Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 6. Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „ManualPass“ (app.manualpass.eu) zwischen Berke Mersin, Digitalagentur Gruppe Digital, Kaiser-Joseph-Str. 254, 79098 Freiburg im Breisgau (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Individuelle Vereinbarungen, insbesondere im Tarif Enterprise, haben Vorrang vor diesen AGB.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software ManualPass als webbasierte Anwendung (Software as a Service) zur Nutzung über das Internet bereit. Mit ManualPass kann der Kunde Betriebsanleitungen, EU-Konformitätserklärungen und weitere Dokumente als PDF je Maschinentyp hochladen, versionieren und über einen festen QR-Code und eine öffentliche Scan-Seite bereitstellen. Endnutzer können über die Scan-Seite eine Papierfassung anfordern; die Anfragen werden dem Kunden zur Bearbeitung übermittelt.

(2) Der konkrete Leistungsumfang (Anzahl der Maschinentypen, Anzahl der Nutzer, Zusatzfunktionen wie eigenes Logo, eigene Domain, Rollen, Freigabe-Workflow, Marken und Standorte, Export des Änderungsprotokolls) ergibt sich aus dem jeweils gebuchten Paket gemäß der Preisübersicht unter manualpass.eu/preise zum Zeitpunkt der Buchung.

(3) Der Anbieter erstellt, übersetzt oder prüft keine Dokumente des Kunden inhaltlich. ManualPass ist ein Werkzeug zur Bereitstellung; es stellt keine Rechtsberatung dar. Für die Einhaltung der Verordnung (EU) 2023/1230 und sonstiger Vorschriften, insbesondere für Inhalt, Richtigkeit, Vollständigkeit, Sprachfassungen und Aufbewahrungsfristen der Dokumente, bleibt allein der Kunde verantwortlich.

(4) Der Anbieter darf die Software weiterentwickeln und ändern, sofern die vertraglich vereinbarten Kernfunktionen dabei erhalten bleiben und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.

(5) Nutzt der Kunde eine eigene Domain für QR-Codes, bleibt er Inhaber der Domain und ist für den erforderlichen DNS-Eintrag verantwortlich. Der Anbieter schaltet die Domain nach Einrichtung des DNS-Eintrags auf und stellt dafür ein SSL-Zertifikat bereit. Entfernt der Kunde die Domain oder endet der Vertrag, schaltet der Anbieter sie ab; ob und wohin QR-Codes mit dieser Domain danach weiterleiten, bestimmt allein der Kunde.

(6) Das Zusatzmodul „ManualPass Service“ (Maschinenakte, Serviceberichte, Wartungsfristen, Zugänge für Servicetechniker und Betreiber) kann nur zusätzlich zu einem Paket gebucht werden. Es läuft auf dem Vertragsjahr des Pakets; bei Buchung oder Wechsel in eine höhere Stufe während des Vertragsjahres wird das Entgelt anteilig bis zu dessen Ende berechnet, ein Wechsel in eine niedrigere Stufe wirkt preislich ab der nächsten Verlängerung. Für die Kündigung des Zusatzmoduls gilt § 7 entsprechend; das Paket bleibt davon unberührt. Der Kunde ist verantwortlich für die Inhalte der Serviceberichte und dafür, dass er Betreibern nur Zugang zu deren eigenen Maschinen gewährt und Fotos keine Personen oder fremden Geschäftsgeheimnisse ohne Berechtigung zeigen. Die Unterschrift im Servicebericht ist eine einfache elektronische Signatur. Serviceberichte werden nicht gelöscht, sondern nur mit Vermerk storniert; nach Vertragsende gilt für sie § 8 wie für Dokumente.

§ 3 Vertragsschluss und Testphase

(1) Der Vertrag kommt mit der Registrierung des Kunden und der Freischaltung des Kontos zustande. Mit der Registrierung wählt der Kunde ein Paket und erhält einen kostenlosen Testzeitraum von 14 Tagen mit dem Funktionsumfang dieses Pakets.

(2) Während der Testphase entstehen keine Kosten; Zahlungsdaten sind nicht erforderlich. Die Testphase endet automatisch. Eine Kündigung ist dafür nicht nötig und es erfolgt keine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement.

(3) Bucht der Kunde bis zum Ende der Testphase kein Paket, kann er Maschinen und Dokumente nicht mehr bearbeiten. Bereits veröffentlichte Scan-Seiten und QR-Codes bleiben vorerst erreichbar. Bucht der Kunde auch innerhalb von 90 Tagen nach Ende der Testphase kein Paket, darf der Anbieter das Konto mit allen Inhalten nach vorheriger Ankündigung per E-Mail löschen.

