Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 – Dokumentationspflichten

Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ist die neue EU-Rechtsgrundlage für die Sicherheit von Maschinen und dazugehörigen Produkten. Sie ersetzt ab dem 20. Januar 2027 die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Als Verordnung gilt sie unmittelbar in allen Mitgliedstaaten, ohne Umsetzung in nationales Recht.

Diese Seite konzentriert sich auf das, was für die Dokumentation zählt: Betriebsanleitung, EU-Konformitätserklärung, technische Unterlagen und die Rollen von Herstellern, Importeuren und Händlern. Zu jedem Thema finden Sie Verweise auf vertiefende Ratgeber.

Ab wann gilt die Maschinenverordnung 2023/1230?

Die Verordnung wurde im Amtsblatt der EU (ABl. L 165 vom 29.06.2023, S. 1) veröffentlicht. Sie trat am zwanzigsten Tag danach, also am 19.07.2023, in Kraft. Anwendbar ist sie im Wesentlichen erst ab dem 20. Januar 2027.

„Sie gilt ab dem 20. Januar 2027.“

Inkrafttreten bedeutet, dass ein Rechtsakt rechtlich existiert. Geltung (Anwendbarkeit) bedeutet, dass Unternehmen seine Pflichten erfüllen müssen. Zwischen beiden Daten liegt die Vorbereitungszeit, in der einzelne Teile bereits früher gelten.

Was gilt für Maschinen, die vor 2027 in Verkehr gebracht wurden?

Inverkehrbringen ist die erstmalige Bereitstellung eines einzelnen Produkts auf dem EU-Markt. Art. 52 regelt den Übergang: Mitgliedstaaten dürfen die Bereitstellung von Produkten nicht behindern, „die entsprechend der Richtlinie 2006/42/EG vor dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht wurden.“

Nach verbreiteter Auslegung kommt es auf das einzelne Exemplar an, nicht auf das Modell. Das hat praktische Folgen:

Was ist neu gegenüber der Maschinenrichtlinie?

Die Verordnung übernimmt viele Grundsätze der Richtlinie, ergänzt sie aber in wichtigen Punkten. Für die Dokumentation sind vor allem diese Änderungen relevant:

• Digitale Betriebsanleitung im Gesetzestext: Art. 10 Abs. 7 erlaubt die digitale Form ausdrücklich und knüpft sie an Bedingungen.
• Digitale EU-Konformitätserklärung: Statt Beilage genügt nach Art. 10 Abs. 8 alternativ eine Internetadresse oder ein maschinenlesbarer Code.
• Pflichten aller Wirtschaftsakteure: Einführer und Händler erhalten eigene, ausformulierte Prüfpflichten (Art. 13–16).
• Wesentliche Veränderung: erstmals definiert, ausdrücklich auch für digitale Veränderungen wie Software (Art. 3 Nr. 16, Art. 18).
• Cybersicherheit und KI: neue Anforderungen in Anhang III und neue Kategorien in Anhang I.
• Erweiterte Kontaktangaben: Neben der Postanschrift ist eine Website, E-Mail oder andere digitale Kontaktmöglichkeit anzugeben (Art. 10 Abs. 6).

Nach unserer Prüfung tauchen die Begriffe „Originalbetriebsanleitung“ und „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“ in Anhang III Nr. 1.7.4 der Verordnung nicht mehr auf. Dieser Punkt ist noch gegen die maßgebliche EUR-Lex-Fassung zu verifizieren. Eine detaillierte Gegenüberstellung finden Sie im Ratgeber Maschinenrichtlinie vs. Maschinenverordnung.

Welche Pflichten haben Hersteller, Importeure und Händler?

Ein Wirtschaftsakteur ist jede Person oder jedes Unternehmen in der Lieferkette, das nach der Verordnung eigene Pflichten trägt – vor allem Hersteller, Einführer und Händler. Ein Einführer (Importeur) ist ein in der EU ansässiger Akteur, der ein Produkt aus einem Drittland in der EU in Verkehr bringt. Ein Händler stellt ein bereits in Verkehr gebrachtes Produkt weiter bereit.

