein neues Dokument wirklich öffentlich wird.
Welche Rollen gibt es?
Eine Rolle ist ein festes Bündel von Berechtigungen, das Sie einem Nutzer zuweisen. ManualPass kennt vier Rollen:
| Rolle | Befugnisse | Verfügbar |
|---|---|---|
| Inhaber | Alles: Konto, Tarif, Nutzer, Maschinen, Dokumente, Papier-Anfragen | in jedem Tarif |
| Freigeber | Prüft neue Dokumente und gibt sie frei oder lehnt sie ab | ab Business |
| Bearbeiter | Maschinen, Dokumente und Papier-Anfragen verwalten | in jedem Tarif |
| Nur lesen | Inhalte ansehen, ohne etwas zu ändern | in jedem Tarif |
Oberfläche und E-Mails stehen allen Nutzern in 26 Sprachen zur Verfügung. Das hilft, wenn Kollegen an ausländischen Standorten mitarbeiten.
Wie viele Nutzer sind enthalten?
| Tarif | Enthaltene Nutzer |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | unbegrenzt |
Weitere Nutzer lassen sich nicht einzeln dazubuchen; für mehr Nutzer wechseln Sie in einen größeren Tarif. Die vollständige Übersicht steht unter Preise.
So läuft die Vier-Augen-Freigabe ab
Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass eine Entscheidung erst wirksam wird, wenn eine zweite Person sie geprüft und bestätigt hat. Ab dem Tarif Business setzt ManualPass das für neue Dokumente so um:
- Upload: Ein Bearbeiter lädt eine neue Version der Betriebsanleitung oder ein neues Dokument hoch.
- Wartet auf Freigabe: Das Dokument ist gespeichert, aber noch nicht öffentlich und damit nicht über den QR-Code abrufbar.
- Benachrichtigung: Die Freigeber erhalten eine E-Mail, dass ein Dokument auf Prüfung wartet.
- Prüfen und entscheiden: Der Freigeber öffnet das PDF und gibt es frei oder lehnt es mit Begründung ab. Eigene Uploads kann niemand selbst freigeben.
- Version wird vergeben: Nach der Freigabe erhält das Dokument seine Version und erscheint hinter dem festen QR-Code. Die vorherige Version bleibt unverändert archiviert.
- Protokoll: Upload, Freigabe oder Ablehnung werden im Änderungsprotokoll mit Prüfsummen-Kette festgehalten.
Praxis-Tipp
Benennen Sie mindestens zwei Freigeber. Ist einer im Urlaub, kann der andere prüfen, und Korrekturen an Sicherheitshinweisen bleiben nicht liegen.
Warum hilft das im Qualitätsmanagement?
Als Hersteller sind Sie für den Inhalt Ihrer Anleitungen verantwortlich. Bei einer Anfrage der Marktüberwachung oder in einem Haftungsfall kommt es darauf an, zeigen zu können, welche Fassung wann bereitstand und wer sie geprüft hat.
Die Freigabe verhindert, dass ein Entwurf oder eine falsche Datei versehentlich hinter dem QR-Code landet. Zugleich entsteht ein lückenloser Nachweis, wer hochgeladen und wer freigegeben hat. Viele Unternehmen verlangen ein solches Vier-Augen-Prinzip ohnehin in ihren internen Abläufen.
Häufiger Irrtum
„Mit dem Freigabe-Workflow ist die Anleitung inhaltlich geprüft.“ ManualPass bildet den Ablauf ab, prüft aber keine Inhalte. Ob eine Anleitung vollständig und korrekt ist, beurteilt Ihr Freigeber.
Protokoll-Export als CSV
Ab dem Tarif Professional lässt sich das Änderungsprotokoll als CSV-Datei exportieren, einschließlich der Prüfsummen. Den Export können Sie in Ihrem eigenen Archiv ablegen, in einer Tabellenkalkulation auswerten oder bei einem Audit vorlegen. Wie Versionen und Prüfsummen funktionieren, erklärt die Seite Archivierung und Versionierung; Hinweise zu Zugriffsschutz und Hosting finden Sie unter Sicherheit.
Häufige Fragen
Kann ich meine eigenen Uploads selbst freigeben?
Nein. Beim Freigabe-Workflow kann niemand ein Dokument freigeben, das er selbst hochgeladen hat. So ist sichergestellt, dass immer eine zweite berechtigte Person das Dokument geprüft hat, bevor es öffentlich wird.
Ab welchem Tarif gibt es den Freigabe-Workflow?
Der Freigabe-Workflow und die Rolle Freigeber sind ab dem Tarif Business enthalten. In den Tarifen Starter und Professional werden hochgeladene Dokumente ohne Freigabeschritt veröffentlicht; die Rollen Inhaber, Bearbeiter und Nur lesen gibt es in jedem Tarif.
Was passiert, wenn ein Dokument abgelehnt wird?
Der Freigeber gibt bei der Ablehnung eine Begründung an, und die Beteiligten werden per E-Mail informiert. Das abgelehnte Dokument wird nicht öffentlich.
Wie viele Nutzer sind im Tarif enthalten?
Starter enthält 2 Nutzer, Professional 5, Business 15 und Enterprise unbegrenzt viele. Brauchen Sie mehr Nutzer, wechseln Sie in einen größeren Tarif.
Erfüllt die Freigabe eine bestimmte Norm?
ManualPass verspricht keine Konformität mit einer Norm oder einem Managementsystem. Der Freigabe-Workflow bildet eine Vier-Augen-Kontrolle technisch ab und dokumentiert sie im Protokoll. Ob das Ihren internen Vorgaben genügt, bewerten Sie selbst.