(4) Ein kostenpflichtiges Abonnement kommt zustande, wenn der Kunde unter „Konto & Pakete“ ein Paket mit Kartenzahlung oder auf Rechnung bucht. Bucht der Kunde während der Testphase, beginnen Laufzeit und Abrechnung erst mit deren Ende; bis dahin kann er die Buchung unter „Konto & Pakete“ ohne Kosten wieder kündigen.

§ 4 Leistungen und Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter stellt die Software mit einer angemessenen Verfügbarkeit bereit und bemüht sich um einen möglichst unterbrechungsfreien Betrieb. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie individuell vereinbart wurde.

(2) Nicht als Ausfall gelten Zeiten, in denen die Software wegen geplanter Wartung, Sicherheitsupdates oder Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z. B. höhere Gewalt, Störungen von Telekommunikationsnetzen oder Angriffe Dritter) nicht erreichbar ist. Geplante Wartungen führt der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durch.

(3) Der Anbieter sichert die Daten regelmäßig. Unabhängig davon sollte der Kunde die Originaldateien seiner Dokumente selbst aufbewahren; ManualPass ersetzt nicht die eigene Archivierung des Kunden.

(4) Support erfolgt per E-Mail an support@manualpass.eu zu üblichen Geschäftszeiten.

§ 5 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim und schützt sie vor dem Zugriff Dritter. Er legt nur Nutzer an, die für ihn tätig sind, und vergibt Rollen und Rechte eigenverantwortlich. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert er den Anbieter unverzüglich.

(2) Der Kunde stellt nur Inhalte ein, zu deren Veröffentlichung er berechtigt ist und die nicht gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter (insbesondere Urheber-, Marken- und Persönlichkeitsrechte) verstoßen. Hochgeladene Dateien dürfen keine Schadsoftware enthalten.

(3) Der Kunde bearbeitet Papier-Anfragen von Endnutzern, die ihm über ManualPass übermittelt werden, selbst und fristgerecht. Für die Versendung der Papierfassung ist der Kunde verantwortlich.

(4) Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften Verletzung der Pflichten aus Abs. 2 beruhen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

(5) Bei einem begründeten Verdacht auf rechtswidrige Inhalte darf der Anbieter betroffene Inhalte oder Scan-Seiten vorübergehend sperren. Er informiert den Kunden darüber unverzüglich.

§ 6 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die Preise der Preisübersicht zum Zeitpunkt der Buchung. Die Preise sind als Monatspreise ausgewiesen; das jährliche Entgelt beträgt das Zwölffache des Monatspreises. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Bei Kunden mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in einem anderen EU-Mitgliedstaat kann das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen.

(2) Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus für das jeweilige Vertragsjahr. Der Kunde zahlt nach seiner Wahl per Kredit- oder Debitkarte oder auf Rechnung. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Bei Kartenzahlung wird der Betrag zu Beginn jedes Vertragsjahres belastet. Rechnungen beim Kauf auf Rechnung sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zu zahlen.

(3) Der Kunde ist damit einverstanden, dass Rechnungen ausschließlich elektronisch erstellt, per E-Mail versandt und im Bereich „Konto & Pakete“ zum Download bereitgestellt werden.

(4) Einen Wechsel in ein anderes Paket beantragt der Kunde unter „Konto & Pakete“ oder in Textform an support@manualpass.eu. Der Anbieter prüft die Anfrage und stellt das Paket bei Annahme um; der Wechsel gilt ab dieser Umstellung, über die der Kunde per E-Mail informiert wird. Bei einem Wechsel in ein größeres Paket wird der Mehrbetrag für den Rest des laufenden Vertragsjahres anteilig sofort berechnet. Bei einem Wechsel in ein kleineres Paket gilt der niedrigere Preis ab dem nächsten Vertragsjahr; eine anteilige Erstattung für das laufende Vertragsjahr erfolgt nicht. Ein Wechsel in ein kleineres Paket ist nur möglich, wenn die Anzahl der aktiven Maschinentypen, Nutzer und eigenen Domains dessen Grenzen nicht überschreitet. Zusätzliche Nutzer über die Grenzen des Pakets hinaus können nicht gebucht werden; hierfür ist ein Wechsel in ein größeres Paket erforderlich.

(5) Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Regelungen, insbesondere Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB und die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Ist der Kunde trotz Mahnung mit mehr als 14 Tagen in Verzug, darf der Anbieter die Bearbeitungsfunktionen bis zum Ausgleich sperren; veröffentlichte Scan-Seiten bleiben während dieser Sperre erreichbar.

