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TürkçeBei vielen Maschinenbauern liegt die Servicehistorie verteilt: im Kopf des Technikers, im ERP, in E-Mails und in Ordnern. Wechselt ein Techniker oder ruft ein Kunde nach drei Jahren an, fehlt das Wissen. Die Maschinenakte legt es dorthin, wo es gebraucht wird – an die Maschine.
Was in der Akte steht
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Einsätze | Art (Wartung, Reparatur, Inbetriebnahme, Prüfung), Datum, Techniker, Kurzbeschreibung, Bericht als PDF |
| Mängel | offen oder behoben – mit dem Bericht, in dem sie festgestellt und beseitigt wurden |
| Ersatzteile | Bezeichnung, Teilenummer und Menge je Einsatz |
| Stammdaten | Betreiber, Standort (z. B. Halle 2, Linie 3), Wartungsintervall, nächste Fälligkeit |
| Anfragen | Service-Anfragen des Betreibers mit Nachricht und Zeitpunkt |
Am QR-Code, nicht im Büro
Der Techniker scannt den QR-Code am digitalen Typenschild und tippt auf „Service-Login“. Er bleibt auf dem Handy angemeldet und sieht ab dann bei jedem Scan sofort die Akte dieser Seriennummer. Klebt nur der QR-Code des Maschinentyps an der Maschine, wählt er die Seriennummer aus einer Liste.
Im Kundenbereich finden Sie dieselbe Akte mit allen Details: Einsätze als Zeitleiste, alle Mängel, Stammdaten zum Bearbeiten und die Anfragen des Betreibers.
Praxis-Tipp
Tragen Sie den Standort so ein, wie ihn Ihre Techniker vor Ort brauchen – „Halle 2, Linie 3, neben Presse 4“ spart beim nächsten Einsatz die Suche.
Getrennt von den Pflichtunterlagen
Die öffentliche Scan-Seite mit Betriebsanleitung und Konformitätserklärung bleibt unverändert und ohne Anmeldung erreichbar. Die Akte liegt dahinter und ist nur für angemeldete Personen sichtbar. Der Betreiber sieht ausschließlich die Maschinen, die Sie ihm zugeordnet haben.
Unveränderlich und nachvollziehbar
Jeder Bericht wird beim Abschließen als PDF mit SHA-256-Prüfsumme archiviert. Einträge werden nie gelöscht, nur storniert – mit Begründung, Name und Zeitpunkt im Protokoll. So haben Sie bei Fragen zu Gewährleistung oder Haftung einen lückenlosen Nachweis, was wann an welcher Maschine gemacht wurde.
Häufige Fragen
Woher kommen die Einträge in der Maschinenakte?
Aus den Serviceberichten. Jeder abgeschlossene Bericht fügt einen Einsatz hinzu, überträgt Ersatzteile, legt neue Mängel an und markiert behobene. Stammdaten wie Betreiber, Standort und Intervall pflegen Sie in der Akte selbst.
Kann ich Einträge löschen?
Nein. Berichte werden nie gelöscht, sondern nur mit Begründung storniert. Sie bleiben mit Vermerk in der Akte sichtbar, die Stornierung steht mit Name und Zeitpunkt im Protokoll.
Brauche ich für jede Maschine eine Seriennummer in ManualPass?
Ja, die Akte gehört zu einer Seriennummer. Seriennummern legen Sie beim Maschinentyp an – einzeln, als Liste oder als Bereich – und nehmen sie dann in den Service auf. Nur aufgenommene Seriennummern zählen zur Service-Stufe.
Funktioniert das auch für ältere Maschinen oder Fremdmaschinen?
Ja. Legen Sie den Maschinentyp als „Nur für ManualPass Service“ an. Er zählt dann nicht zu den Maschinentypen Ihres Pakets; Sie kleben einfach ein ManualPass-Etikett mit QR-Code an die Maschine.