Für unvollständige Maschinen gelten eigene Regeln: Montageanleitung nach Anhang XI und EU-Einbauerklärung nach Anhang V Teil B, ebenfalls digital zulässig (Art. 11, 14, 16).

Importeure, die Maschinen etwa aus Asien beziehen, sollten die Unterlagen nicht erst beim Wareneingang prüfen. Was Sie vertraglich mit dem Hersteller regeln sollten, erklärt der Ratgeber Pflichten für Importeure und Händler. Einen Überblick für Ihre Zielgruppe finden Sie unter Importeure und Hersteller.

Betriebsanleitung und EU-Konformitätserklärung: was gilt?

Eine Betriebsanleitung ist die vom Hersteller bereitgestellte Information zur sicheren Verwendung, Wartung und Instandhaltung einer Maschine. Sie muss der Maschine beiliegen, darf aber digital bereitgestellt werden.

„Die Hersteller gewährleisten, dass der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt die Betriebsanleitung und die Informationen nach Anhang III beigefügt sind. Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden.“

Wichtig: Die digitale Betriebsanleitung ist erlaubt, nicht Pflicht. Papier bleibt zulässig. Alle Details zur Umsetzung – QR-Code, Formate, Papieranfragen – finden Sie im Leitfaden digitale Betriebsanleitung sowie in den Ratgebern Betriebsanleitung per QR-Code und Papierversion auf Anfrage.

Die EU-Konformitätserklärung (EU-KE) ist die Erklärung, mit der der Hersteller die Verantwortung dafür übernimmt, dass das Produkt der Verordnung entspricht. Inhalt und Form regeln Art. 21 und Anhang V Teil A. Sie ist laufend zu aktualisieren; bei mehreren anwendbaren EU-Rechtsakten genügt eine Erklärung (Art. 21 Abs. 3).

„[…] oder die Hersteller geben alternativ in der Betriebsanleitung und den Hinweisen nach Anhang III Abschnitt 1.7 die Internetadresse oder den maschinenlesbaren Code an, unter der bzw. dem auf diese EU-Konformitätserklärung zugegriffen werden kann.“

Eine digital bereitgestellte EU-KE muss für die erwartete Lebensdauer, mindestens aber zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme online verfügbar sein. Mehr dazu im Ratgeber EU-Konformitätserklärung digital bereitstellen.

Technische Unterlagen: was muss wie lange aufbewahrt werden?

Technische Unterlagen sind die Dokumentation, mit der der Hersteller nachweist, dass sein Produkt die Anforderungen erfüllt – etwa Risikobeurteilung, Zeichnungen, Prüfberichte und angewandte Normen. Sie richten sich an die Marktüberwachung, nicht an den Nutzer.

Nach Art. 10 Abs. 3 halten Hersteller technische Unterlagen und EU-KE „mindestens zehn Jahre lang für die Marktüberwachungsbehörden“ bereit. Neu ist: Auf begründeten Antrag kann die Behörde auch Quellcode oder Programmierlogik verlangen, soweit dies zur Konformitätsprüfung erforderlich ist.

Verwechseln Sie zwei Zehn-Jahres-Fristen nicht:

Wie Sie beide Fristen auch bei Website-Relaunch oder Anbieterwechsel absichern, beschreibt der Ratgeber Betriebsanleitung 10 Jahre online.

Was ist eine wesentliche Veränderung?

Eine wesentliche Veränderung ist nach Art. 3 Nr. 16 „eine vom Hersteller nicht vorgesehene oder geplante physische oder digitale Veränderung“ nach Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme. Sie liegt vor, wenn durch eine neue Gefährdung oder ein erhöhtes Risiko zusätzliche Schutzeinrichtungen oder Schutzmaßnahmen erforderlich werden.

Neu ist der ausdrückliche Einschluss digitaler Veränderungen, etwa durch Software-Updates. Die Folge regelt Art. 18: Wer eine Maschine wesentlich verändert, „gilt für die Zwecke dieser Verordnung als Hersteller“. Das betrifft auch Betreiber und Integratoren – mit allen Dokumentationspflichten, einschließlich neuer Betriebsanleitung und EU-KE. Ausgenommen sind nichtprofessionelle Nutzer, die für den Eigengebrauch verändern.