(6) Der Anbieter kann die Preise mit einer Frist von mindestens sechs Wochen zum Beginn eines Vertragsjahres ändern. Die Änderung wird dem Kunden in Textform mitgeteilt. Ist der Kunde nicht einverstanden, kann er den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

(7) Gegen Forderungen des Anbieters kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

(1) Kostenpflichtige Abonnements haben eine Laufzeit von 12 Monaten (Vertragsjahr). Sie verlängern sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn sie nicht von einer Partei mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres gekündigt werden.

(2) Der Kunde kann unter „Konto & Pakete“ oder in Textform an support@manualpass.eu kündigen. Geht die Kündigung später als 30 Tage vor Ende des Vertragsjahres ein, wird sie zum Ende des folgenden Vertragsjahres wirksam. Der Anbieter bestätigt die Kündigung mit dem Datum des Vertragsendes in Textform und erinnert den Kunden rechtzeitig vor jeder automatischen Verlängerung per E-Mail. Bereits gezahlte Entgelte für das laufende Vertragsjahr werden nicht anteilig erstattet.

(3) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung des Jahresentgelts trotz Mahnung mehr als 30 Tage in Verzug ist oder trotz Abmahnung wiederholt gegen § 5 Abs. 2 verstößt.

(4) Abweichende Laufzeiten im Tarif Enterprise werden individuell vereinbart.

§ 8 Folgen der Vertragsbeendigung

(1) Nach Vertragsende kann der Kunde Maschinen und Dokumente nicht mehr bearbeiten. Veröffentlichte Scan-Seiten und QR-Codes bleiben für 90 Tage nach Vertragsende erreichbar, damit der Kunde die Bereitstellung der Dokumente auf andere Weise sicherstellen kann.

(2) Auf Anforderung in Textform, die bis zum Ablauf dieser 90 Tage eingehen muss, stellt der Anbieter dem Kunden seine hochgeladenen Dokumente in einem gängigen Format zur Verfügung.

(3) Nach Ablauf der 90 Tage löscht der Anbieter das Konto und alle Inhalte, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gelöschte QR-Codes führen danach nicht mehr zu den Dokumenten.

(4) Abweichend von Abs. 1 bis 3 kann der Inhaber des Kundenkontos das Konto jederzeit unter „Einstellungen“ selbst löschen. Damit endet ein laufendes Abonnement sofort; alle Inhalte werden unverzüglich gelöscht, und die QR-Codes führen nicht mehr zu den Dokumenten. Bereits gezahlte Entgelte werden nicht anteilig erstattet. Rechnungen bleiben beim Zahlungsdienstleister und im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten beim Anbieter gespeichert.

(5) Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass seine Dokumente für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum (nach der Verordnung (EU) 2023/1230 in der Regel mindestens zehn Jahre nach Inverkehrbringen) verfügbar bleiben, auch über das Ende dieses Vertrags hinaus.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (insbesondere Daten aus Papier-Anfragen von Endnutzern und Daten der Nutzer des Kunden), schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde kann ihn jederzeit in der Anwendung unter „Datenschutz & AVV“ elektronisch abschließen; der Vertragstext ist unter manualpass.eu/avv einsehbar.

(2) Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.

§ 10 Mängel

(1) Für Mängel der Software gelten die gesetzlichen Vorschriften des Mietrechts, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich und so konkret wie möglich per E-Mail.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(3) Während der kostenlosen Testphase haftet der Anbieter für Mängel nur, wenn er sie arglistig verschwiegen hat.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Kardinalpflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Der vertragstypische, vorhersehbare Schaden ist je Schadensfall in der Regel auf die Höhe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden (§ 4 Abs. 3) entstanden wäre.

(5) Der Anbieter haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit oder Rechtskonformität der vom Kunden bereitgestellten Dokumente und nicht für Bußgelder oder Ansprüche, die aus deren Inhalt entstehen.

(6) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 12 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln alle nicht öffentlichen Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werden, vertraulich. Dies gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, unabhängig erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Pflichten offengelegt werden müssen. Inhalte, die der Kunde auf Scan-Seiten veröffentlicht, sind nicht vertraulich. Die Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

§ 13 Referenznennung

Der Anbieter darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz nennen.

§ 14 Änderung dieser AGB

(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus triftigem Grund erforderlich ist, etwa wegen geänderter Rechtslage, Rechtsprechung oder neuer Funktionen, und das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung nicht zum Nachteil des Kunden verschoben wird.

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Der Anbieter weist in der Mitteilung auf die Frist und die Folgen des Schweigens gesondert hin. Im Fall des Widerspruchs können beide Parteien den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Freiburg im Breisgau. Der Anbieter bleibt berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Erklärungen in Textform können auch per E-Mail abgegeben werden.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.