Datenschutzerklärung

Stand: 7. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von

der Website manualpass.eu,
der Anwendung app.manualpass.eu (Kundenbereich) und
den öffentlichen Scan-Seiten unter app.manualpass.eu/p/… (Aufruf über den QR-Code an einer Maschine)

verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage, und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Berke Mersin
Digitalagentur Gruppe Digital
Kaiser-Joseph-Str. 254
79098 Freiburg im Breisgau
Deutschland
E-Mail: support@manualpass.eu

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir dazu nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Hosting und Server-Logfiles

Website und Anwendung werden bei der TrafficPlex GmbH (lima-city), Konsul-Smidt-Str. 90, 28217 Bremen, Deutschland, betrieben. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf werden technisch bedingt folgende Daten in Server-Logfiles erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer-Adresse und Browserkennung (User-Agent). Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern sowie Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb). Die Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend automatisch gelöscht.

Alle Verbindungen sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt.

3. Website manualpass.eu

Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und bindet keine Inhalte externer Anbieter ein. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen. Es werden über die Server-Logfiles (Abschnitt 2) hinaus keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Whitepaper-Download

Wenn Sie ein Whitepaper anfordern, verarbeiten wir Name, Firma, E-Mail-Adresse und – freiwillig – Funktion und Land, die gewählte Sprache, die Seite, von der Sie kamen, den Zeitpunkt, die IP-Adresse (zum Schutz vor Missbrauch) und ob Sie den Link abgerufen haben. Wir schicken Ihnen den Download-Link per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des angeforderten Whitepapers) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Sie im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage einmalig zu ManualPass zu kontaktieren). Weitere E-Mails zu Maschinenverordnung und ManualPass senden wir nur, wenn Sie das freiwillige Häkchen gesetzt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Ihre Einwilligung können Sie jederzeit per E-Mail an support@manualpass.eu widerrufen. Wir löschen die Angaben spätestens zwei Jahre nach der Anforderung, bei Widerruf oder Widerspruch früher.

5. Kundenkonto in der Anwendung (app.manualpass.eu)

Registrierung und Nutzung. Für die Nutzung von ManualPass verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Name und E-Mail-Adresse der Nutzer, das Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hashwert), die gewählte Sprache sowie Rolle und Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag einschließlich kostenloser Testphase).

Teammitglieder. Lädt ein Kunde weitere Personen ein, verarbeiten wir deren Name und E-Mail-Adresse, um den Zugang einzurichten. Die Einladung erfolgt im Rahmen des Vertrags mit dem Kunden.

Sicherheit. Zum Schutz vor dem Ausprobieren von Passwörtern speichern wir fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Zeitpunkt für 24 Stunden. Links zum Zurücksetzen des Passworts sind 60 Minuten gültig und werden nach spätestens 24 Stunden gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Konten).

Änderungsprotokoll. ManualPass protokolliert Änderungen (z. B. Veröffentlichung eines Dokuments, Freigaben, Versand einer Papierversion) mit Zeitpunkt, handelnder Person und IP-Adresse. Die Einträge sind durch eine Prüfsummen-Kette gegen unbemerkte Änderung gesichert. Das Protokoll dient dem Nachweis gegenüber Marktüberwachungsbehörden und der Manipulationssicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Es wird für die Dauer des Vertrags gespeichert; danach gilt Abschnitt 10.

Hochgeladene Inhalte. Dokumente und Logos laden Kunden selbst hoch. Enthalten diese personenbezogene Daten, verarbeiten wir sie im Auftrag des Kunden (Abschnitt 7).

Sitzungs-Cookie. Nach der Anmeldung setzt die Anwendung ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das Sie angemeldet hält und Formulare vor Missbrauch (CSRF) schützt. Es wird beim Abmelden bzw. Schließen des Browsers ungültig. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

System-E-Mails. Wir versenden E-Mails zu Konto, Papier-Anfragen, Fristen, Freigaben, Testphase und Rechnungen über unseren eigenen Mailserver beim Hoster (Abschnitt 2).

6. Bezahlung und Rechnungen (Stripe)

Kostenpflichtige Pakete werden über den Zahlungsdienst Stripe abgewickelt: Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Dabei werden Firmenname, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls USt-IdNr., gewähltes Paket und – bei Kartenzahlung – Ihre Kartendaten verarbeitet. Kartendaten gibt Stripe nicht an uns weiter; wir erhalten nur Zahlungsstatus, Rechnungsdaten und einen Link zur Rechnung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten). Stripe verarbeitet Daten teilweise auch als eigener Verantwortlicher, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Eine Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Rechnungen speichern wir für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch).

7. Öffentliche Scan-Seiten und Papier-Anfragen

Aufruf einer Scan-Seite. Wer den QR-Code an einer Maschine scannt, ruft eine öffentliche Seite mit den Dokumenten des Herstellers auf. Neben den Server-Logfiles (Abschnitt 2) wird die vom Gerät übermittelte Spracheinstellung genutzt, um die Seite in passender Sprache anzuzeigen. Für die Scan-Statistik des Herstellers erhöhen wir je Maschinentyp und Tag einen anonymen Zähler (Datum, Maschinentyp, Art des Aufrufs, Sprache); dabei werden weder IP-Adresse noch Cookies, Geräte-Kennungen oder sonstige Merkmale gespeichert, die einen Bezug zu Ihrer Person erlauben. Es werden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge Dritter eingesetzt. Für das Formular „Papierversion anfordern“ wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt (Schutz vor Missbrauch; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Papier-Anfrage. Fordern Sie über die Scan-Seite eine kostenlose Papierversion der Betriebsanleitung an, verarbeiten wir Name, Firma (optional), Anschrift, E-Mail-Adresse, Seriennummer (optional), Sprache und Zeitpunkt. Die Daten werden an den Hersteller bzw. Händler weitergegeben, der die Maschine anbietet, damit dieser Ihnen die Papierversion zusenden kann; Sie erhalten eine Eingangs- und eine Versandbestätigung per E-Mail. Zum Schutz vor automatisierten Massenanfragen wird Ihre IP-Adresse mit der Anfrage protokolliert.

Schwachstelle melden. Melden Sie über das Formular auf der Scan-Seite eine mögliche Sicherheitslücke, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Name, Organisation und betroffene Version sowie Ihre Beschreibung und den Zeitpunkt. Die Meldung wird an den Sicherheitskontakt des Herstellers weitergeleitet, damit er sie prüfen, Sie kontaktieren und gesetzliche Pflichten (u. a. nach der Verordnung (EU) 2024/2847, Cyber Resilience Act) erfüllen kann; Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir Ihre IP-Adresse nur als nicht umkehrbaren Hashwert.

Verantwortlichkeit. Für die Daten aus Papier-Anfragen und Schwachstellenmeldungen ist der jeweilige Hersteller bzw. Händler verantwortlich, dessen Angaben auf der Scan-Seite stehen. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie bitte an den Hersteller; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, an ihn weiter.

8. Empfänger

Personenbezogene Daten erhalten nur: unser Hoster (Abschnitt 2), Stripe (Abschnitt 6), bei Papier-Anfragen der jeweilige Hersteller bzw. Händler (Abschnitt 7) sowie Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Konto- und Inhaltsdaten werden nach Vertragsende entsprechend unseren AGB gelöscht. Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen (z. B. Rechnungen), werden für die Dauer dieser Pflichten gesperrt und danach gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an support@manualpass.eu.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.