Welches Konformitätsbewertungsverfahren gilt (Anhang I)?

Die Konformitätsbewertung ist das Verfahren, mit dem nachgewiesen wird, dass ein Produkt die Anforderungen erfüllt. Welches Verfahren gilt, hängt nach Art. 25 von der Einstufung in Anhang I ab:

Für die meisten Maschinen kleiner und mittlerer Hersteller bleibt es bei der internen Fertigungskontrolle. Prüfen Sie dennoch jede Produktlinie gegen die Listen in Anhang I.

Was regelt die Verordnung zu Cybersicherheit und KI?

Anhang III Nr. 1.1.9 verlangt „Schutz gegen Korrumpierung“: Der Anschluss eines Geräts oder ein Fernzugriff darf nicht zu einer gefährlichen Situation führen. Nach Nr. 1.2.1 müssen Steuerungen Eingriffe und hochgeladene Versionen der Sicherheitssoftware protokollieren, und zwar „bis zu fünf Jahre nach dem Hochladen“.

Zu KI nennt Anhang I Teil A Nr. 5 und 6 Sicherheitsbauteile und Maschinen mit eingebetteten Systemen mit „vollständig oder teilweise selbstentwickelndem Verhalten unter Verwendung von Ansätzen des maschinellen Lernens“, die Sicherheitsfunktionen gewährleisten. Sie unterliegen der Bewertung durch eine notifizierte Stelle.

Laut einer Sekundärquelle hat die VO (EU) 2026/1744 („Digital Omnibus on AI“) die Maschinenverordnung im Juli 2026 geändert; die Kommission soll KI-Anforderungen künftig per delegiertem Rechtsakt in Anhang III aufnehmen. Diese Änderung ist im Amtsblatt zu prüfen, bevor Sie Ihre Planung darauf stützen.

Was gilt in Deutschland? Das MaschinenDG

Das Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz (MaschinenDG) regelt die deutschen Ergänzungen zur Verordnung, vor allem Sprache, Marktüberwachung und Sanktionen. Es wurde am 02.12.2025 ausgefertigt (BGBl. 2025 I Nr. 302). Nach § 12 sind die §§ 1, 2, 4 sowie 8 bis 11 ab dem 20. Januar 2027 anzuwenden. Die bisherige 9. ProdSV tritt nach dem Gesetzentwurf (BT-Drs. 21/1507) mit Ablauf des 19. Januar 2027 außer Kraft.

Welche Sprache verlangt Deutschland?

Nach § 2 MaschinenDG sind Betriebsanleitung, die Informationen nach Art. 10 Abs. 7 UAbs. 1, die Sicherheitsinformationen nach UAbs. 4 sowie die EU-Konformitätserklärung „in deutscher Sprache abzufassen“. Für unvollständige Maschinen gilt dies entsprechend für Montageanleitung und Einbauerklärung.

EU-weit gilt eine Ausnahme: Wartungsanleitungen für das Fachpersonal des Herstellers dürfen in einer Amtssprache abgefasst sein, die dieses Personal versteht (Anhang III Nr. 1.7.4). Für andere Zielländer legt jeder Mitgliedstaat die Sprache selbst fest – Details im Ratgeber Sprache der Betriebsanleitung.

Welche Bußgelder drohen?

„[…] in den Fällen des Absatzes 1 Nummer 7, 16 und 17 mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro, in den übrigen Fällen mit einer Geldbuße bis zu zehntausend Euro“

Fahrplan für KMU bis zum 20.01.2027

Für kleine und mittlere Hersteller und Importeure bleiben nur noch wenige Monate. Diese Schritte haben sich als Reihenfolge bewährt:

1. Bestand erfassen: Listen Sie alle Maschinentypen und unvollständigen Maschinen auf, die Sie nach dem 19.01.2027 voraussichtlich noch in Verkehr bringen.
2. Rolle klären: Bestimmen Sie je Produkt, ob Sie Hersteller, Einführer oder Händler sind – und ob Art. 17 (eigene Marke) greift.
3. Anhang I prüfen: Ordnen Sie jedes Produkt einer Kategorie zu und legen Sie das Konformitätsbewertungsverfahren fest; planen Sie bei Teil A frühzeitig eine notifizierte Stelle ein.
4. Risikobeurteilung aktualisieren: Berücksichtigen Sie die neuen Anforderungen, insbesondere Cybersicherheit und Software.
5. Dokumente überarbeiten: Betriebsanleitung nach Anhang III Nr. 1.7.4, EU-KE nach Anhang V Teil A, Kontaktangaben nach Art. 10 Abs. 6, deutsche Sprachfassung nach § 2 MaschinenDG.
6. Bereitstellungsform entscheiden: Papier, digital oder kombiniert. Bei digitaler Form Zugangshinweis, Download-Format, Papieranfrage-Prozess und zehnjährige Verfügbarkeit festlegen.
7. Verbraucherprodukte kennzeichnen: Für Produkte, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder von ihnen vernünftigerweise vorhersehbar verwendet werden können, wesentliche Sicherheitsinformationen in Papier beilegen.
8. Archiv und Versionen organisieren: Technische Unterlagen und EU-KE zehn Jahre aufbewahren, Versionsstände nachvollziehbar halten.
9. Lieferanten und Vertrieb einbinden: Importeure klären Unterlagen mit Drittlandherstellern, Händler stimmen ihre Prüfschritte ab.
10. Lagerbestand planen: Exemplare, die nicht bis 19.01.2027 in Verkehr gebracht werden, brauchen bereits die neue Dokumentation.

Eine abhakbare Version finden Sie in der Checkliste Maschinenverordnung.

Welche Punkte sind noch offen?

Einige Fragen sind Stand Oktober 2026 nicht abschließend geklärt:

• Kommissions-Leitfaden: Der Leitfaden zur Maschinenverordnung ist noch nicht veröffentlicht. Die Kommission hat ihn für das vierte Quartal 2026, spätestens zum 20.01.2027, angekündigt; eine Arbeitsgruppe befasst sich mit digitalen Anleitungen.
• Auslegungsfragen: Nicht definiert sind die „voraussichtliche Lebensdauer“, die praktische Bedeutung von „zum Zeitpunkt des Kaufs“ samt Fristbeginn sowie die genaue Reichweite der „Sicherheitsinformationen“ für Verbraucher.
• Omnibus IV (Digitalisierung): Ein Kommissionsvorschlag vom Mai 2025 sieht unter anderem vor, die EU-KE ausschließlich elektronisch per Link oder QR-Code ohne Login bereitzustellen und die Fristen für Papier auf Anfrage neu zu regeln. Rat und Parlament haben sich am 09.06.2026 vorläufig geeinigt. Es handelt sich um eine mögliche künftige Änderung; Stand Oktober 2026 ist sie nicht im Amtsblatt veröffentlicht. Bis dahin gilt der hier zitierte Wortlaut von Art. 10 Abs. 7 und 8.
• Andere Mitgliedstaaten: Sprachvorgaben und Sanktionen außerhalb Deutschlands sind im jeweiligen nationalen Durchführungsrecht zu prüfen.

So setzen Sie das mit ManualPass um

ManualPass unterstützt den Dokumentationsteil Ihres Fahrplans, nicht die Erstellung der Inhalte. Sie laden Betriebsanleitung, EU-KE oder Montageanleitung als PDF hoch und erhalten pro Maschinentyp einen festen QR-Code, der sich bei neuen Versionen nicht ändert. Die öffentliche Scan-Seite erlaubt Öffnen, Herunterladen, Speichern und Drucken; alte Versionen bleiben mit SHA-256-Prüfsumme archiviert. Papieranfragen laufen über ein Formular mit automatisch berechneter 30-Tage-Frist und Erinnerung. Mehr unter Funktionen und Preise.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 04.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 im Amtsblatt der EU sowie der nationalen Durchführungsvorschriften.